Mitarbeiter/in (W/m/d) Sekretariat Und Verwaltung

vor 3 Monaten

Stuttgart, Deutschland Universität Stuttgart Vollzeit

**Sekretariat und Verwaltung mit Finanzen**
**(unbefristet, 100 %)**:
**ABTEILUNG QUANTUM INFORMATION & TECHNOLOGIES | EG 10 TV-L | VOLLZEIT | UNBEFRISTET**
Die Universität Stuttgart ist mit rund 24.000 Studierenden, mehr als 5.000 Beschäftigten und ihrem sehr hohen Drittmittelaufkommen eine der führenden technisch orientierten Universitäten mit weltweiter Ausstrahlung.

Die Vergütung erfolgt bis zu Entgeltgruppe 10 bei entsprechender Qualifikation.

**Ihre Aufgaben beinhalten**:
**die Administration, Organisation & Assistenz**:

- Selbstständige Büroorganisation und Management des Sekretariats
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten
- Kontinuierliche Optimierung der administrativen Abläufe in der Abteilung
- Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen sowie Organisation von Beschaffungen
- Bearbeitung studentischer Angelegenheiten
- Termin
- und Reiseplanung
- Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Konferenzen, Lehrveranstaltungen und Prüfungen

**Finanzaufgaben & Controlling**:

- Selbstständige und eigenverantwortliche Koordination des Finanzmanagements der Abteilung
- Selbstständige Projektverwaltung von Drittmittelprojekten, mit u. a. Abstimmung und Korrespondenz mit den Projektpartnern und selbstständiger Finanzplanung
- Eigenständige Mittel
- und Verwendungsplanung, Controlling, Koordination der Mittelabrufe
- Finanzberichte und -prüfungen
- Eigenständige Kommunikation mit Projektträgern und Ansprechpartner für interne und externe Rückfragen
- Bearbeitung aller Rechnungseingänge und Inventarisierung

**sowie Kommunikation**:

- Internationale Korrespondenz inkl. Betreuung von Gastwissenschaftler/innen sowie mit außeruniversitären Entscheidungsträgern
- Korrektur englischer und deutscher Texte
- Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit und Pflege des Webauftritts des Instituts

**Ihr Profil**:
Für die ausgeschriebene Position suchen wir eine engagierte Fachkraft mit umfassender Erfahrung in der Verwaltung und idealerweise im Finanzcontrolling. Ein souveräner Umgang mit dem PC, einschließlich Windows, Office (insbesondere Excel) und idealerweise SAP, ist Voraussetzung. Wir erwarten hervorragendes Organisationstalent, Problemlösefähigkeit und Zuverlässigkeit. Zudem sollten Sie Freude an einer eigenständigen Arbeitsweise und der Übernahme von Verantwortung haben. Interkulturelle Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung runden Ihr Profil ab. Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse sind ebenfalls erforderlich. Sie sollten idealerweise Kenntnisse in der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten, insbesondere in Bezug auf EU-Projekte sowie Förderungen durch das BMBF und die DFG, mitbringen. Sie passen sehr gut zu uns, wenn Sie sich durch überdurchschnittlichen Einsatz, Freude am selbstständigen Arbeiten, die Fähigkeit, flexibel auf die verschiedensten Arbeitsumstände und Erfordernisse zu reagieren sowie auch die Bereitschaft, sich zügig einzuarbeiten, auszeichnen. Ideal wäre eine mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Stellung. Kenntnisse der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil.

**Wir bieten Ihnen**
- Vielfältige, spannende, abwechslungsreiche Aufgaben in Zusammenarbeit mit einem internationalen Forschungsteam mit Verantwortung und eigenen Gestaltungsmöglichkeiten
- Angenehmes Arbeitsklima mit flexiblen Arbeitszeiten
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Zusätzliche Altersvorsorge
- Möglichkeit zur Teilnahme am JobTicketBW, Zuschuss zum öffentlichen Nahverkehr, oder JobBike BW
- Ein aktives betriebliches Gesundheitsmanagement sowie vielseitige Sportangebote des Hochschulsports
- Ein vielfältiges Fort
- und Weiterbildungsangebot
- Vergütung nach TV-L Leistungen des öffentlichen Dienstes (bis zu Entgeltgruppe 10 bei entsprechender Qualifikation)
- Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar

