Assistenz der Geschäftsführung

Einleitung Die Versuchs- und Lehranstalt für Brauerei in Berlin (VLB) e.V. zählt zu den traditionsreichsten Forschungseinrichtungen im Bereich der Brau-, Malz- und Getränkeherstellung. Als unabhängiges Kompetenzzentrum verbindet sie anwendungsorientierte Forschung, technische Beratung und Ausbildung für die nationale und internationale Brau- und Getränkebranche. Mit ihrem praxisorientierten Ansatz unterstützt die VLB Unternehmen und Institutionen seit vielen Jahrzehnten zuverlässig in wissenschaftlichen, technologischen und qualifikatorischen Fragestellungen. Darüber hinaus bietet sie ein breites Fort- und Weiterbildungsprogramm auf Deutsch und Englisch für ein weltweites Fachpublikum. Für die Geschäftsführung suchen wir zum 01.02.2026 eine zuverlässige und organisationsstarke Assistenz in Vollzeit (38,5 Wochenstunden). Die Position unterstützt die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, übernimmt zentrale administrative Aufgaben und wirkt bei ausgewählten organisatorischen Abläufen im HR-Bereich mit, insbesondere bei Terminierungen und einfachen administrativen Prozessen.Ihre Aufgaben Serviceorientierte Ansprechperson für interne und externe Anliegen sowie professioneller Empfang und Betreuung von GästenTerminplanung, Kalenderführung und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung inkl. Sicherstellung reibungsloser administrativer Prozesse und Unterstützung des operativen TagesablaufsVorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Präsentationen, Meetings, Sitzungen und Tagungen einschließlich räumlicher, organisatorischer und bewirtungsbezogener AbläufeStrukturierung, Pflege und Weiterentwicklung digitaler Ablagen und ArbeitsstrukturenErstellung strukturierter Protokolle, Beschlussübersichten sowie Aufbereitung entscheidungsrelevanter UnterlagenKorrespondenz, Kommunikationsmanagement und Informationsaufbereitung für die GeschäftsführungOrganisation von Dienstreisen einschließlich ReisekostenabrechnungInterne und externe Recherchen zu geschäftlichen und organisatorischen FragestellungenAdministratives Unterstützen einzelner HR-Abläufe Koordination von Terminen mit dem Betriebsarzt und Unterstützung arbeitsmedizinischer VorgängePflege und Digitalisierung einfacher personalrelevanter Dokumente Unterstützung bei kleinen organisatorischen Vorgängen wie Onboarding-Terminen oder UnterlagenablageIhr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige QualifikationSehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, PowerPoint und WordHervorragendes Zeitmanagement und OrganisationsvermögenZuverlässige, strukturierte und serviceorientierte ArbeitsweiseDiskretion, Loyalität und BelastbarkeitSehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von VorteilWir bieten Ihnen Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Arbeitsfeld Einblicke in strategische und operative Gesamtzusammenhänge der Organisation sowie Verantwortung für bereichsübergreifende ThemenEinen modernen Arbeitsplatz mit sehr guter Verkehrsanbindung30 Tage JahresurlaubAttraktive Arbeitgeberangebote (Urban Sports Club, 20% Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, diverse Corporate Benefits, Zuschuss Jobticket oder steuerfreie Sachbezugskarte)Kontaktinformationen Möchten Sie Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einbringen und weiterentwickeln? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.Für weitere Informationen steht Ihnen die Personalleiterin, Frau Dana-Samira Beck, telefonisch unter 030 450 80 207 zur Verfügung.Gestalten Sie mit uns gemeinsam die Zukunft