Executive Assistant

vor 3 Wochen

Hamburg, Deutschland suena Vollzeit

Are you enthusiastic about running the wheels to ensure the processes are smooth? Do you feel like taking care of the details is your cup of tea? Do you want to contribute to the development of effective software solutions to the energy transition? Join us at suena as **Executive** Assistant (F/M/X) in our Hamburg office (hybrid mode)** and support us in ensuring all the details in our processes are set right.

As a member of our team, you will be responsible for providing comprehensive **administrative, operational support**. This is a **junior** position, we want you to be motivated and self-initiative, willing to boost own professional growth and establish a long-term career journey with us. You are the person who initiates the change, not just reacting to the changing environment. Suena WILL help you boost your potential if you fit this profile

**What you will be doing**:

- Assisting General Office Support: assist our team with the tasks that requires efficient functioning in the office, such as organizing and maintaining office supplies, managing office equipment, handling company’s postage etc.
- Calendar Management: Maintain the Managing Director's calendar by scheduling appointments, meetings, and conferences. Coordinate with internal and external stakeholders to secure availability and resolve scheduling conflicts.
- Contract management: Assist with the administration of assigned contracts and related submittals, Coordinate the preparation of assigned documentation through the internal approval process, Monitor contract submittals to ensure timely and coordinated responses, as well as compliance with terms and conditions, Perform contract loading, corrections, changes, database management, installs, and work tickets.
- Collaborate with various company departments to provide support in their projects.
- Degree in Business / Office Administration or equivalent relevant field;
- Strong written and verbal communication skills in **German & English**;
- Excellent organizational skills and attention to detail;
- Ability to maintain a high level of confidentiality and exercise discretion in handling sensitive information;
- Ability to work independently and as part of a team;
- Adaptability and flexibility to accommodate changing schedules and priorities;
- Strong problem-solving skills and the ability to anticipate needs and proactively address issues.

**That would be a big plus**:

- Previous experience as an executive assistant or personal assistant, preferably supporting senior executives or managing directors;
- Proficiency in office software and database management tools (Microsoft Office Suite, project management tools, etc)

**What we offer**:

- A unique opportunity to join our dynamic, innovative startup with a focus on sustainable energy
- The chance to quickly take on a great deal of responsibility
- Support and encouragement for your personal and professional growth
- Agile and team-oriented working with SCRUM
- A high degree of flexibility in terms of working conditions, such as working location and hours
- Become part of the suena family and accelerate the energy transition with us
- After-work events, table tennis duels, team yoga as well as other team activities and getting to know the startup experience

Sounds like your dream job, but you don't quite meet the 100%? No worries - together we can work on some missing percentages.

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland Galaxus Vollzeit

    **Executive Assistant**: - Hamburg - 20% - 40% - Management - Deutsch Die Digitec Galaxus AG ist der grösste Onlinehändler der Schweiz. Auf unseren Plattformen digitec.ch (Konsumelektronik) und galaxus.ch (“fast alles für fast jede*n”) kaufen ca. zwei Drittel aller Schweizer Haushalte regelmässig ein. Seit 2018 sind wir auch in Deutschland mit...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Oyster Bay Management GmbH Vollzeit

    If you want your job to have a positive impact on society - this may be it.At Oyster Bay, we invest in ambitious founders to create a sustainable food system for future generations. We have previously invested in companies such as Oatly, AirUp, Stenon, TrueGum, Peas of Heaven, GoodBytz and Hooked. Our first fund is in the top 10% of European VC funds in...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Hamburg, Deutschland Mission Bildungschance Vollzeit

    **Mission Bildungschance: Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) gesucht!** Du bringst Erfahrung im Empfang und in der Betreuung verschiedenster Kunden mit und suchst eine neue berufliche Herausforderung? Dann bist du bei uns genau richtig! **Deine Aufgaben**: Als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Hamburg, Deutschland Lionstep Vollzeit

    Für unseren Kunden **Gossler, Gobert & Wolters** suchen wir per sofort**:Executive Assistant / Management Assistant (m/w/d) **. **Job-Zusammenfassung** Du bist bereit für den nächsten Karriereschritt in einem großen Unternehmen der Versicherungswelt? Dir sind eine wertschätzende Unternehmenskultur wichtig, in der Du und Deine individuellen Stärken...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland Careerteam Vollzeit

    Wir sind CTG Consulting: Unser Fokus als Personalberatungs-Gruppe liegt auf der Direktvermittlung von Fach - und Führungskräften in der digitalen Welt. Wir sind 2011 durch einen Hamburger Company Builder entstanden - eine Gründungsgeschichte, die noch heute unsere Unternehmens-DNA prägt: Wir sind stolz auf unsere kooperative Kultur, lernende Organisation...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland Mabanaft GmbH & Co. KG Vollzeit

    Fuelling tomorrow - das ist unsere Vision. Die Mobilität der Zukunft braucht innovative Lösungen. Die Mobilität der Zukunft braucht Möglichmacher. Die Zukunft der Mobilität braucht: dich. Lass uns gemeinsam die Zukunft der Energiewirtschaft gestalten! Für unser Office Management in unserer Unternehmenszentrale in der Hamburger HafenCity suchen wir...

  • Executive Assistant CEO

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Deutschland 711rent Vollzeit

    **Wir suchen eine**: n proaktive: n Executive Assistant to CEO, **die**: der nicht nur mitdenkt, sondern auch die Dynamik besitzt, Veränderungen entschlossen anzugehen und voranzutreiben. Unser Unternehmen, ein führendes Unternehmen im Bereich der professionellen Vermietung von Film - und Foto Equipment, mit 8 Standorten in 4 Ländern, garantieren wir den...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Hamburg, Deutschland Heinemann Vollzeit

    For Hamburg Headquarters we are recruiting an**Executive Assistant (M/F/d)** Your new job includes - You will support Inken Callsen in her role as Chief Commercial Officer (CCO) with responsibility for Purchasing, Global Supply Chain and Commercial Effectiveness. You will be a key contact for the business units as well as internal and external interfaces....

