Assistant

Vor 7 Tagen


Frankfurt Am Main, Deutschland BI International GmbH Vollzeit

**The Position**:
The One Medicine Community is a global community of over 5000 professionals who work together within the Human Pharma organization at Boehringer Ingelheim. We collaborate effectively and are inspired by, informed by, and dedicated to patients. Our One Medicine Vision is to turn patient-focused innovations into life-changing treatments.

We are looking for a highly organized and detail-oriented Assistant to become a part of our team. As an Assistant, you will play a crucial role in providing administrative support and handling complex, partly confidential activities of our global organizational unit. You will also be responsible for improving and partially elaborating these processes, as well as adopting, elaborating, and implementing special topics.

We have 2 positions available, one assistant to the Chief Medical Officer (CMO) and another to the Head of Medical Affairs.

***Tasks & responsibilities**:

- Your duties will include the planning, organization, and coordination of both virtual and in-person meetings and events, both internally and externally.
- In addition, you will be required to attend meetings and will have the responsibility of taking notes and following up on tasks.
- You will be involved in the planning and monitoring of various budgets, such as those for personnel and travel, and their controlling.
- As a member of our global assistants’ team, you will act as a multiplier for higher-level topics and ensure a purpose-oriented flow of communication on organizational, administrative and personnel topics.
- Furthermore, you will contribute to overarching projects and, if required, take on the partial management of special topics.
- You will take on special tasks such as the role of AvO, training coordinator, facility management (e. g. office space allocation), occupational safety officer.
- Through broad networking and interaction with other assistants, you will also contribute to the smooth running and continuous improvement of internal processes.

**Requirements**:

- Office management assistant and further training to become a management assistant or comparable further training (e.g., business administrator)
- Several years of experience working as an assistant in a global environment
- Experience or further education in project management
- Independent and solution-oriented way of working even with complex work processes
- Agility and ability to prioritize the wide range of activities and colleagues to be supervised
- Collaborative individual with excellent social skills, a strong commitment to customer service, and a hands-on approach
- Excellent communication skills (written and spoken) in English at a C1 level

***Ready to contact us?**:
Please contact our HR Direct Team, Tel: +49 (0) 6132 77-3330.


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