Assistent / Sekretär Des Vorstandsvorsitzenden

Für unsere Hauptverwaltung in Heidelberg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Assistenten / Sekretär des Vorstandsvorsitzenden (DAX 40) (m/w/d).

Wenn Sie eine spannende Herausforderung mit Aufgaben suchen, die weit über die einer herkömmlichen Sekretariatstätigkeit hinausgehen, bewerben Sie sich bei uns. Sie arbeiten eng mit dem Team der Vorstandssekretariate sowie der Executive Assistants zusammen und unterstützen unseren Vorstand proaktiv bei der Erreichung unserer strategischen Unternehmensziele.

Wir bieten ein dynamisches Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, vom ersten Tag an Verantwortung zu übernehmen, an anspruchsvollen Aufgaben mitzuwirken, mit wertschätzenden Kollegen zusammenzuarbeiten und sich beruflich weiterzuentwickeln. Unsere neue Hauptverwaltung bietet einen sehr modernen und inspirierenden Arbeitsplatz mit einem hybriden Arbeitsmodell, das Büroarbeit und mobiles Arbeiten kombiniert, um das richtige Maß an persönlicher Flexibilität zu bieten.

**Ihre neue Herausforderung**:

- Eigenverantwortliche Durchführung anspruchsvoller Assistenz
- und Sekretariatsaufgaben für den Vorstandsvorsitzenden
- Bearbeitung von E-Mails, Anrufen sowie Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache
- Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen und Unterstützung bei Projekten
- Kalenderverwaltung, Planung und Vorbereitung von Besprechungen und Terminen
- Organisation von Vorstandssitzungen / -seminaren / -reisen inkl. deren Vor
- und Nachbereitung, z.B. Protokolle
- Mitwirkung bei der Vorbereitung von Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse
- Reiseplanung, -buchung und -abrechnung von Dienstreisen des Vorstandsvorsitzenden
- Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstandsassistenten und Unterstützung bei Projekten
- Betreuung in
- und ausländischer Gäste
- Sonstige Tätigkeiten (Erstellung von Übersetzungen, Rechnungsbearbeitung, digitale Archivierung von Dokumenten etc.)

**Das bringen Sie mit**:

- Kaufmännische Ausbildung, Bachelor-Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in verantwortlicher Assistenz-/Sekretariatsfunktion, idealerweise auf Vorstands
- oder Geschäftsführungsebene
- Hohes Maß an Resilienz und souveräner Umgang mit Stresssituationen
- Hohe Affinität zum digitalen und vernetzten Arbeiten
- Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit mit sich schnell verändernden Anforderungen umzugehen
- Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
- Detailgenauigkeit und Qualitätsbewusstsein
- Präzise, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Freundliches und souveränes Auftreten sowie hohe Serviceorientierung
- Fließende Deutsch
- und Englischkenntnisse
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse

**Wir bieten**: Wenn Ihr Profil unseren Anforderungen entspricht, bieten wir Ihnen eine interessante und anspruchsvolle Aufgabe mit Verantwortung vom ersten Tag an sowie gute persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Wir sind überzeugt: Nur wer seine persönlichen Ziele erfolgreich verwirklichen kann, bringt sich auch beruflich voll ein. Deshalb bieten wir attraktive Benefits, wie z.B.:

- Attraktive Vergütung inklusive Weihnachts
- und Urlaubsgeld
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands an bis zu -drei Tagen pro Woche
- 30 Urlaubstage sowie zusätzliche Sonderurlaubstage
- Individuelles Onboarding mit Teilnahme am Buddy-Programm
- Unterstützung bei Fort
- und Weiterbildungen
- Betriebliches Gesundheitsmanagement (verschiedene Betriebssportgruppen, Gesundheits
- und Vorsorgeaktionen, Betriebsarzt)
- Ergonomische Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen
- Kantine mit vergünstigtem und gesundem Angebot
- Arbeitgebergeförderte betriebliche Altersvorsorge

**Stellenbeschreibung**:
**Berufserfahrene/r**

Einstiegsebene

**Heidelberg**

Standort

**Vollzeit**

Vertragsart

**Verwaltung**

Kategorie