Office Coordinator

vor 3 Monaten

München, Deutschland Tiffany & Co. Vollzeit

Tiffany & Cothe name instills images of Beauty, Romance and the iconic Blue Box. It is a Symbol of Excellence. For more than 180 years, Tiffany has created a legacy of exquisite designs and romantic ideals. Tiffany & Co.'s rich heritage of celebrated artists, historic milestones and magnificent jewelry creates the foundation from which our employees build upon each day. Tiffany employees are passionate, kind and professionally committed. We hold ourselves and our co-workers to very high standards. We continually educate ourselves about new merchandise collections, cultures and the evolving luxury market. Our respect and love for the brand creates a workplace like no other. We expect our employees to deliver the Tiffany Experience to each and every customer and Tiffany is committed to creating an organization that recognizes and rewards excellence in service of this promise. For us, it is a dream to be associated with a company that is forever aligned with exquisite craftsmanship, timeless design and a dedicated commitment to corporate sustainability.

We are looking for a motivated Office Coordinator for our Munich Head Office.

**YOUR RESPONSIBILITIES**:
**Office Management**
- Take responsibility for resolving any maintenance issues, liaising with the building’s office management team on behalf of the company
- Coordinate the booking system for the office conference room. Arrange the preparation of IT systems ready for booked meetings and the preparation of the room in conjunction with the Office
- Act as the point of contact for the office administration team, directing people to the correct team member for requests outside of the role responsibilities

**Administrative And Personal Support Of Executive Team**
- Support the Managing Director NE with administration tasks including travel itineraries and reservations for planned visits, expense reports and submissions, health insurance claims.
- Manage and plan the MD’s calendar and daily/weekly agenda
- Consolidate and present information from the weekly Leadership Team Meeting to the MD
- Prepare all documents and agendas ahead of meetings and visits
- Assist with ad-hoc projects for the MD in line with our business strategy
- Support the management team with any projects as requested by the MD
- Support Retail Director with administration tasks including travel itineraries and expense support
- Collect, open, and forward all incoming mail to the appropriate staff member
- Package, label, dispatch and maintain records of local and international mail according to company procedure and in timely manner
- Assist in the induction and training of new staff in office protocols and ensuring such protocols are maintained
- Frequent and high-quality communication about events, facilities and expected internal etiquette.

**Head Office Operations**
- Support office departments in daily activities such as collect, pack and ship architectural samples for projects in development, organizing meetings, provide inductions for office new starters
- Planning and ordering of Office supplies, including paper, envelopes, office material and printing material.
- Oversee Office maintenance including material, cleaning, appearance and filing and facility management.
- Manage office general admin, scanning and filing of invoices
- Manage Vendors for all landline, mobile phones, and internet as well as for delivery options for office team members

**YOUR QUALIFICATIONS**:

- Previous experience in an Office Coordinator or Personal assistant role, preferably within the luxury, retail or creative industry
- Exceptional organizational skills, with the ability to prioritise and manage conflicting demands appropriately
- Experience in vendor management
- Highly motivated and pro-active; acting with professionalism in all interactions
- Demonstrated ability to proactively present and escalate ideas, suggestions and problems to ensure continuous improvement
- Admirable written and verbal communication skills and the ability to problem solve, influence and create positive stakeholder relationships
- Resilient, diplomatic, confidential and trustworthy
- Self-assured; ability to host and address people across all levels at the organisation with confidence
- Native in German language, fluent in English,
- Proven experienced in Managing Microsoft Outlook Calendar
- Advance Microsoft Excel, Word and Power Point skills
- Strong attention to detail

**Our Benefits**
- Training and development opportunities within the world's largest luxury group LVMH
- An interesting job within an exciting international luxury brand
- Attractive employee discounts
- Welcome & onboarding training

  • Office Coordinator

    vor 2 Wochen

    München, Deutschland Louis Vuitton Vollzeit

    Poste In unserem Headoffice in München besetzen wir folgende Position Office Coordinator (m/w/d). Anstellungsart: Teilzeit (30 Stunden/ Woche) Als Office Coordinator (m/w/d) spielen Sie eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft unseres Headoffices und tragen wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf und einer positiven Arbeitsatmosphäre bei. Missions Ihre...