Bewerbungen sollten bis 04.10.2025 eingereicht werden. Bewerben Sie sich bitte per E-Mail mit einem einzigen PDF-Dokument mit den üblichen Unterlagen an:
Prof. Dr. Stefanie Barz
Quantum Information & Technologies
Institut für Funktionelle Materie und Quantentechnologien
Universität Stuttgart
E-Mail: barz(at)fmq.uni-stuttgart.de

Sollte Ihnen dies nicht möglich sein, können Sie Ihre Bewerbung auch in Papierform an folgende Anschrift schicken: Institut für Funktionelle Materie und Quantentechnologien, Barz Group, Allmandring 3, 70569 Stuttgart. Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen leider nicht zurücksenden können. Reichen Sie deshalb bitte keine Originalurkunden ein, da wir die Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens datenschutzgerecht vernichten werden.

Informationen zum Umgang mit Bewerberdaten nach Artikel 13 DS-GVO finden Sie unter:
Die Universität Stuttgart möchte den Anteil an Frauen erhöhen. Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfol

  • Mitarbeiter Empfang Und Sekretariat

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Unique Professionals Vollzeit

    Wenn diese Herausforderung Ihr Interesse weckt, lassen Sie keine Zeit verstreichen - bewerben Sie sich noch heute und werden Sie Teil unseres Teams! Wir sind Teil der Indeed-Firemngruppe und der Spezialist für kaufmännische Stellen. Unser Kunde sucht in Direktvermittlung einen **Mitarbeiter Empfang und Sekretariat (m/w/d)**. Hier erwarten Sie...

  • Mitarbeiter Empfang Und Sekretariat

    vor 3 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Unique Personalservice GmbH Professionals Finance Vollzeit

    Wir sind Teil der Indeed-Firemngruppe und der Spezialist für kaufmännische Stellen. Unser Kunde sucht in Direktvermittlung einen **Mitarbeiter Empfang und Sekretariat (m/w/d)**. Hier erwarten Sie faszinierende Perspektiven, die Gelegenheit, Verantwortung zu übernehmen und Ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Wenn Sie sich angesprochen fühlen, dann zögern...

  • Kaufmännischer Mitarbeiter Für Sekretariat

    vor 7 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Dr. Hacker & Partner PartGmbB Vollzeit

    **Kaufmännischer Mitarbeiter für Sekretariat (m/w/d) in Voll - oder Teilzeit** Wir sind eine etablierte, erfolgreiche Steuerberatungs - und Wirtschaftsprüferkanzlei und zeichnen uns durch eine bodenständige und kreative Arbeitsweise aus. Wir legen besonderen Wert auf ein freundliches und motivierendes Miteinander. Für die Erweiterung unseres...

  • Kaufmännischer Mitarbeiter Für Sekretariat

    vor 7 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Dr. Hacker & Partner PartGmbB Vollzeit

    **Kaufmännischer Mitarbeiter für Sekretariat (m/w/d) in Voll - oder Teilzeit** Wir sind eine etablierte, erfolgreiche Steuerberatungs - und Wirtschaftsprüferkanzlei und zeichnen uns durch eine bodenständige und kreative Arbeitsweise aus. Wir legen besonderen Wert auf ein freundliches und motivierendes Miteinander. Für die Erweiterung unseres...

  • Mitarbeiter/-in Im Sekretariat

    vor 3 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Land Baden-Württemberg Vollzeit

    Beim Institut für Volkskunde der Deutschen des östlichen Europa (IVDE) in Freiburg i.Br., einer dem Geschäftsbereich des Ministeriums des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg nachgeordneten Dienststelle, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einem Stellenanteil von bis zu 50% eine unbefristete Stelle...

  • Mitarbeit Im Sekretariat Im Ivde

    vor 3 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Land Baden-Württemberg Vollzeit

    Beim Institut für Volkskunde der Deutschen des östlichen Europa (IVDE) in Freiburg i.Br., einer dem Geschäftsbereich des Ministeriums des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg nachgeordneten Dienststelle, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einem Stellenanteil von bis zu 50% eine unbefristete Stelle...

