Executive Assistant

Vor 4 Tagen

Hamburg, Deutschland Olympus Europa SE & Co. KG (OEKG) Vollzeit

**Responsibilities**:

- Draft and produce correspondence presentations, reports, spread sheets, organization charts and other similar documents by using tools including but not limited to MS Word Excel and PowerPoint
- Respond to and screens incoming phone calls and direct callers as appropriate
- Take and relay messages and appropriately escalate calls to the appropriate personnel
- Organize and maintain diaries calendars and schedule appointments
- Understand how to manage data files by setting up appropriate directories and appropriately filing documentation in an organized manner
- Serve as a champion by liaising with internal and external contacts in a professional manner
- Prepare purchase orders as required and obtains the appropriate approvals
- Monitor invoices to ensure that billing charges are appropriate and that all required information is present so that payment may be processed
- Attend meetings as assigned and serve as the note taker. Compile appropriate minutes and summation of action items
- Organize and schedule onsite and off-site meetings and ensure that facilities are appropriate
- Manage special projects and other duties as may be assigned from time to time by Executive Management

Your qualification
- Bachelor’s degree in Business or Secretarial Science (or equivalent experience and knowledge preferred)
- Several years of administrative assistant experience in a fast-paced high level corporate environment in support of executive management
- Ability to be trusted with highly confidential information. Demonstrated strength in professional business writing
- Understands and follows established processes and controls while making constructive suggestions for continuous improvement
- Ability to train staff relative to processes and controls
- Ability to critically review documentation for accuracy and completeness.
- Ability to accurately capture important items so that a complete record is created (e.g., capturing accurate meeting minutes)
- Excellent organizational skills are required with attention to detail and the ability to multitask
- Prior project management experience with a proven track record for success is highly preferred
- Proficiency in MS Word, Excel and Power point
- Excellent oral and written communication skills

Your benefits
- Flexible working hours with up to 60% mobile working
- Light notebooks, modern open space offices
- Employee restaurant with live cooking and healthy food (subsidized)
- HVV Profiticket (100%) or parking space
- Bike leasing
- Employee discounts
- Sport activities and company gym
- Corporate health care and special support (workplace integration management)
- Employee assistance program
- Free medical check-ups and vaccination offers
- Company pension fund
- 30 vacation days
- Company day care
- Attractive employee referral program

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Deutschland Galaxus Vollzeit

    **Executive Assistant**: - Hamburg - 20% - 40% - Management - Deutsch Die Digitec Galaxus AG ist der grösste Onlinehändler der Schweiz. Auf unseren Plattformen digitec.ch (Konsumelektronik) und galaxus.ch (“fast alles für fast jede*n”) kaufen ca. zwei Drittel aller Schweizer Haushalte regelmässig ein. Seit 2018 sind wir auch in Deutschland mit...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland CorpFin Search Vollzeit 50.000 € - 70.000 € pro Jahr

    Do you enjoy taking responsibility and stay calm under pressure? We are looking for a full-timeExecutive Assistant (m/f/d)to support an Corporate / M&A team in a legal firm.Executive Assistant (m/f/d) – Corporate / M&AFull-time · Hamburg City CenterResponsibilitiesIndependent support for a the executive teamCoordination of day-to-day mandate and project...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Deutschland DTCP Vollzeit

    **EXECUTIVE ASSISTANT (m/w/d) - **Befristet auf zwei Jahre **DTCP sucht einen Executive Assistant (m/w/d) zur Verstärkung unseres Teams in Hamburg** **Über DTCP** DTCP ist eine international agierende Investment-Management-Plattform, die sich auf digitale Infrastruktur und Wachstumskapital fokussiert. Seit 2015 hat DTCP mehr als 2 Milliarden US-Dollar...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Deutschland east Hotel & Restaurant GmbH Vollzeit

    Assistant Executive Housekeeper (alle Geschlechter) bei east Hotel & Restaurant GmbH | softgarden View job here Assistant Executive Housekeeper (alle Geschlechter) Vollzeit Simon-von-Utrecht-Straße 31, 20359 Hamburg Mit Leitungsfunktion 13.11.25 Damit überzeugst Du uns Du unterstützt unseren Executive Housekeeper, In dessen Abwesenheit bist Du...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Brinkdoor Ltd., London, Zweigniederlassung Erlenbach, Schweiz Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Standort: Hamburg | Arbeitsmodell: HybridMein Kunde ist eine renommierte Executive Search Beratung mit Fokus auf die Besetzung von Führungspositionen. Zur Unterstützung des wachsenden Teams suche ich eine engagierte Executive Assistant (m/w/d), die nicht nur klassische Assistenzaufgaben übernimmt, sondern auch beim Aufbau des neuen Büros in Hamburg eine...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Deutschland Careerteam Vollzeit

    Wir sind CTG Consulting: Unser Fokus als Personalberatungs-Gruppe liegt auf der Direktvermittlung von Fach - und Führungskräften in der digitalen Welt. Wir sind 2011 durch einen Hamburger Company Builder entstanden - eine Gründungsgeschichte, die noch heute unsere Unternehmens-DNA prägt: Wir sind stolz auf unsere kooperative Kultur, lernende Organisation...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Deutschland NXP Semiconductors Vollzeit

    For the EVP & General Manager and the staff management team of our Business Line Radio Frequency Processing (BL RFP), we are looking for a self-motivated, structured and professional Executive Assistant with a pro-active mindset. This role will have a lot of high level internal & external exposure and requires loyalty and reliability. The Executive Assistant...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland ENERTRAG SE Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Unternehmensbeschreibung 100 % fossilfrei: Daran arbeiten wir seit 25 Jahren und treiben Projekte voran, die andere für undenkbar halten. Mit Wind, Sonne und grünem Wasserstoff erzeugen, speichern und liefern wir grüne Energie. Unsere über 1.200 Mitarbeitenden arbeiten an Energieprojekten mit einer Kapazität von mehr als 30 Gigawatt weltweit.ENERTRAG...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland ENERTRAG SE Vollzeit 80.000 € - 120.000 € pro Jahr

    Unternehmensbeschreibung 100 % fossilfrei: Daran arbeiten wir seit 25 Jahren und treiben Projekte voran, die andere für undenkbar halten. Mit Wind, Sonne und grünem Wasserstoff erzeugen, speichern und liefern wir grüne Energie. Unsere über 1.200 Mitarbeitenden arbeiten an Energieprojekten mit einer Kapazität von mehr...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Deutschland ENERTRAG SE Vollzeit 45.000 € - 70.000 € pro Jahr

    Unternehmensbeschreibung100 % fossilfrei: Daran arbeiten wir seit 25 Jahren und treiben Projekte voran, die andere für undenkbar halten. Mit Wind, Sonne und grünem Wasserstoff erzeugen, speichern und liefern wir grüne Energie. Unsere über 1.200 Mitarbeitenden arbeiten an Energieprojekten mit einer Kapazität von mehr als 30 Gigawatt weltweit.ENERTRAG...