Office Manager

WEN WIR SUCHEN Du bist kommunikationsstark, organisiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick? Dann bist Du bei uns genau richtig Als Office Manager bist Du die zentrale Ansprechperson für unsere Mitarbeiter und externe Besucher, sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und kümmerst Dich eigenständig um alle organisatorischen Aufgaben – von der Unterstützung bei Firmenevents über das Gebäudemanagement bis hin zur Koordination mit Lieferanten und Dienstleistern. Wenn Du Spaß an abwechslungsreichen Tätigkeiten hast und Verantwortung übernehmen möchtest, freuen wir uns auf Deine Unterstützung in unserem schönen Office in Karlsruhe. Idealerweise mit 20-30h pro Woche.  Deine Aufgaben Empfang von externen Besuchern sowie Vor- und Nachbereitung von MeetingsVerantwortung für die Telefonzentrale und Sicherstellung der durchgängigen Erreichbarkeit Erster Ansprechpartner für alle organisatorischen Themen der Mitarbeiter Verantwortung der Sekretariatsaufgaben z.B.: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost Korrespondenz mit Externen in Deutsch und EnglischVertragsverwaltung (z. B. Leasing, Versicherungen, Dienstleister, etc. …) Fuhrparkmanagement (Poolfahrzeuge, Leasingfahrzeuge, Segways)Selbstständige Organisation des gesamten Office Managements wie z.B.: Kontakt zu externen Lieferanten und KundenSicherstellung der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen (frisches Obst, Getränke, Büromaterial, Briefmarken, Möbel, etc. …)Gebäudemanagement z.B. Planung und Organisation von Umbauten, Arbeitssicherheit und Erledigung von Besorgungen Dein Profil Sicherer Umgang mit MS Office Programmen, CRM (Adressen anlegen) sowie DHL LabelnFreundliches und sympathisches Auftreten Teamplayer mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und SchriftAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management/ AssistenzSelbständige, strukturierte und zuverlässige ArbeitsweiseFührerschein Klasse BBereitschaft ausschließlich aus unserem Office in Karlsruhe zu arbeiten. Dein zukünftiger Arbeitsplatz Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebtUnternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes STARFACE TeamFlexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sindFlache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf AugenhöheWir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass Du dich an Deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bistViel Gestaltungspielraum für Ideen und LösungenBetriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbstRegelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen Über uns Mit unseren Businesskommunikationslösungen verbinden wir von STARFACE Menschen am digitalen Arbeitsplatz und gestalten ihre Kommunikation so einfach und digital wie möglich.Wir zeichnen uns durch eine dynamische Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien aus. Bei STARFACE wachsen wir schnell und gerne auch mal über uns hinaus. Wir gestalten erstklassige Lösungen und ein attraktives Arbeitsumfeld. “Wir” – das sind bei der STARFACE GmbH schon an die 160 Mitarbeitende – und es werden stetig mehrWir sind auf der Suche nach motivierten Mitarbeitenden, die etwas bewegen wollen. Menschen mit Mut zu neuen Ideen, die gerne Verantwortung übernehmen und aktiv mitgestalten möchten.Bei uns steht ganz klar das Miteinander im Mittelpunkt Wir legen Wert auf einen respektvollen Umgang auf Augenhöhe. Hierarchiedenken ist bei uns fehl am Platz. Als STARFACE Team sind wir nur dann innovativ und erfolgreich, wenn alle Mitarbeitenden den nötigen Freiraum bekommen, ihre Stärken zu entfalten. Erfahre mehr über die STARFACE GmbH in unserem Podcast: Die STARFACE GmbH aus Karlsruhe ist ein Teil der STARFACE Group, zu der auch die STARFACE White Label GmbH und die estos GmbH gehören. Mit unseren Schwesterunternehmen der STARFACE White Label GmbH und der estos GmbH sind wir übrigens auch im Herzen von München und in Starnberg vertreten und suchen auch hier neue TeammitgliederHast Du Lust, Teil der STARFACE Erfolgsgeschichte zu werden? Wir freuen uns, Dich kennenzulernen