Back Office Support Regional Customer Meetings

**Aktiv Personal-Service - Unser Angebot**:
**Der Name steht für Kompetenz, Fairness und Seriosität.**

Seit knapp 30 Jahren sind wir erfolgreich im Bereich der Personaldienstleistungen tätig. Bei uns steht die Zufriedenheit unserer Kunden und unserer über **2.000 Mitarbeiter** an erster Stelle. Dank unseres dichten Standortnetzwerks in allen wichtigen Wirtschaftsregionen Deutschlands sind wir immer ganz in deiner Nähe und easy zu erreichen. Wir glauben an die Einzigartigkeit jedes Menschen und setzen auf langfristige Partnerschaften, die auf Vertrauen, Respekt und gegenseitigem Nutzen basieren.

**Komm ins Team Aktiv und finde deinen Weg mit uns**:
**Aktiv Personal Service - Wir bringen deine Karriere in Bewegung #TeamAktiv**

**Back Office Support Regional Customer Meetings (m/w/d)**
Standort: Ingelheim am Rhein
Anstellungsart(en): Vollzeit
Arbeitszeit: 37,5 - 37,5 Stunden pro Woche
Beschäftigungsbeginn: 01.08.2025

**Wir suchen für unseren Kunden**:
Unser Kunde ist ein Pharmaunternehmen aus der Region, welches auf langfristigen Erfolg und Innovation in der Forschung zielt.

Werden auch Sie Teil des Teams aus über 50.000 Mitarbeitenden weltweit und erfahren Sie eine gemeinschaftliche und inklusive Kultur am Arbeitsplatz.

Als **Back Office Support regional Customer Meetings** (m/w/d)** sind Sie für ein vielfältiges und umfangreiches Aufgabengebiet zuständig.

Gesucht wird **ab 1.8.2025 für 12** Monate**. Nach Absprache ist hybrides Arbeiten möglich, allerdings müssen Onboardings, Tagungen und Teammeetings vor Ort besucht werden.

**Vergütung: 3.832,00€ mtl.** zzgl. variabler, leistungsorientierter Prämie.

**So geht es weiter**:
Wenn du deine Bewerbung abgeschickt hast, bekommst du in Kürze einen Link zu unserer KI-Assistentin MONA, die mit dir ein paar erste Fragen klärt. Bitte führe dieses Interview **zeitnah** und **vollständig** durch, da wir deine Bewerbung sonst nicht bearbeiten können.

**Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung**

**Ihre Aufgaben**:

- ** Datenerfassung und Prozessmanagement**:

- Erfassung und Pflege von Veranstaltungs-, Projekt
- und Vertragsdaten im CRM-System für verschiedene Stakeholder.
- Sicherstellung eines fehlerfreien und fristgerechten Freigabeprozesses unter Einhaltung aller internen und externen Vorgaben, einschließlich Compliance-Aspekten.
- ** Kommunikation und Beratung**:

- Strukturierte Kommunikation über verschiedene Kanäle (Telefon, Video Call, E-Mail, Chat) mit Initiator_innen und crossfunktionalen Ansprechpartner_innen.
- Beratung unterschiedlicher interner Kundengruppen zu Prozessen und systemischen Lösungen.
- ** Administrative Aufgaben**:

- Übernahme prozessnaher administrativer Aufgaben, um einen einheitlichen und fristgerechten Service auf höchstem Niveau zu bieten.
- Strukturierte Bearbeitung aller Compliance-relevanten Themen.
- ** Pilotierung und Weiterentwicklung**:

- Mitarbeit an der Pilotierung neuer Servicebereiche und am Ausbau des Supports.
- ** Qualitätssicherung**:

- Sicherstellung einer genauen Dokumentation von Arbeitsschritten und Prozessen.

**Ihre Profil**:
- Abgeschlossene kaufmännische, medizinische oder pharmazeutische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung.
- Mehrjährige Erfahrung im Bereich online/telefonischem Kundenservice und in der Datenpflege.
- Expertise im Umgang mit M365-Anwendungen und CRM-Systemen.
- Erfahrungen im Pharmaumfeld, Gesundheitswesen und/oder einem stark Compliance-regulierten Arbeitsumfeld.
- Hohes Maß an Eigenverantwortung, Eigeninitiative und organisatorischem Geschick.
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und Genauigkeit bei der Dokumentation von Arbeitsschritten.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und sicheres Auftreten im Kontakt mit internen Ansprechpartnern.
- Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

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**Wir bieten Dir**:

- langfristiger Einsatz bei einem renommierten Kundenunternehmen mit guten Übernahmechancen
- gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
- persönliche und partnerschaftliche Betreuung durch unsere Niederlassung
- Beratung auch zu anderen Vakanzen und Karrieremöglichkeiten falls gewünscht
- bis zu 30 Tage Urlaub
- flexible Gestaltungsmöglichkeiten bezüglich des Zeitkontos
- unkomplizierte Übermittlung Ihrer monatlichen Arbeitszeit
- Empfehlungsprämie - Mitarbeiter werben Mitarbeiter (150 Euro pro erfolgreiche Empfehlung)
- exklusive Mitarbeiterrabatte bei vielen Händlern (z.B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh - wechselnde Anbieter)
- kostenfreie Parkplätze
- Weihnachts
- und Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen

**Haben wir Ihr Interesse geweckt?**

Dann füllen Sie unser Onlineformular aus, die Bewerbung dauert weniger als 3 Minuten.

Mit Absenden Ihrer Bewerbung stimmen Sie der Übermittlung Ihrer Kontaktdaten an unsere KI-Assistentin von MONA AI GmbH zu. Diese Daten werden nur für den Erstkontakt genutzt und nicht an Dritte weitergegeben. Zusätzlich werden Sie nach Eingang Ihrer Bewerbung eine weitere Da