People Operations Specialist

The Role
Aware Health ist ein Health-Tech-Unternehmen mit Sitz in Berlin. Wir kombinieren venöse Blutanalysen und personalisierte Gesundheitsempfehlungen in unserer App – damit Menschen ihre Körper besser verstehen und aktiv an ihrer langfristigen Gesundheit arbeiten können.

Wir sind dabei, unsere People Operations neu aufzustellen. Für eine reibungslose und professionelle Employee Experience ist diese Position von zentraler Bedeutung.

Wir suchen einen People Operations Specialist, der/die die Verantwortung für alle HR-operativen Themen bei Aware übernimmt. Dazu gehören die monatliche Payroll-Vorbereitung, Vertragsmanagement, On- und Offboarding, Recruiting-Koordination sowie allgemeine HR-Administration. Zusätzlich unterstützt die Rolle grundlegende Finance-Prozesse wie die Vorbereitung der Buchhaltung.

Die Rolle ist hands-on, operativ und bietet viel Raum für eigenverantwortliches Arbeiten. Du arbeitest eng mit unserem COO zusammen und bist die erste Ansprechperson für das gesamte Team in HR-Fragen. Du solltest Freude daran haben, selbstständig Lösungen zu finden, Prozesse zu verbessern und in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.

Your Responsibilities
HR Operations & Payroll

• Vorbereitung aller monatlichen Payroll-Daten für unseren Steuerbüro
• Bearbeitung von Krankmeldungen, Themen mit Krankenkassen, ELStAM sowie weiteren arbeitsrechtlich relevanten Dokumenten.
• Sicherstellung einer korrekten Abwicklung von Befristungen, Werkstudenten, Minijobs und ähnlichen Vertragsformen.
• Enge Zusammenarbeit mit dem payroll specialist des Steuerbüros

Vertragswesen & Compliance

• Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen auf Basis unserer Vorlagen.
• Pflege der Personalakten, Verträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Abwesenheiten.
• Kommunikation mit Versicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen.

Recruiting-Koordination

• Betreuung des gesamten Recruiting-Prozesses in Personio: Stellenausschreibungen, Terminplanung, Kommunikation mit Bewerber*innen.
• Durchführung erster telefonischer Screenings (abhängig von Erfahrung).
• Vorbereitung von Angebotsunterlagen und Durchführung von Referenzchecks.

Onboarding & Offboarding

• Organisation eines professionellen Onboardings: Equipment, Zugänge, Dokumente, Welcome-Unterlagen.
• Steuerung des Offboardings: Equipment-Rückgabe, Dokumentation, Konto-Deaktivierungen.
• Laufende Verbesserung von Checklisten, Templates und HR-Prozessen.

Finance- & Operations-Support (ca. 10–20%)

• Unterstützung der Buchhaltungsvorbereitung: Rechnungen sammeln, kategorisieren, digital ablegen.
• Betreuung von Reisekosten und Mitarbeitenden-Erstattungen.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im täglichen operativen Geschäft.

Dein Profil

• Deutsch auf Muttersprachniveau (C2) und sehr gutes Englisch (C1).
• Mindestens 2 Jahre praktische Erfahrung in People Operations, HR-Administration oder Recruiting in Deutschland. Erfahrung mit Personio oder anderen HRIS / ATS Tools.
• Gute Kenntnisse der deutschen arbeitsrechtlichen Grundlagen (Verträge, Krankmeldungen, Versicherungen, Gehaltsbestandteile, Befristungen).
• Hohe Eigenständigkeit: Du findest Lösungen, triffst Vorschläge und arbeitest proaktiv.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein Auge fürs Detail.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für den Einsatz von KI zur Effizienzsteigerung.
• Zuverlässige, diskrete Arbeitsweise und ein professioneller Umgang mit sensiblen Informationen.
• Grundkenntnisse in DATEV und Lohnabrechnungsprozessen.
• Erfahrung in Startups oder kleinen Unternehmen.
• Erste Berührungspunkte mit Finance-/Buchhaltungsprozessen.

Warum wir?

• Eine Schlüsselrolle im Ausbau unserer People-Operations-Struktur.
• Hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Prozesse aktiv zu gestalten.
• Enge Zusammenarbeit mit den Gründer*innen und Einblicke in alle Bereiche des Unternehmens.
• Hybrides Arbeiten, flexible Rahmenbedingungen und ein modernes Setup.
• Entwicklungsperspektive in Richtung Senior People Ops oder People Lead.

Über uns
Aware ist ein innovatives Unternehmen für Gesundheitstechnologie mit Sitz im Herzen Berlins, in dem eine vielfältige und integrative Gruppe von Menschen zusammenarbeitet, um bessere Gesundheitserfahrungen zu schaffen. Aware bietet Menschen mehr Transparenz über ihre Gesundheit, damit sie fundierte Entscheidungen über ihre Gesundheit und ihr körperliches Wohlbefinden treffen können. Wir kombinieren unsere eigenen Gesundheitslabore für professionelle Blut- und Gesundheitstests mit einer innovativen App, die den Benutzern hilft, ihre Gesundheitsergebnisse im Laufe der Zeit intuitiv zu visualisieren, zu verfolgen und zu optimieren. Wir setzen uns dafür ein, mit besser zugänglichen Gesundheitssystemen für alle einen nachhaltigen Einfluss auf die Welt zu nehmen.