Team Assistant

**Team Assistant - Munich**

We’re looking for a proactive and highly organised Office Administrator / Team Assistant to join our growing team in Germany. You’ll play a key role in keeping the office running smoothly, while supporting the wider team with a range of administrative, research, and coordination tasks.

This is a varied and hands-on role, perfect for someone who enjoys taking ownership of their work, solving problems, and being a helpful presence in the day-to-day life of a busy office. You’ll be working closely with colleagues across departments, so collaboration, communication, and attention to detail are essential.

**What you’ll be doing**:

- Ensuring the office is well-stocked, tidy, and functional - including ordering supplies, managing breakfast and refreshments, and handling basic landlord communication.
- Handling incoming invoices, organising correspondence with German authorities (e.g. social security), and liaising with HR and accounting teams in London when needed.
- Managing travel arrangements for the team, including BahnCard setup, bookings, loyalty schemes, and reimbursements.
- Coordinating website changes with our London team and helping with translations or updates for new topics and team members.
- Supporting the Managing Director and team with desk research (e.g. new markets, investor types, asset classes) and contributing to internal presentation preparation.
- Setting up internal strategy days and offsites.
- Providing reliable, flexible support across projects and tasks as needed - from desk plans to light data entry.

**What we’re looking for**:

- Experience: Some prior experience in a team assistant, administrative or office coordination role.
- Languages: Fluent in German and English (spoken and written) is essential.
- Organisation: Reliable and detail-oriented, with the ability to prioritise tasks and juggle multiple deadlines.
- Technical Proficiency: Comfortable with Microsoft Office and open to learning tools like HubSpot.
- Communication: A clear communicator who’s confident working with different teams and managing external correspondence.
- Initiative: A self-starter who notices what needs doing and gets on with it.

**Meet Citywire**

We cover - and connect - all sides of the $100 trillion global asset management industry - through our news, events and insights.

At Citywire, we uphold a culture rooted in **honesty, integrity**, and **fairness**, where every voice is valued and heard. Our culture promotes constructive dialogue and collaboration on a global scale.

Join the team at the Heart of Wealth.

**Our perks**:

- Generous holiday entitlement: 30 days per annum in addition to public holidays.
- Flexible working options.
- €540 annual allowance for well-being activities or gym memberships, with assistance available for monthly or annual costs.
- Eye-test and glasses allowance.
- Deutschlandticket
- Citywire is an equal opportunities employer._

**Teamassistenz - München**

Wir suchen eine proaktive und gut organisierte Teamassistenz für unser wachsendes Team in Deutschland. Du spielst eine wichtige Rolle dabei, den reibungslosen Ablauf im Büro zu gewährleisten, und unterstützt das gesamte Team bei einer Vielzahl von Verwaltungs-, Recherche
- und Koordinationsaufgaben.

Es handelt sich um eine abwechslungsreiche und praxisorientierte Tätigkeit, die perfekt für jemanden geeignet ist, der gerne Verantwortung übernimmt, Probleme löst und sich im Arbeitsalltag eines geschäftigen Büros als hilfreiche Kraft einbringt. Du arbeitest eng mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammen, daher sind Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Liebe zum Detail unerlässlich.

**Aufgaben**:

- Sicherstellen, dass das Büro gut ausgestattet, aufgeräumt und funktionsfähig ist - einschließlich der Bestellung von Verbrauchsmaterialien, der Organisation von Frühstück und Erfrischungen sowie der grundlegenden Kommunikation mit dem Vermieter.
- Bearbeitung eingehender Rechnungen, Organisation der Korrespondenz mit deutschen Behörden (z. B. Sozialversicherung) und bei Bedarf Zusammenarbeit mit den Personal
- und Buchhaltungsteams in London.
- Reisevorbereitungen für das Team, einschließlich BahnCard-Einrichtung, Buchungen, Treueprogrammen und Erstattungen.
- Koordination von Website-Änderungen mit unserem Team in London und Hilfe bei Übersetzungen oder Aktualisierungen für neue Themen und Teammitglieder.
- Unterstützung des Geschäftsführers und des Teams bei der Sekundärrecherche (z. B. neue Märkte, Investortypen, Anlageklassen) und Mitwirken bei der Vorbereitung interner Präsentationen
- Organisation interner Strategietage und Offsite-Meetings sowie Unterstützung bei der Verwaltung der HubSpot-Veranstaltungsseiten und E-Mail-Marketingkampagnen.
- Zuverlässige und flexible Unterstützung bei Projekten und Aufgaben nach Bedarf

**Was wir suchen**:

- Erfahrung: Einige Erfahrungen in einer Position als Teamassistenz oder Bürokoordinator.
- Sprachen: Fließende Deutsch
- und Englis