BÜroleitung (M/w/d)

vor 1 Monat

Berlin, Deutschland PLAJER + FRANZ Vollzeit

PLAJER + FRANZ ist ein international arbeitendes büro für markenarchitektur, architektur und innenarchitektur mit projekten wie hotel
- und resortplanung, luxuswohnanlagen und ganzheitliche konzeptionen im retailbereich. mit kunden wie strauss, bmw, mini, porsche und galeries lafayette bietet PLAJER + FRANZ ein weites kreativfeld für seine mitarbeiter.
**zur verstärkung des teams suchen wir ab sofort in vollzeit**:
BÜROLEITUNG (m/w/d), fließende deutschkenntnisse in wort und schrift
Aufgaben
organisations
- und strukturverbesserung
- analyse der bestehenden büroabläufe und identifikation von verbesserungspotenzialen für effizientere strukturen und abläufe.
- entwicklung und implementierung einer übersichtlichen bürostruktur, die verantwortlichkeiten und arbeitsabläufe klar definiert.
- einführung eines digitalen dokumenten
- und projektmanagement-systems zur besseren nachverfolgbarkeit von projekten und aufgaben.

delegation und arbeitsverteilung
- enge zusammenarbeit mit der office managerin und dem sekretariat, um aufgaben effektiv zu verteilen und die arbeitslast gleichmäßig zu steuern.
- unterstützung bei der definition von rollen und verantwortlichkeiten innerhalb des büros, um sicherzustellen, dass alle teammitglieder ihre stärken optimal nutzen.
- sicherstellung, dass die kommunikation und die aufgabendelegation klar und effizient zwischen den verschiedenen teams und abteilungen erfolgen.

projektmanagement und unterstützung der architekturabteilung
- unterstützung der architekten bei administrativen aufgaben, damit sie sich auf die projektentwicklung konzentrieren können.
- entwicklung eines kontrollsystems zur überwachung des fortschritts und der termineinhaltung von projekten.
- teilnahme an projekt
- und team-meetings, um über den fortschritt informiert zu bleiben und rechtzeitig organisatorische unterstützung zu bieten.

kommunikationsmanagement
- aufbau eines effektiven kommunikationssystems zwischen büro-, architektur
- und managementteam, um sicherzustellen, dass informationen schnell und präzise weitergegeben werden.
- organisation und moderation von regelmäßigen bürobesprechungen und statusupdates, um transparenz zu fördern und die mitarbeiter auf dem laufenden zu halten.

verwaltung von ressourcen und budgetierung
- verwaltung und überwachung des bürobudgets in zusammenarbeit mit der buchhaltung, einschließlich bürobedarf, technologie und externen dienstleistungen.
- optimierung der ressourcenverteilung, um unnötige ausgaben zu minimieren und das budget effizient zu nutzen.
- bewertung und auswahl von bürolieferanten und dienstleistern zur sicherstellung eines kostenbewussten einkaufs.

einarbeitung und schulung neuer mitarbeiter
- unterstützung bei der rekrutierung und einarbeitung neuer mitarbeiter durch die einführung in die bürostruktur, richtlinien und systeme.
- organisation von weiterbildungsmaßnahmen und schulungen für bestehende mitarbeiter zur steigerung der effizienz und anpassung an neue systeme.

qualitätskontrolle und prozessoptimierung
- etablierung von standards und prozessen zur sicherstellung der qualität der büroabläufe und einhaltung aller relevanten gesetzlichen vorgaben.
- regelmäßige überprüfung der büroprozesse und kontinuierliche verbesserung der abläufe in zusammenarbeit mit dem gesamten team.
- einführung von feedbackmechanismen, um verbesserungsvorschläge von mitarbeitern zu sammeln und in die büroorganisation einzubringen.

unterstützung bei der personalplanung und mitarbeitermotivation
- enge zusammenarbeit mit der geschäftsführung bei der planung von personalbedarf und teamzusammenstellung.
- entwicklung von maßnahmen zur steigerung der mitarbeitermotivation und schaffung eines positiven arbeitsumfelds.
- förderung des teamgeistes durch die organisation von teamevents und -aktivitäten, um die zusammenarbeit und das wohlbefinden der mitarbeiter zu fördern.

einhaltung von compliance und sicherheitsvorschriften
- sicherstellung, dass alle büroabläufe den geltenden arbeits-, datenschutz
- und sicherheitsvorschriften entsprechen.
- durchführung von regelmäßigen sicherheitsüberprüfungen und organisation von schulungen, um sicherzustellen, dass das gesamte team mit den vorschriften vertraut ist.

vertretung der geschäftsleitung in organisatorischen belangen
- unterstützung der geschäftsführung bei der operativen leitung des büros und der strategischen planung.
- teilnahme an meetings mit externen partnern und vertretung der interessen des büros in organisatorischen und administrativen angelegenheiten.

Qualifikation
- bauingenieurstudium oder architekturstudium.
- du hast mindestens 5 jahre erfahrung in der leitung von bau-projekten mit realitätsfestem umsetzungswissen.
- tools wie jira und MS-project sind dir nicht fremd.
- offen und aufgeschlossen gegenüber neuen herangehensweisen.
- fließende deutschkenntnisse in wort und schrift
- teamlead für 20 personen

**Benefits**:

- EGYM wellp

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    **Büroleitung (m/w/d)**: - Vollzeit/Teilzeit möglich - Starttermin: Ab sofort möglich_ Als **Assistenz der Geschäftsführung mit Büroleitungsaufgaben** gestalten Sie das Tagesgeschäft unseres Unternehmens aktiv mit. Sie unterstützen mit organisatorischem Knowhow und viel Übersicht die Geschäftsleitung in operativen Fragen und bilden Sie die...

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