  • Ausbilder Büro Und Verwaltung

    vor 4 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Kolping Berufsbildung gGmbH Vollzeit

    **Ihre Vorteile** - Die Anstellung bei einem Arbeitgeber mit hoher gesellschaftlicher Anerkennung - Ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem offenen und kooperativen Arbeitsumfeld - Diverse betriebliche Zusatzleistungen bspw. betriebliche Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorge, Jobrad, Mitarbeiterrabatte, sowie gute Weiterbildungs - und...

  • Fachkraft Sekretariat

    vor 7 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Frontwork Personaldienste GmbH Vollzeit

    **Fachkraft Sekretariat (m/w/d) / Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) / Bürokaufmann (m/w/d)** Wir suchen für unseren Kunden, am Standort **Tübingen **einen **Fachkraft Sekretariat (m/w/d) / Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) / Bürokaufmann (m/w/d)**. **Ihre Aufgaben**: - Vor - und Nachbearbeitung von mehrtägigen Tagungen - Unterstützung im...

  • Mitarbeiter (m/w) Sekretariat und Empfang

    vor 1 Monat

    Stuttgart, Deutschland Werner Sobek AG Vollzeit

    Im Rahmen einer Elternzeitvertretung suchen wir - befristet für 1-2 Jahre - einen Mitarbeiter Empfang/Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (50%) aktive Mitarbeit an der Planung einer nachhaltig gestalteten Umwelt Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, Sportangebote sowie mehrere jährliche Teamevents Empfang und Betreuung von Kunden, Besuchern und...

  • Mitarbeiter (M/w/d) Für das Automotive Sekretariat

    vor 7 Monaten

    Stuttgart, Deutschland manu dextra Vollzeit

    Seit 2001 hat sich manu dextra als besonderer Arbeitgeber für Berufsanfänger und Experten aus den Bereichen Maschinenbau, Elektrotechnik und Informatik einen Namen gemacht. Hervorragende Zukunftsaussichten, eine Vielzahl von Vergünstigungen, innovative Projekte sowie nicht zuletzt ein durch und durch sympathisches Team - manu dextra bietet das perfekte...

  • Mitarbeiter (W/m/d) Für das Sekretariat

    vor 6 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Hochschule für Technik Stuttgart Vollzeit

    Im Zentrum der Landeshauptstadt bieten wir familienfreundliche Arbeitsplätze in Lehre, Forschung und Verwaltung. In den Studienbereichen Architektur und Gestaltung, Bauingenieurwesen, Bauphysik, Mathematik, Informatik, Vermessung und Wirtschaft stehen attraktive Bachelor - und Master - Studiengänge zur Auswahl. Im Forschungs - und Entwicklungstransfer sind...

  • Mitarbeiter/-in im Sekretariat Trinkwasser- und Umwelthygiene

    vor 1 Monat

    Stuttgart, Deutschland Landeshauptstadt Stuttgart Vollzeit

    Mitarbeiter/-in im Sekretariat Trinkwasser- und Umwelthygiene (m/w/d) Wir suchen Sie für das Gesundheitsamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (35 %, hiervon 15 % bis 31.12.2025 und 20 % bis 15.11.2026) und befristet zu besetzen. Das Gesundheitsamt mit seinen 250 Mitarbeitenden trägt wesentlich dazu bei, die Gesundheit zu...

  • Mitarbeiter Sekretariat

    vor 18 Stunden

    Stuttgart, Deutschland Evangelische Landeskirche in Württemberg Vollzeit

    Die Evangelische Regionalverwaltung Stuttgart berät und unterstützt die Kirchengemeinden in den Kirchenbezirken Stuttgart, Bad Cannstatt, Degerloch und Zuffenhausen in allen Verwaltungs-, Finanz- und Personalangelegenheiten. Für die Evangelische Regionalverwaltung Stuttgart suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Sekretär (m/w/d) mit einem...

