Executive Assistant

vor 9 Stunden

Heidelberg, Deutschland Aleph Alpha Vollzeit

**Overview**:
As the Executive Assistant to the CCO, you will play a critical role in ensuring the smooth operation of the customer team and enabling the CCO to focus on strategic initiatives.
You’ll be the right-hand person to the CCO, managing their schedule, coordinating meetings, and handling a variety of administrative and operational tasks. This is a unique opportunity to work closely with leadership at a high-growth startup and make a meaningful impact on our company’s success.

**Your responsibilities**:

- ** Calendar Management**: Proactively manage the CCO’s calendar, including scheduling meetings, appointments, and travel arrangements.
- ** Communication**: Serve as the primary point of contact for internal and external stakeholders, ensuring timely and professional communication.
- ** Meeting Coordination**: Organize and prepare materials for meetings, take notes, and follow up on action items to ensure accountability.
- ** Project Support**: Assist the CCO in managing key projects, tracking progress, and ensuring deadlines are met.
- ** Travel & Logistics**: Coordinate domestic and international travel, including flights, accommodations, and itineraries.
- ** Confidentiality**: Handle sensitive information with the utmost discretion and professionalism.
- ** Team Collaboration**: Work closely with other executive assistants and team members to ensure alignment and efficiency across the organization.

**Your profile**:

- Fluent in German and English.
- Proven experience as an executive assistant or similar role, ideally in a fast-paced environment (consulting, investment banking, corporate C-suite, scale-up)
- Excellent administrative, organizational and time management skills.
- Ability to deal with high ambiguity, and to prioritize and work efficiently in a fast-paced environment.
- Strong attention to detail, pro-active can-do attitude and sense of responsibility.
- Exceptional communication and interpersonal abilities.
- Proficiency in Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ability to anticipate needs and proactively address issues.

**What you can expect from us**:

- Become part of an AI revolution
- 30 days of paid vacation
- Public transport subsidy
- Fitness and wellness offerings (Wellhub)
- Mental health platform (nilo.health)
- Flexible working hours and hybrid working model
- Virtual Stock Option Plan

  • Senior Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Heidelberg, Deutschland Aleph Alpha Vollzeit

    **OVERVIEW**: At Aleph Alpha, we are shaping the future of AI with European values at the core. The heart of our product is developing cutting-edge generative AI solutions with a strong emphasis on sovereignty, ethical development, and societal benefit. Our generative AI offering empowers businesses, governments, and individuals to achieve their full...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Heidelberg, Deutschland Studierendenwerk Heidelberg AöR Vollzeit

    Sie als Top-Assistenz suchen eine anspruchsvolle Tätigkeit und die Möglichkeit, sich persönlich und beruflich weiter zu entwickeln? Wir bieten Ihnen neben vielen weiteren Benefits, spannende Aufgaben, erstklassige Perspektiven und einzigartige Lernchancen. Wir sind das Studierendenwerk Heidelberg AöR - ein innovatives und serviceorientiertes...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Heidelberg, Deutschland Bioloving Germany Biotech GmbH & Co. KG Vollzeit

    **Werde Teil der BIOLIFE-Familie!** Die BIOLIFE-GROUP wurde mit dem Verständnis gegründet, ein starkes Portfolio an Life Science Produkten anzubieten. Dieses besteht aus einzigartigen wie hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln und Hautpflegeprodukten sowie aus technologisch optimierten pharmazeutischen Rezepturen aus der traditionellen, insbesondere...

  • Executive Assistant

    vor 7 Stunden

    Heidelberg, Deutschland Bioloving Germany Biotech GmbH & Co. KG Vollzeit

    Die BIOLIFE-GROUP wurde mit dem Verständnis gegründet, ein starkes Portfolio an Life Science Produkten anzubieten. Dieses besteht aus einzigartigen wie hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln und Hautpflegeprodukten sowie aus technologisch optimierten pharmazeutischen Rezepturen aus der traditionellen, insbesondere chinesischen, Medizin (TCM) und neuen...

  • Executive Assistant International

    Vor 6 Tagen

    Heidelberg, Deutschland SolMic BioTech GmbH Vollzeit

    Wir sind ein innovatives Unternehmen im Bereich der Biotechnologie und befassen uns mit Entwicklung und Produktion von Nahrungsergänzungsmitteln, Kosmetika und Serviceleistungen im Bereich der Formulierungsentwicklung von Wirkstoffen. Aufgrund der Zugehörigkeit zu einer internationalen Life-Science Gruppe expandieren wir weltweit und suchen aus diesem...

  • Executive Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Mint Medical GmbH Vollzeit

    **Company Description** Mint Medical, a subsidiary of Brainlab, is a global MedTech company in the field of data-driven radiology and one of the crucial pioneers of personalized medicine. Radiology is at the center of interdisciplinary communication and presents patient cases in multimedia reports. Our mission is to specifically support radiologists in...

  • Assistenz Der Geschäftsführung

    vor 1 Woche

    Heidelberg, Deutschland Wawibox (caprimed GmbH) Vollzeit

    Aufgaben - Du stellst sicher, dass Meetings reibungslos verlaufen: Dabei steht nicht nur die Vor - und Nachbereitung von Meetings im Fokus, sondern auch die Protokollierung - Du unterstützt die Geschäftsführung aktiv im Tagesgeschäft: Dazu gehört auch die Erstellung und Vorbereitung von Präsentationen sowie Dokumenten in Deutsch und Englisch -...

  • JMP Manager, Sales

    vor 2 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland JMP Statistical Discovery, LLC Vollzeit 90.000 € - 120.000 € pro Jahr

    Job DescriptionJMP, a subsidiary of SAS, is committed to empowering scientists and engineers via our world-class family of statistical software products. For over 35 years, JMP has enabled customers to speed new drugs to market, to design better products and processes, and to figure out how to restore ecosystems. Advancements are made when brilliant people...