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Hamburg, Deutschland Oyster Bay Management GmbH Teilzeit

    If you want your job to have a positive impact on society - this may be it.At Oyster Bay, we invest in ambitious founders to create a sustainable food system for future generations. We have previously invested in companies such as Oatly, AirUp, Stenon, TrueGum, Peas of Heaven, GoodBytz and Hooked. Our first fund is in the top 10% of European VC funds in...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Deutschland The Boston Consulting Group GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant (w/m/d)** **Business Management and Operations**: Vor mehr als 50 Jahren hat BCG die Strategieberatung revolutioniert und gilt heute als die weltweit führende Unternehmensberatung. Auch weiterhin erfinden wir uns jeden Tag neu. Dies gelingt uns, indem wir menschliche mit digitalen Fähigkeiten verschmelzen und die Branche mit unseren...

  • Executive Assistant CEO

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Deutschland 711rent Vollzeit

    Wir suchen eine:n proaktive:n Executive Assistant to CEO, die:der nicht nur mitdenkt, sondern auch die Dynamik besitzt, Veränderungen entschlossen anzugehen und voranzutreiben. Unser Unternehmen, ein führendes Unternehmen im Bereich der professionellen Vermietung von Film- und Foto Equipment, mit 8 Standorten in 4 Ländern, garantieren wir den...

  • Executive Assistant CEO

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Deutschland 711rent Vollzeit

    Wir suchen eine:n proaktive:n Executive Assistant to CEO, die:der nicht nur mitdenkt, sondern auch die Dynamik besitzt, Veränderungen entschlossen anzugehen und voranzutreiben. Unser Unternehmen, ein führendes Unternehmen im Bereich der professionellen Vermietung von Film- und Foto Equipment, mit 8 Standorten in 4 Ländern, garantieren wir den...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Deutschland KRAHN Chemie GmbH Vollzeit

    Bei KRAHN Chemie zu arbeiten bedeutet Kunden, Lieferanten und Märkte weiterzuentwickeln. Hier können Sie Unternehmer sein. Influencer. Experte, der mit Weitsicht und Kompetenz unser Marketing - und Vertriebsunternehmen für Spezialchemikalien mitgestaltet. Gemeinsam wollen wir etwas Konkretes und Gutes entstehen lassen. Dies verändert nicht nur unsere...

  • Executive Assistant CEO

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland 711rent Vollzeit

    Wir suchen eine:n proaktive:n Executive Assistant to CEO,die:der nicht nur mitdenkt, sondern auch die Dynamik besitzt,Veränderungen entschlossen anzugehen und voranzutreiben. UnserUnternehmen, ein führendes Unternehmen im Bereich der professionellenVermietung von Film- und Foto Equipment, mit 8 Standorten in 4 Ländern,garantieren wir den bestmöglichen...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Alvarez and Marsal Vollzeit

    Description Companies, investors and government entities around the world turn to Alvarez & Marsal (A&M) for leadership, action and results. Privately held since its founding in 1983, A&M is a global leading professional services firm that provides advisory, business performance improvement and turnaround management services. With over 10,000 people across...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Hamburg, Deutschland O.PEN Büro- und Personalservice GmbH Vollzeit

    Unser Mandant ist eine medizinische Klinik der gesetzlichen Unfallversicherung und widmet sich der umfassenden Versorgung von Patienten nach Arbeitsunfällen oder mit Berufskrankheiten. Durch die Entwicklung individueller Therapiekonzepte begleitet er die Betroffenen auf Schritt und Tritt bis zurück in den Beruf und Alltag. In den letzten Jahren hat die...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Hamburg, Deutschland az GmbH Personalberatung Vollzeit

    Firmenfahrräder Temporäres Arbeiten aus dem EU-Ausland möglich Bezahlte Weiterbildung Sport - und Erholungsangebote Flache Hierarchien Zentrale Lage vollständige Kostenübernahme für das Deutschlandticket *** **Ihr neuer Arbeitgeber** - Als Personalberatung suchen wir Sie als Executive Assistant / Managementassistent (m/w/d) in direkter und...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland Fieldfisher Vollzeit

    **Dein Job bei uns**: Du bist eine aufgeschlossene Persönlichkeit, die ihr Können in unserer Gemeinschaft einbringen und entfalten will? Du suchst einen Arbeitgeber, der Dich dabei unterstützt, neben Deiner fachlichen Expertise auch Deine individuellen Stärken weiterzuentwickeln? Als “law firm built around people” legen wir seit jeher großen Wert...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland Costante Consulting Vollzeit

    Mein Auftraggeber ist ein internationaler Eigentümer, Projektentwickler, Betreiber und Asset Manager hochwertiger Immobilien. Mit mehr als 3000 Mitarbeitern betreut das Unternehmen die bedeutendsten Immobilien in unterschiedlichen Entwicklungsstadien in den größten Städten der Welt, unter anderem Los Angeles, New York City, Paris, Rio de Janeiro, San...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Hamburg, Deutschland Zahneins GmbH Vollzeit

    **Lust auf neue Herausforderungen?**: - Du bist Assistenz mit Herzblut, löst Probleme schon bevor es sie gibt, bewahrst die Ruhe, wenn alle etwas von dir wollen, jonglierst mit Terminen und behältst immer den Überblick? Dann bist du bei zahneins genau richtig. Bewirb dich als - **Executive Assistent (m/w/d) **und unterstütze unser...