  • Mitarbeiterin/mitarbeiter (W/m/d) Im Sekretariat

    vor 2 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Land Baden-Württemberg Vollzeit

    Beim Institut für Volkskunde der Deutschen des östlichen Europa (IVDE) in Freiburg i.Br. ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle im Sekretariat zu besetzen: **Mitarbeiterin/Mitarbeiter (w/m/d)**: 50% Teilzeit (Kennziffer IVDE02-2024) - Dienstort Freiburg Das IVDE ist eine dem Geschäftsbereich des Ministeriums des Inneren, für...

  • BackOffice & Sekretariat (m/w/d) in Stuttgart (Vollzeit)

    vor 4 Monaten

    Stuttgart, Deutschland autofox GmbH Vollzeit

    autofox ist ein schnell wachsendes Unternehmen, das den Fahrzeughandel mit zukunftsweisenden Technologien verändert. Mit unserer weltweit führenden KI-Fotografie-App setzen wir neue Maßstäbe in der Branche. Um unser Team im administrativen Bereich zu stärken, suchen wir eine/n strukturierte/n und zuverlässige/n Mitarbeiter/in für das BackOffice und...

  • BackOffice & Sekretariat (m/w/d) in Stuttgart (Vollzeit)

    vor 4 Monaten

    Stuttgart, Deutschland autofox GmbH Vollzeit

    autofox ist ein schnell wachsendes Unternehmen, das den Fahrzeughandel mit zukunftsweisenden Technologien verändert. Mit unserer weltweit führenden KI-Fotografie-App setzen wir neue Maßstäbe in der Branche. Um unser Team im administrativen Bereich zu stärken, suchen wir eine/n strukturierte/n und zuverlässige/n Mitarbeiter/in für das BackOffice und...

  • Mitarbeiter (M/w/d) Im Sekretariat

    vor 7 Monaten

    Stuttgart, Deutschland medius KLINIKEN gemeinnützige GmbH Vollzeit

    EIN STARKES MITEINANDER Werden Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt Teil unseres starken Teams als Mitarbeiter (m/w/d) im Sekretariat in der KLINIK für Hand-,Plastische und Ästhetische Chirurgie an der medius KLINIK NÜRTINGEN in Vollzeit oder Teilzeit möglich Drei Standorte. Über 3.500 engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ein starkes Team: Die...

  • Mitarbeiter (M/w/d) Empfang

    vor 7 Monaten

    Stuttgart, Deutschland tempster GmbH Vollzeit

    **Mitarbeiter (m/w/d) Empfang** Standort: Weil im Schönbuch Anstellungsart(en): Vollzeit **Wir bringen zusammen, was zusammengehört** Hinter tempster steht ein Team erfahrener und motivierter Mitarbeiter sowie ein weitreichendes Netzwerk von Unternehmen und Bewerbern. Flexible Personallösungen mit dem Schwerpunkt auf Industrie, Handwerk & Verwaltung -...

  • Mitarbeiter/-in in Der Kaufmännischen Verwaltung

    vor 6 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Consilium Finanzmanagement AG Vollzeit

    **Mitarbeiter/-in in der kaufmännischen Verwaltung von Solarkraftwerken (m/w/d)** Die Energiewende gemeinsam vorantreiben! Dieses Ziel verfolgt die Consilium Gruppe seit 2011 konsequent. Hierfür suchen wir Menschen, die gemeinsam mit unserem knapp 30-köpfigen Team Solarkraftwerke entwickeln, projektieren, realisieren und betreiben. Tauchen Sie ein in die...

  • Mitarbeiter/-in in Der Kaufmännischen Verwaltung

    vor 7 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Consilium Finanzmanagement AG Vollzeit

    **Mitarbeiter/-in in der kaufmännischen Verwaltung von Solarkraftwerken (m/w/d)** Die Energiewende gemeinsam vorantreiben! Dieses Ziel verfolgt die Consilium Gruppe seit 2011 konsequent. Hierfür suchen wir Menschen, die gemeinsam mit unserem knapp 30-köpfigen Team Solarkraftwerke entwickeln, projektieren, realisieren und betreiben. Tauchen Sie ein in die...