Office Coordinator

vor 3 Monaten

München, Deutschland Gensler Vollzeit

Deine Rolle
- Unser Gensler München Team sucht einen Office Coordinator (m/w/d) in Vollzeit (40h/Woche). In dieser Funktion bist Du sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere Kunden von zentraler Bedeutung im Büro. Du trägst nicht nur die Verantwortung für die Teams, die Du unterstützt, sondern auch für die Räumlichkeiten, in denen wir arbeiten.
- Du wirst dich in einem schnelllebigen Umfeld wohlfühlen, in dem Proaktivität und Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sind. Du bist in der Lage, dich schnell an unsere Kultur, unsere Führungskräfte und Teams zu gewöhnen und kannst dich in unseren verschiedenen Ressourcen und Wissensnetzwerken zurechtzufinden. Als offener, kommunikativer Mensch wird es Dir leicht fallen, nicht nur das Münchener Büro zu betreuen, sondern dich auch mit unserem Berliner Team zu vernetzen, das Du bei einigen administrativen Aufgaben unterstützen wirst. Du bist im Münchener Büro tätig und berichtest an den Studio Director des Münchner Büros.
- Dein Verantwortungsbereich:
- Aktive Unterstützung der Studioleitung bei operativen Aufgaben zu Studioinitiativen, längeren Projekten sowie Terminkoordination von Principal / Senior Members für beide Standorte-
- Allgemeines Büromanagement-
- Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Reisen-
- Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten, Präsentationen in InDesign für beide Standorte, Analysen und Statistiken sowie die Pflege unserer Bibliotheksressourcen-Datenbank-
- Abwicklung der Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache für Projekte-
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen & Kundenterminen, Stundenabrechnungen, Urlaubsanträgen sowie Bewerbung und Koordination von Inhouse-Veranstaltungen für beide Standorte-
- Koordinierung von externen DienstleisternDeine Qualifikationen:

- Mindestens 2 Jahre + Erfahrung in der Dienstleistungsbranche oder in einer ähnlichen Funktion
- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder kaufmännische Ausbildung bevorzugt
- Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind unerlässlich
- Hervorragende Detailgenauigkeit, hervorragende organisatorische und zeitliche
- Fähigkeiten, die Fähigkeit, kurz
- und langfristige Fristen einzuhalten sowie gute Fähigkeiten zur Priorisierung.
- Gute Kenntnisse in Photoshop/Bluebeam und Indesign wären von Vorteil
- Kenntnisse von Workday und Salesforce sind von Vorteil
- Ausgeprägte verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren und proaktiv zu handeln

Leben bei Gensler
- Wir ermutigen jeden Mitarbeiter bei Gensler, ein gesundes und ausgeglichenes Leben zu führen. Zu unseren umfassenden Leistungen gehören eine Altersversorgung und zweimal jährliche Bonusmöglichkeiten.
- Im Rahmen des Engagements des Unternehmens für die berufliche Entwicklung bietet Gensler die Erstattung bestimmter beruflicher Qualifikationen und der damit verbundenen Verlängerungs
- und Prüfungsgebühren an. Darüber hinaus erstatten wir die Studiengebühren für bestimmte förderfähige Programme oder Kurse. Wir betrachten unsere Weiterbildungsprogramme als strategische Investitionen in unsere Zukunft.
- Wir schätzen Vielfalt und verpflichten uns, ein integratives Umfeld für unsere Kollegen zu schaffen. Wenn Du aufgrund einer Behinderung Unterstützung oder eine Unterkunft benötigen, kannst Du uns hier kontaktieren.
- __________________
- Your Role- Our Gensler Munich Team is looking for a full time (40h/week) Office Coordinator (M/F/d). In this role, you will be integral to the experience of both our employees and our clients, taking responsibility not only for the teams you support but also for the space that we work in.You will thrive in a fast-paced environment where the key to success is proactivity and communication. You’ll be able to quickly acclimatise to our culture, leaders and teams and navigate your way around our various resources and knowledge networks. As a natural relationship builder, it will be easy for you to also connect to our Berlin team, which you will support in some administrative assignments. You will be based in the Munich Gensler office and will report to the Studio Director of the Munich Office.What You Will Do- Active support of the studio management in operational tasks on studio initiatives, longer projects as well as diary co-ordination of Principal / Senior Members for both Germany offices
- General office management
- Planning, coordination and monitoring of appointments, meetings and travels
- Creation & updating of documents, presentations in InDesign for both Germany offices, analyses and statistics as well as our Library resource database
- Handling business correspondence in German and English for projects
- Support in the planning and realisation of events & customer meetings, timesheets, time off requests as well as promoting and coordination of in house events for both Germany

  • Office Coordinator

    vor 1 Monat

    München, Deutschland TIFFANY & CO. Vollzeit

    Office Coordinator (M/F/D) Datum der Aktualisierung : today 08.10.2024 Berufsfelder : Personalwesen ...

  • Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    München, Deutschland addendum Pro GmbH Internal Vollzeit

    Für unseren Kunden, ein Finanzinstitut mit Sitz in München, suchen wir ab sofort einen **Office Coordinator (m/w/d)** in **Teilzeit (25-30h nachmittags) **zur Unterstützung des Teams. Gesucht wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt, im Rahmen der **Arbeitnehmerüberlassung mit Option auf Übername**. **Das bietet unser Kunde**: - Kostenlose, schnelle und...

  • Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    München, Deutschland addendum Pro GmbH Vollzeit

    Für unseren Kunden, ein Finanzinstitut mit Sitz in München, suchen wir ab sofort einen **Office Coordinator (m/w/d)** in **Teilzeit (25-30h nachmittags) **zur Unterstützung des Teams. Gesucht wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt, im Rahmen der **Arbeitnehmerüberlassung mit Option auf Übernahme**. **Das bietet unser Kunde**: - Kostenlose, schnelle und...

  • Sales Coordinator Munich

    vor 2 Monaten

    München, Deutschland ETON Vollzeit

    **SALES COORDINATOR - MUNICH** Eton sucht einen "Sales Coordinator" zur Verstärkung unseres Teams in München. Als Sales Coordinator bist du Teil unsers Wholesale Teams und berichtest an den Sales Director Continental Europe. Du bist das Gesicht von ETON für unsere Kunden in allen Stores auf den Flächen und bist für den Erfolg von ETON am POS (point of...

  • Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    80333 München, Deutschland Tiffany & Co. Vollzeit

    Tiffany & Cothe name instills images of Beauty, Romance and the iconic Blue Box. It is a Symbol of Excellence. For more than 180 years, Tiffany has created a legacy of exquisite designs and romantic ideals. Tiffany & Co.'s rich heritage of celebrated artists, historic milestones and magnificent jewelry creates the foundation from which our employees build...

  • Front of House Coordinator

    vor 3 Monaten

    München, Deutschland Merlin Wright Associates Ltd Vollzeit

    Merlin Wright Associates presents this Front of House Coordinator role on behalf of a highly esteemed Munich law firm. Over 150 years old but always focused on the future, they are at the top of their profession. The firm specialises in providing commercially focused, creative advice concerning the obtainment, enforcement, and exploitation of intellectual...

  • Department Coordinator

    vor 1 Monat

    München, Deutschland JetBrains Vollzeit

    At JetBrains, code is our passion. Ever since we started back in 2000, we have been striving to make the strongest, most effective developer tools on earth. By automating routine checks and corrections, our tools speed up production, freeing developers to grow, discover, and create. Our growing team has an immediate opening for a Department Coordinator for...

  • Sales Coordinator

    vor 2 Wochen

    München, Deutschland ubiMaster Vollzeit

    **Sales Coordinator (m/w/d)** Wir von ubiMaster sind einer der am schnellsten wachsenden Bildungsdienstleister Deutschlands. Unser Ziel ist es “Bildung für alle” - unabhängig vom Einkommen und sozialen Status der Eltern zu ermöglichen. Wir helfen Unternehmen, ihre Mitarbeiter:innen und deren Kinder durch Bildungslösungen optimal zu unterstützen bzw....

  • Supply Chain Coordinator

    vor 3 Monaten

    80337 München, Deutschland abakus Personal GmbH & Co. KG, München Vollzeit

    **Viele gute Gründe für uns**: **Neben unserer fairen und attraktiven Vergütung bieten wir Ihnen folgende Zusatzleistungen an**: - Attraktive Vergütung - Mitarbeiterveranstaltungen - Mitarbeiter werben Mitarbeiter - Online Mitarbeiterrabatte z.B. bei Adidas oder O2 - Nach Einarbeitung an zwei Tagen möglich - Sehr gute Erreichbarkeit mit dem...

  • Vfx Coordinator

    Vor 4 Tagen

    München, Deutschland Trixter Vollzeit

    Location München/Berlin Employment Type Permanent Schedule Full-time Years of experience 2-5 **Requirements**: - TRIXTER is currently looking for a VFX Production Coordinator to join our team as soon as possible. - Responsible for setting up, maintaining and wrapping up a project with Producer collaboration. - Organising and attending daily reviews. -...

  • Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    80335 München, Deutschland Kyon Energy Solutions GmbH Vollzeit

    **Your role**: In deiner Rolle als Office Coordinator unterstützt du uns dabei, dass sich jeder Kyonaut bei uns im Büro wohlfühlt. **Your tasks**: - Du bist die Ansprechperson für alle Fragen rund ums Office für interne und externe Ansprechpartner - Du kümmerst dich um den Posteingang und -ausgang, Bestellungen für das Büro und allgemeine...

  • Backoffice Coordinator in Vollzeit

    vor 3 Monaten

    München, Deutschland Enterprise Rent-A-Car Vollzeit

    **Überblick**: Du liebst das Arbeiten in einem dynamischen und spannenden Team im internationalen Umfeld? Als weltgrößter Mobilitätsdienstleister triffst du bei Enterprise auf ein in Deutschland wachsendes internationales Unternehmen mit spannenden Herausforderungen und großartigen Aufstiegschancen. Der Hauptsitz unseres 1957 gegründeten Unternehmens...

  • Clinical Trial Coordinator

    vor 2 Monaten

    München, Deutschland Alira Health Vollzeit

    Join our global team dedicated to innovation and initiative, where physical walls and different time zones don’t limit, but encourage, collaboration. Where all contributions and new ideas are explored with an open mind and work is driven by our shared values: be courageous, be accountable, be honest, be inclusive and elevate others. Job Description...

  • Operations Coordinator

    vor 3 Monaten

    München, Deutschland Westfalia Fruit Vollzeit

    **Come and join the leading #avoexperts** Westfalia Fruit is a leading multinational supplier of fresh fruit and related value added products to global markets. Through our vertically-integrated supply chain we grow, source, ripen, pack, process and market quality avocadoes & fresh produce - 365 days a year & across the globe. With the largest...

  • Junior Invoicing Coordinator

    vor 2 Wochen

    München, Deutschland mytheresa.com Vollzeit

    München Corporate & Business Functions Junior **Junior Invoicing Coordinator - Maternity Cover (w/m/d)**: Zur Unterstützung unseres Invoicing Teams suchen wir eine_n Junior Invoicing Coordinator - Maternity Cover (w/m/d) für unser Büro in München. **WAS DU TUN WIRST**: - Formale und inhaltliche Prüfung der Warenrechnungen unserer internationalen...

  • Customs Coordinator

    vor 2 Monaten

    München, Deutschland mytheresa.com Vollzeit

    München Corporate & Business Functions Mid **Customs Coordinator (w/m/d)**: Zur Unterstützung unseres Customs Teams suchen wir eine_n Customs Coordinator (w/m/d) für unser Büro in München. **WAS DU TUN WIRST**: - Erstellung und Verwaltung von Ausfuhranmeldungen - Einreihung von neuen Produkten in den Zolltarif - Kommunikation mit den zuständigen...

  • Facilities Coordinator

    vor 2 Wochen

    80539 München, Deutschland JSD-JLL Services GmbH Vollzeit

    **Facilities Coordinator** **Corporate Accounts - München** Die **Aufgaben** umfassen: - Erster Ansprechpartner für alle Facility relevanten Fragen - Tägliche Kontrolle der eingegangenen Kundenmeldung und Bearbeitung dieser, Meldungsvolumen ca. 200 im letzten Jahr - Neubeschaffung oder Änderung von Equipment, Dienstleistungen und...

  • People Services Coordinator

    vor 1 Monat

    81829 München, Deutschland Messe München GmbH Vollzeit

    Als einer der bedeutendsten Messeveranstalter der Welt steht die Messe München für faszinierende Erlebnisse und inspirierende Begegnungen. Auf unseren rund 90 Fachmessen im In - und Ausland bieten wir Begegnungsplattformen, auf denen man aus nächster Nähe Innovationen und die Welt von morgen erlebt. Ein vertrauensvolles Miteinander ist die Basis unseres...

  • Visual Merchandising Coordinator

    Vor 2 Tagen

    München, Deutschland Estée Lauder Companies Vollzeit

    **Visual Merchandising Coordinator (m/w/d)**: Estée Lauder Companies Inc zählt zu einem der weltweit führenden Anbietern und Herstellern im Kosmetikbereich. Mit Leidenschaft und Begeisterung arbeiten wir in über 150 Ländern an innovativen Beauty-Produkten. Dank Kreativität und Unternehmergeist behaupten wir eine führende Position im...

  • Junior Buying Assistance Coordinator

    vor 4 Wochen

    München, Deutschland mytheresa.com Vollzeit

    Munich Buying & Merchandising Junior **Junior Buying Assistance Coordinator (f/m/d)**: To support our Buying Assistance team we are searching for a Junior Buying Assistance Coordinator (f/m/d) to be based in our Munich office. **WHAT YOU WILL DO**: - Checking of order confirmations - Processing and releasing of orders in our ERP system - Correspondence...