EXECUTIVE ASSISTANT

Über unsWir sind eine führende Agentur für Live-Kommunikation und entwickeln unvergessliche Markenerlebnisse – von Events über Messen bis hin zu hybriden und digitalen Formaten. Unsere Mission ist es, Menschen und Marken auf einzigartige Weise zu verbinden. Aktuell suchen wir für die Position "Assistenz der Geschäftsführung & People & Culture" eine geeignete Elternzeitvertretung (bis Februar 2027), die uns mit selbstorganisierter Arbeitsweise und Hands- On Mentalität unterstützen kann. Du hast eine offene und positive Persönlichkeit, auf die man sich verlassen kann? Außerdem möchtest du dein Organisationsgeschick voll ausleben und unsere Geschäftsführung in operativen sowie strategischen Day-to-Day Anliegen unterstützen und dabei gleichzeitig die Rolle als gute Seele in einem motivierten Team einnehmen? Dir fällt es leicht, verschiedene Themen parallel anzugehen, entsprechend zu priorisieren und im Blick zu behalten?  Dabei ist es Dir wichtig, Dinge proaktiv voranzutreiben, deine Kolleg:innen zu unterstützen und in einer wertschätzenden Atmosphäre zu arbeiten? Dann hast du beste Voraussetzungen ein Teil unseres Teams zu werden.Deine AufgabenExecutive AssistantAls Assistenz unterstützt du die Geschäftsführung und entlastest diese bei Aufgaben in den Bereichen Verwaltung, Administration und Organisation der Gesellschaft sowie RäumlichkeitenDabei fungierst du als Allrounder:in und bearbeitest auch vertrauliche Anliegen innerhalb der OrganisationNeue Ideen und Ansätze von der Geschäftsführung, recherchierest bzw. verfolgst du und arbeitest diese weiter aus, um sie mit dem Team teilen zu könnenDarüber hinaus arbeitest du eng mit der Führungsebene zusammen, um interne Prozesse voranzutreiben und um an der strategischen Aufstellung der Agentur maßgeblich mitzuwirkenDu übernimmst die Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings, wozu u.a. die Erstellung von Präsentationen gehört.Du packst im Office gemeinsam mit dem Team an und bist für alles verantwortlich, was nicht Teil der normalen Agenturarbeit ist (von der Organisation unserer Office-Räumlichkeiten bis hin zur Erledigung verschiedener Einkäufe)Du koordinierst Dienstleister:innen, kümmert dich um alle Anliegen in unserem Office - sorgst gleichzeitig für eine gute Arbeitsatmosphäre und machst unser Büro zu einem noch schöneren Ort.Du behältst unsere Mietobjekte und deren Belange im Blick.Du kümmerst dich um alle Anliegen im Office und sorgst für gute Laune und eine entspannte Arbeitsatmosphäre.People & Culture: Außerdem bist du für das operative HR Management von Island Collective zuständig. Dazu zählen das Vertragsmanagement, die On- und Offboardingprozesse und die vorbereitende LohnbuchhaltungDu übernimmst die vertrauensvolle & loyale Beratung von Mitarbeitern und der Geschäftsführung in allen personalrelevanten Bereichen. Ergänzend dazu bist du Feel-Good-Managerin für das Team.Zusätzlich verwaltest du personalrelevanten Themen, wie die Geburtstage, Jubilare, Kündigungsfristen etc.Du unterstützt proaktiv die Optimierung der internen HR Prozesse wie zum Beispiel die Organisation, Umsetzung und Weiterentwicklung der On- und Offboardingprozesse.Außerdem bist du für die Betreuung der Mitarbeiterentwicklung und -zufriedenheit (Fort- und Weiterbildungen) zuständigDu entwickelst und planst Teambuildingmaßnahmen (interne Events wie Strukturtage, Festivals, Workshops, Weihnachtsfeiern uvm.) und setzt diese um. Deine QualifikationenDu bringst erste Berufserfahrung im Assistenz und HR-Bereich mit und die einzelnen Tätigkeiten die zu dem Prozess vom Bewerbungsmanagement bis hin zum Offboarding anfallen sind dir bekannt Du hattest erste Berührungspunkte mit der vorbereitenden Gehaltsabrechnung sowie erste Kenntnis von lohnsteuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen ThemenZusätzlich besitzt zu Fingerspitzengefühl, Empathie und hast ein selbstsicheres, sympathisches & offenes Auftreten Personio ist kein Fremdwort für dich. Deine Arbeitsweise wird durch ein strukturiertes Denken und eigenverantwortliches Handeln geprägt Dich zeichnet Kommunikationsstärke und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & Schrift ausDu bringst eine hohe Zuverlässigkeit, Engagement, Souveränität, ein hohes Maß an Loyalität mit und Diskretion ist für dich selbstverständlich.Deine selbstständige sowie lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnen dich aus.Flexibilität in einem dynamischen Umfeld ist für dich kein Problem und du verfügst zusätzlich über ein Auge für Details.Du bist ein wahres Organisationstalent und arbeitest gerne selbständig und lösungsorientiert.Du bringst eine Hands-On-Mentalität mit und gehst somit Dinge, die zu erledigen sind, direkt an.Du besitzt eine gute Sprach- und Schreibkompetenz und bist zusätzlich mit den gängigen Office-Programmen vertraut.Unsere BenefitsDu arbeitest in einem tollen Team mit viel Spaß an der Arbeit auf St. PauliRegelmäßige Teamevents, Grill & Pizza Abende, Teamfrühstück uvm.Hunde sind bei uns jederzeit herzlich WillkommenÜbernahme des Deutschland TicketsJobradEine 4- Tage- Woche (optional)Die Möglichkeit vier Wochen im Jahr remote zu arbeiten Die betriebliche Altersvorsorge AnsprechpartnerCharlene BrandtIsland Collective GmbHClemens-Schultz-Straße 70 20359 HamburgHast du Fragen? Dann rufe mich gerne an und wir klären deine Fragen auf dem direkten Weg:040 3344210 40