  • Office Coordinator

    vor 2 Wochen

    München, Deutschland Louis Vuitton Vollzeit

    **Position**: In unserem Headoffice in München besetzen wir folgende Position Office Coordinator (m/w/d). Anstellungsart: Teilzeit (30 Stunden/ Woche) Als Office Coordinator (m/w/d) spielen Sie eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft unseres Headoffices und tragen wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf und einer positiven Arbeitsatmosphäre bei. **Job...

  • Office Coordinator

    vor 3 Monaten

    80333 München, Deutschland Pelion Green Future Vollzeit

    **About us**: At Pelion Green Future, we aim to be the catalyst for the energy transition. That’s why we invest in and partner with companies and entrepreneurs who share our vision: A clean and green future - powered by sustainable resources. With entrepreneurial spirit at our core, we provide capital, network, and support beyond the obvious - empowering...

  • Office Coordinator

    vor 3 Monaten

    München, Deutschland addendum Pro GmbH Internal Vollzeit

    Für unseren Kunden, ein Finanzinstitut mit Sitz in München, suchen wir ab sofort einen **Office Coordinator (m/w/d)** in **Teilzeit (25-30h nachmittags) **zur Unterstützung des Teams. Gesucht wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt, im Rahmen der **Arbeitnehmerüberlassung mit Option auf Übername**. **Das bietet unser Kunde**: - Kostenlose, schnelle und...

  • Office Coordinator

    vor 3 Monaten

    München, Deutschland addendum Pro GmbH Vollzeit

    Für unseren Kunden, ein Finanzinstitut mit Sitz in München, suchen wir ab sofort einen **Office Coordinator (m/w/d)** in **Teilzeit (25-30h nachmittags) **zur Unterstützung des Teams. Gesucht wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt, im Rahmen der **Arbeitnehmerüberlassung mit Option auf Übernahme**. **Das bietet unser Kunde**: - Kostenlose, schnelle und...

  • Sales Coordinator Munich

    vor 3 Monaten

    München, Deutschland ETON Vollzeit

    **SALES COORDINATOR - MUNICH** Eton sucht einen "Sales Coordinator" zur Verstärkung unseres Teams in München. Als Sales Coordinator bist du Teil unsers Wholesale Teams und berichtest an den Sales Director Continental Europe. Du bist das Gesicht von ETON für unsere Kunden in allen Stores auf den Flächen und bist für den Erfolg von ETON am POS (point of...

  • Front of House Coordinator

    vor 3 Monaten

    München, Deutschland Merlin Wright Associates Ltd Vollzeit

    Merlin Wright Associates presents this Front of House Coordinator role on behalf of a highly esteemed Munich law firm. Over 150 years old but always focused on the future, they are at the top of their profession. The firm specialises in providing commercially focused, creative advice concerning the obtainment, enforcement, and exploitation of intellectual...

  • Office Coordinator

    vor 4 Monaten

    80331 München, Deutschland Gensler Vollzeit

    Deine Rolle - Unser Gensler München Team sucht einen Office Coordinator (m/w/d) in Vollzeit (40h/Woche). In dieser Funktion bist Du sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere Kunden von zentraler Bedeutung im Büro. Du trägst nicht nur die Verantwortung für die Teams, die Du unterstützt, sondern auch für die Räumlichkeiten, in denen wir...

  • Department Coordinator

    vor 2 Monaten

    München, Deutschland JetBrains Vollzeit

    At JetBrains, code is our passion. Ever since we started back in 2000, we have been striving to make the strongest, most effective developer tools on earth. By automating routine checks and corrections, our tools speed up production, freeing developers to grow, discover, and create. Our growing team has an immediate opening for a Department Coordinator for...

  • Sales Coordinator

    vor 1 Monat

    München, Deutschland ubiMaster Vollzeit

    **Sales Coordinator (m/w/d)** Wir von ubiMaster sind einer der am schnellsten wachsenden Bildungsdienstleister Deutschlands. Unser Ziel ist es “Bildung für alle” - unabhängig vom Einkommen und sozialen Status der Eltern zu ermöglichen. Wir helfen Unternehmen, ihre Mitarbeiter:innen und deren Kinder durch Bildungslösungen optimal zu unterstützen bzw....

  • Supply Chain Coordinator

    vor 4 Monaten

    80337 München, Deutschland abakus Personal GmbH & Co. KG, München Vollzeit

    **Viele gute Gründe für uns**: **Neben unserer fairen und attraktiven Vergütung bieten wir Ihnen folgende Zusatzleistungen an**: - Attraktive Vergütung - Mitarbeiterveranstaltungen - Mitarbeiter werben Mitarbeiter - Online Mitarbeiterrabatte z.B. bei Adidas oder O2 - Nach Einarbeitung an zwei Tagen möglich - Sehr gute Erreichbarkeit mit dem...

