Executive Assistant

Vor 7 Tagen

Heidelberg, Deutschland Aleph Alpha Vollzeit

**Overview**:
As the Executive Assistant to the CCO, you will play a critical role in ensuring the smooth operation of the customer team and enabling the CCO to focus on strategic initiatives.
You’ll be the right-hand person to the CCO, managing their schedule, coordinating meetings, and handling a variety of administrative and operational tasks. This is a unique opportunity to work closely with leadership at a high-growth startup and make a meaningful impact on our company’s success.

**Your responsibilities**:

- ** Calendar Management**: Proactively manage the CCO’s calendar, including scheduling meetings, appointments, and travel arrangements.
- ** Communication**: Serve as the primary point of contact for internal and external stakeholders, ensuring timely and professional communication.
- ** Meeting Coordination**: Organize and prepare materials for meetings, take notes, and follow up on action items to ensure accountability.
- ** Project Support**: Assist the CCO in managing key projects, tracking progress, and ensuring deadlines are met.
- ** Travel & Logistics**: Coordinate domestic and international travel, including flights, accommodations, and itineraries.
- ** Confidentiality**: Handle sensitive information with the utmost discretion and professionalism.
- ** Team Collaboration**: Work closely with other executive assistants and team members to ensure alignment and efficiency across the organization.

**Your profile**:

- Fluent in German and English.
- Proven experience as an executive assistant or similar role, ideally in a fast-paced environment (consulting, investment banking, corporate C-suite, scale-up)
- Excellent administrative, organizational and time management skills.
- Ability to deal with high ambiguity, and to prioritize and work efficiently in a fast-paced environment.
- Strong attention to detail, pro-active can-do attitude and sense of responsibility.
- Exceptional communication and interpersonal abilities.
- Proficiency in Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ability to anticipate needs and proactively address issues.

**What you can expect from us**:

- Become part of an AI revolution
- 30 days of paid vacation
- Public transport subsidy
- Fitness and wellness offerings (Wellhub)
- Mental health platform (nilo.health)
- Flexible working hours and hybrid working model
- Virtual Stock Option Plan

  • Senior Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Aleph Alpha Vollzeit

    Who We Are Aleph Alpha's mission is to deliver sovereign, human-centric AI to governmental institutions and large enterprises. To that end, we deliver category-defining AI innovation that enables open, accessible, and trustworthy deployment of GenAI in industrial applications. Our organization develops foundational models and next-generation methods that...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Tag

    Heidelberg, Deutschland NH Hotel Group Vollzeit

    Als **Assistant Executive Housekeeper (w/m/d) **bist Du für die fachliche und disziplinarische Koordination der Reinigungsarbeiten verantwortlich. So wie Du dich mit Engagement und Herzblut um unsere Gäste kümmerst, kümmern wir uns um dich. **Womit wir Dich überzeugen**: - Willkommen bei der NH Hotel Group: 750,00 EUR Wechsel-Bonus - Faire,...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Heidelberg, Deutschland Bioloving Germany Biotech GmbH & Co. KG Vollzeit

    **Werde Teil der BIOLIFE-Familie!** Die BIOLIFE-GROUP wurde mit dem Verständnis gegründet, ein starkes Portfolio an Life Science Produkten anzubieten. Dieses besteht aus einzigartigen wie hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln und Hautpflegeprodukten sowie aus technologisch optimierten pharmazeutischen Rezepturen aus der traditionellen, insbesondere...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Heidelberg, Deutschland Bioloving Germany Biotech GmbH & Co. KG Vollzeit

    Die BIOLIFE-GROUP wurde mit dem Verständnis gegründet, ein starkes Portfolio an Life Science Produkten anzubieten. Dieses besteht aus einzigartigen wie hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln und Hautpflegeprodukten sowie aus technologisch optimierten pharmazeutischen Rezepturen aus der traditionellen, insbesondere chinesischen, Medizin (TCM) und neuen...

  • Executive Assistant

    vor 1 Tag

    Heidelberg, Deutschland Bioloving Germany Biotech GmbH & Co. KG Vollzeit

    Die BIOLIFE-GROUP wurde mit dem Verständnis gegründet, ein starkes Portfolio an Life Science Produkten anzubieten. Dieses besteht aus einzigartigen wie hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln und Hautpflegeprodukten sowie aus technologisch optimierten pharmazeutischen Rezepturen aus der traditionellen, insbesondere chinesischen, Medizin (TCM) und neuen...

  • Executive Assistant International

    vor 2 Wochen

    Heidelberg, Deutschland SolMic BioTech GmbH Vollzeit

    Wir sind ein innovatives Unternehmen im Bereich der Biotechnologie und befassen uns mit Entwicklung und Produktion von Nahrungsergänzungsmitteln, Kosmetika und Serviceleistungen im Bereich der Formulierungsentwicklung von Wirkstoffen. Aufgrund der Zugehörigkeit zu einer internationalen Life-Science Gruppe expandieren wir weltweit und suchen aus diesem...

  • Executive Assistant Working Student

    vor 1 Tag

    Heidelberg, Deutschland Aleph Alpha Vollzeit

    As part of our mission, we’re looking for an **Executive Assistant Working Student (part-time)**to support our leadership team with day-to-day administrative and operational tasks. This is a great opportunity for someone detail-oriented and reliable, who wants to gain experience in office and travel coordination, and general team support within a...

  • SENIOR STRATEGIC EXECUTIVE ASSISTANT

    vor 2 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Jean & Len GmbH Vollzeit

    Über uns Über unsHello, wir sind Jean&Len – die ohne Gedøns*! Wir, die Jingelings, sind ein energiegeladenes Team, das mit Leidenschaft an Projekten in den Bereichen Beauty, Food und Lifestyle arbeitet. Unser Unternehmen ist und bleibt auf Wachstumskurs, dafür suchen wir Dich als SENIOR STRATEGIC EXECUTIVE ASSISTANT / CHIEF OF STAFF (M/W/D)in Vollzeit...

  • Assistent / Sekretär Des Vorstandsvorsitzenden

    Vor 3 Tagen

    Heidelberg, Deutschland ХайдельбергЦемент Vollzeit

    Für unsere Hauptverwaltung in Heidelberg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Assistenten / Sekretär des Vorstandsvorsitzenden (DAX 40) (m/w/d). Wenn Sie eine spannende Herausforderung mit Aufgaben suchen, die weit über die einer herkömmlichen Sekretariatstätigkeit hinausgehen, bewerben Sie sich bei uns. Sie arbeiten eng mit dem Team der...