Executive Assistant

vor 4 Wochen

Berlin, Berlin, Deutschland emp Biotech GmbH Vollzeit
Job Title: Part-Time Executive Assistant

We are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to support our CEO in Berlin Buch. This is a part-time position (30 hours per week) with the possibility of transitioning to full-time depending on the workload.

Responsibilities:
  • Calendar Management: Organize and maintain the CEO's schedule, ensuring smooth coordination of appointments and meetings.
  • Inbox Management: Oversee and prioritize email correspondence, ensuring timely responses and follow-ups.
  • Management of appointments: Coordinate and book appointments, maintaining accurate records and reminders.
  • Planning and scheduling: Provide assistance in organizing and scheduling internal and external meetings, events, and travel.
  • Guest reception: Assist with the reception of visitors, ensuring a warm and professional welcome.
  • Telephone reception (secondary): Handle incoming phone calls and messages as needed.
Requirements:
  • Proficiency in managing calendars, emails, and appointments.
  • Excellent communication skills in both German and English, both written and spoken.
  • Minimum requirement: C1.
  • Preferably a native speaker of one of the working languages.
  • Proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook).
  • Prior experience (3+ years) in an administrative or office management role for the executive suite in an international setting.
  • Strong organizational and multitasking skills.
  • Ability to work under pressure.
  • Precise and detail-oriented.
  • Professional and friendly demeanor.
What We Offer:
  • 28+2 vacation days a year.
  • Health and Wellness perks for employees.
  • Flexible working hours.
  • Opportunity to transition to a full-time role based on workload and performance.
  • An exciting, international work environment.

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    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland VGL Publishing Vollzeit

    Unser AngebotWir suchen einen erfahrenen Executive Assistant, der unsere Geschäftsführung unterstützt.Deine AufgabenUnterstützung bei der vorbereitenden BuchhaltungRechnungserstellung/-überwachung sowie MahnwesenZuarbeit zum Monats- und JahresabschlussKommunikation mit unserem SteuerberaterUnterstützung bei der Erstellung von...

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    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    Überblick über die AufgabenAls Executive Assistant unterstützt du das Top-Management bei der täglichen Arbeit. Dazu gehören unter anderem die Kalenderpflege, Terminplanung und Organisation von Dienstreisen. Du bist auch für das Office Management zuständig, einschließlich der Verwaltung des Postein- und -ausgangs, Büroorganisation und Bestellungen...

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    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland DTC Jobs Vollzeit

    At DTCjob.com, we're dedicated to connecting top-tier talent with the right opportunities in the DTC e-commerce space. As an Executive Assistant, you'll play a critical role in supporting senior executives, ensuring seamless day-to-day operations, and driving business success.Key Responsibilities:Calendar Management: Coordinate complex executive schedules,...

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    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland emp Biotech GmbH Vollzeit

    Part-Time Executive Assistant OpportunityWe are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to support our CEO in Berlin. This part-time position (30 hours per week) offers the possibility of transitioning to full-time depending on the workload.Key Responsibilities:Provide administrative support to the CEOManage calendars and...

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    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland think-cell Software GmbH Vollzeit

    Your MissionAt think-cell, we are seeking a highly skilled Executive Assistant to provide critical support to our CEO and COO/CFO. As a key member of our growing organization, you will be responsible for managing their calendars, travel arrangements, and day-to-day tasks. Your proactive approach and ability to handle diverse responsibilities will be...

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    vor 2 Monaten

    Berlin, Berlin, Deutschland aventa Personalmanagement GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine erfahrene Executive Assistant, die sich auf die Unterstützung unserer Fachbereiche spezialisiert hat. Die perfekte Kandidatin oder Kandidat sollte eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation besitzen und hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift...

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    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland ITS Heroes Vollzeit

    Über unsITS Heroes ist eine innovative Holding, die Unternehmen im Wasser-, Heizungs- und Sanitärsektor in Deutschland und Italien erwirbt und verwaltet.JobbeschreibungWir suchen eine/n Executive Assistant, der/dem CEO in allen Belangen der Holding- und Übergabeprozesse der erworbenen Unternehmen unterstützt.AufgabenDen CEO im Tagesgeschäft und bei der...

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    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Neuraum Ventures GmbH Vollzeit

    Your RoleWe are seeking a highly skilled and organized Executive Assistant to support one of our managing directors in their day-to-day operations. As a key member of our team, you will be responsible for managing calendars, coordinating meetings, and providing administrative support to ensure seamless operations.As our ideal candidate, you will have...