  • Vfx Coordinator

    vor 1 Monat

    München, Deutschland Trixter Vollzeit

    Location München/Berlin Employment Type Permanent Schedule Full-time Years of experience 2-5 **Requirements**: - TRIXTER is currently looking for a VFX Production Coordinator to join our team as soon as possible. - Responsible for setting up, maintaining and wrapping up a project with Producer collaboration. - Organising and attending daily reviews. -...

  • Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    80335 München, Deutschland Kyon Energy Solutions GmbH Vollzeit

    **Your role**: In deiner Rolle als Office Coordinator unterstützt du uns dabei, dass sich jeder Kyonaut bei uns im Büro wohlfühlt. **Your tasks**: - Du bist die Ansprechperson für alle Fragen rund ums Office für interne und externe Ansprechpartner - Du kümmerst dich um den Posteingang und -ausgang, Bestellungen für das Büro und allgemeine...

  • Backoffice Coordinator in Vollzeit

    vor 4 Monaten

    München, Deutschland Enterprise Rent-A-Car Vollzeit

    **Überblick**: Du liebst das Arbeiten in einem dynamischen und spannenden Team im internationalen Umfeld? Als weltgrößter Mobilitätsdienstleister triffst du bei Enterprise auf ein in Deutschland wachsendes internationales Unternehmen mit spannenden Herausforderungen und großartigen Aufstiegschancen. Der Hauptsitz unseres 1957 gegründeten Unternehmens...

  • Clinical Trial Coordinator

    vor 3 Monaten

    München, Deutschland Alira Health Vollzeit

    Join our global team dedicated to innovation and initiative, where physical walls and different time zones don’t limit, but encourage, collaboration. Where all contributions and new ideas are explored with an open mind and work is driven by our shared values: be courageous, be accountable, be honest, be inclusive and elevate others. Job Description...

  • Operations Coordinator

    vor 4 Monaten

    München, Deutschland Westfalia Fruit Vollzeit

    **Come and join the leading #avoexperts** Westfalia Fruit is a leading multinational supplier of fresh fruit and related value added products to global markets. Through our vertically-integrated supply chain we grow, source, ripen, pack, process and market quality avocadoes & fresh produce - 365 days a year & across the globe. With the largest...

  • Customs Coordinator

    vor 3 Monaten

    München, Deutschland mytheresa.com Vollzeit

    München Corporate & Business Functions Mid **Customs Coordinator (w/m/d)**: Zur Unterstützung unseres Customs Teams suchen wir eine_n Customs Coordinator (w/m/d) für unser Büro in München. **WAS DU TUN WIRST**: - Erstellung und Verwaltung von Ausfuhranmeldungen - Einreihung von neuen Produkten in den Zolltarif - Kommunikation mit den zuständigen...

  • Junior Invoicing Coordinator

    vor 2 Monaten

    München, Deutschland mytheresa.com Vollzeit

    München Corporate & Business Functions Junior **Junior Invoicing Coordinator - Maternity Cover (w/m/d)**: Zur Unterstützung unseres Invoicing Teams suchen wir eine_n Junior Invoicing Coordinator - Maternity Cover (w/m/d) für unser Büro in München. **WAS DU TUN WIRST**: - Formale und inhaltliche Prüfung der Warenrechnungen unserer internationalen...

  • Empfangsmitarbeiter* für Front Office und Telefonzentrale in Grafing

    vor 2 Wochen

    Grafing bei München, Bayern, Deutschland CADFEM Germany GmbH Vollzeit

    Beschreibung der StelleWir suchen ab sofort einen Front Office Coordinator* für die Begrüßung und Betreuung unserer Gäste sowie die Aufnahme der Anliegen unserer Kunden über die Telefonzentrale.

  • Facilities Coordinator

    vor 1 Monat

    80539 München, Deutschland JSD-JLL Services GmbH Vollzeit

    **Facilities Coordinator** **Corporate Accounts - München** Die **Aufgaben** umfassen: - Erster Ansprechpartner für alle Facility relevanten Fragen - Tägliche Kontrolle der eingegangenen Kundenmeldung und Bearbeitung dieser, Meldungsvolumen ca. 200 im letzten Jahr - Neubeschaffung oder Änderung von Equipment, Dienstleistungen und...