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    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Nextcloud Vollzeit

    Support the CEO of NextcloudWe are looking for a well-organized and proactive Executive Assistant to support our CEO. The ideal candidate will have strong administrative skills, a good understanding of sales in the software industry, and the ability to manage multiple priorities.Key ResponsibilitiesTeamwork: Provide support to the CEO, especially assistance...

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    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Nextcloud Vollzeit

    About NextcloudWe are a distributed team of over 100 members from 22 countries worldwide, working remotely to develop a secure and open-source content collaboration platform. Our mission is to provide a safe home for all data, under user control and developed in a transparent and trustworthy way.Job DescriptionWe are seeking a highly organized and proactive...

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    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Nextcloud Vollzeit

    About NextcloudWe're a global team of over 100 individuals, distributed across 22 countries, working remotely to create a safe and secure home for all data. Our work culture is built on mutual trust, enthusiasm, and a strong commitment to open source principles.Job DescriptionWe're seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our...

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    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Nextcloud Vollzeit

    We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support our CEO at Nextcloud. The ideal candidate will have strong administrative skills, a solid understanding of sales in the software industry, and the ability to manage multiple priorities.Key ResponsibilitiesProvide administrative support to the CEO, including project coordination,...

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    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Neuraum Ventures GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking an experienced Executive Assistant to join our team at Neuraum Ventures GmbH. As an Executive Assistant, you will provide high-level administrative support to our management team, ensuring the smooth operation of our daily activities.Key ResponsibilitiesCalendar management: Coordinate appointments, meetings, and travel...

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    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland aventa Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Über den JobSie suchen nach einer Herausforderung, die Ihre Fähigkeiten fordert und Ihre Karriere vorantreibt? Als Executive Assistant bei aventa Personalmanagement GmbH haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen in einem dynamischen Umfeld einzusetzen. Wir bieten Ihnen eine Vollzeit-Stelle im Bereich Wirtschaftsrecht, bei der Sie als wichtiger Teil des...

  • Executive Assistant in Berlin

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland ITS Heroes Vollzeit

    ÜberblickWir suchen eine/n Executive Assistant, der/die den CEO in allen Belangen der Holding- und Übergabeprozesse der erworbenen Unternehmen unterstützt. Die ideale Person wird die Schnittstelle zwischen dem CEO und den Führungskräften der Unternehmen sein und für eine klare und effektive Kommunikation sorgen.AufgabenDen CEO im Tagesgeschäft und bei...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland AUCOTEAM GmbH Berlin Vollzeit

    Berufsbild: Wir suchen eine/n Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (w/m/d) (Voll-/Teilzeit) für unser Unternehmen AUCOTEAM GmbH in Berlin. Die Aufgaben umfassen Büro-Organisation für die Geschäftsführung, insbesondere Abstimmung von internen und externen Terminen, Kommunikation per Email und Telefon, Dokumenten-Management, Vor- und...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland BIOTRONIK Vollzeit

    Als Executive Assistant bei BIOTRONIK unterstützen Sie den CFO im Tagesgeschäft und übernehmen umfassende administrative Aufgaben.Ihre AufgabenUnterstützung des CFO bei der Organisation und Vorbereitung von Konferenzen, Mitarbeiterversammlungen, Meetings und TrainingsKoordinierung von Terminen, Erstellung von Präsentationen und Protokollen sowie...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland AUCOTEAM GmbH Berlin Vollzeit

    Wir suchen eine(n) Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (w/m/d) (Voll-/Teilzeit) für unser Unternehmen AUCOTEAM GmbH.Ihre AufgabenBüro-Organisation für die Geschäftsführung, insbesondere Abstimmung von internen und externen Terminen, Kommunikation per Email und Telefon, Dokumenten-ManagementVor- und Nachbereitung von sowie Teilnahme an...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland SALM Vollzeit

    Unser Unternehmen SALM berät Start-ups, Family Offices und Investoren bei der Cyberlandschaft und der Zuverlässigkeit. Wir suchen einen erfahrenen Executive Assistant, der unser Team bei allen organisatorischen Aufgaben unterstützt.Die Aufgaben umfassen:Unterstützung des Teams bei allen organisatorischen Aufgaben.Durchführung der Terminplanung und...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Neuraum Ventures GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to support our management team at Neuraum Ventures GmbH. As a key member of our team, you will be responsible for providing administrative support, coordinating tasks, and ensuring the smooth operation of our office.Key ResponsibilitiesCalendar Management: Manage the...