Office Coordinator

vor 2 Wochen

München, Deutschland Gensler Vollzeit

Deine Rolle
- Unser Gensler München Team sucht einen Office Coordinator (m/w/d) in Vollzeit (40h/Woche). In dieser Funktion bist Du sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere Kunden von zentraler Bedeutung im Büro. Du trägst nicht nur die Verantwortung für die Teams, die Du unterstützt, sondern auch für die Räumlichkeiten, in denen wir arbeiten.
- Du wirst dich in einem schnelllebigen Umfeld wohlfühlen, in dem Proaktivität und Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sind. Du bist in der Lage, dich schnell an unsere Kultur, unsere Führungskräfte und Teams zu gewöhnen und kannst dich in unseren verschiedenen Ressourcen und Wissensnetzwerken zurechtzufinden. Als offener, kommunikativer Mensch wird es Dir leicht fallen, nicht nur das Münchener Büro zu betreuen, sondern dich auch mit unserem Berliner Team zu vernetzen, das Du bei einigen administrativen Aufgaben unterstützen wirst. Du bist im Münchener Büro tätig und berichtest an den Studio Director des Münchner Büros.
- Dein Verantwortungsbereich:
- Aktive Unterstützung der Studioleitung bei operativen Aufgaben zu Studioinitiativen, längeren Projekten sowie Terminkoordination von Principal / Senior Members für beide Standorte-
- Allgemeines Büromanagement-
- Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Reisen-
- Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten, Präsentationen in InDesign für beide Standorte, Analysen und Statistiken sowie die Pflege unserer Bibliotheksressourcen-Datenbank-
- Abwicklung der Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache für Projekte-
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen & Kundenterminen, Stundenabrechnungen, Urlaubsanträgen sowie Bewerbung und Koordination von Inhouse-Veranstaltungen für beide Standorte-
- Koordinierung von externen DienstleisternDeine Qualifikationen:

- Mindestens 2 Jahre + Erfahrung in der Dienstleistungsbranche oder in einer ähnlichen Funktion
- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder kaufmännische Ausbildung bevorzugt
- Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind unerlässlich
- Hervorragende Detailgenauigkeit, hervorragende organisatorische und zeitliche
- Fähigkeiten, die Fähigkeit, kurz
- und langfristige Fristen einzuhalten sowie gute Fähigkeiten zur Priorisierung.
- Gute Kenntnisse in Photoshop/Bluebeam und Indesign wären von Vorteil
- Kenntnisse von Workday und Salesforce sind von Vorteil
- Ausgeprägte verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren und proaktiv zu handeln

Leben bei Gensler
- Wir ermutigen jeden Mitarbeiter bei Gensler, ein gesundes und ausgeglichenes Leben zu führen. Zu unseren umfassenden Leistungen gehören eine Altersversorgung und zweimal jährliche Bonusmöglichkeiten.
- Im Rahmen des Engagements des Unternehmens für die berufliche Entwicklung bietet Gensler die Erstattung bestimmter beruflicher Qualifikationen und der damit verbundenen Verlängerungs
- und Prüfungsgebühren an. Darüber hinaus erstatten wir die Studiengebühren für bestimmte förderfähige Programme oder Kurse. Wir betrachten unsere Weiterbildungsprogramme als strategische Investitionen in unsere Zukunft.
- Wir schätzen Vielfalt und verpflichten uns, ein integratives Umfeld für unsere Kollegen zu schaffen. Wenn Du aufgrund einer Behinderung Unterstützung oder eine Unterkunft benötigen, kannst Du uns hier kontaktieren.
- __________________
- Your Role- Our Gensler Munich Team is looking for a full time (40h/week) Office Coordinator (M/F/d). In this role, you will be integral to the experience of both our employees and our clients, taking responsibility not only for the teams you support but also for the space that we work in.You will thrive in a fast-paced environment where the key to success is proactivity and communication. You’ll be able to quickly acclimatise to our culture, leaders and teams and navigate your way around our various resources and knowledge networks. As a natural relationship builder, it will be easy for you to also connect to our Berlin team, which you will support in some administrative assignments. You will be based in the Munich Gensler office and will report to the Studio Director of the Munich Office.What You Will Do- Active support of the studio management in operational tasks on studio initiatives, longer projects as well as diary co-ordination of Principal / Senior Members for both Germany offices
- General office management
- Planning, coordination and monitoring of appointments, meetings and travels
- Creation & updating of documents, presentations in InDesign for both Germany offices, analyses and statistics as well as our Library resource database
- Handling business correspondence in German and English for projects
- Support in the planning and realisation of events & customer meetings, timesheets, time off requests as well as promoting and coordination of in house events for both Germany

  • Office Coordinator

    Vor 6 Tagen

    München, Deutschland addendum Pro GmbH Internal Vollzeit

    Für unseren Kunden, ein Finanzinstitut mit Sitz in München, suchen wir ab sofort einen **Office Coordinator (m/w/d)** in **Teilzeit (25-30h nachmittags) **zur Unterstützung des Teams. Gesucht wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt, im Rahmen der **Arbeitnehmerüberlassung mit Option auf Übername**. **Das bietet unser Kunde**: - Kostenlose, schnelle und...

  • Administrative Coordinator

    vor 4 Wochen

    München, Deutschland TPSH group Vollzeit

    Join Our Team: Administrative CoordinatorAt TPSH group, a leading player in the insurance sector with a rich history, we are seeking a dedicated individual to fill the role of Administrative Coordinator. This position offers a unique opportunity to contribute to our dynamic team while fostering a supportive and inclusive workplace.Position Summary:Oversee...

  • Front of House Coordinator

    vor 2 Wochen

    München, Deutschland Merlin Wright Associates Ltd Vollzeit

    Merlin Wright Associates presents this Front of House Coordinator role on behalf of a highly esteemed Munich law firm. Over 150 years old but always focused on the future, they are at the top of their profession. The firm specialises in providing commercially focused, creative advice concerning the obtainment, enforcement, and exploitation of intellectual...

  • Supply Chain Coordinator

    vor 2 Wochen

    80337 München, Deutschland abakus Personal GmbH & Co. KG, München Vollzeit

    **Viele gute Gründe für uns**: **Neben unserer fairen und attraktiven Vergütung bieten wir Ihnen folgende Zusatzleistungen an**: - Attraktive Vergütung - Mitarbeiterveranstaltungen - Mitarbeiter werben Mitarbeiter - Online Mitarbeiterrabatte z.B. bei Adidas oder O2 - Nach Einarbeitung an zwei Tagen möglich - Sehr gute Erreichbarkeit mit dem...

  • Backoffice Coordinator in Vollzeit

    vor 2 Wochen

    München, Deutschland Enterprise Rent-A-Car Vollzeit

    **Überblick**: Du liebst das Arbeiten in einem dynamischen und spannenden Team im internationalen Umfeld? Als weltgrößter Mobilitätsdienstleister triffst du bei Enterprise auf ein in Deutschland wachsendes internationales Unternehmen mit spannenden Herausforderungen und großartigen Aufstiegschancen. Der Hauptsitz unseres 1957 gegründeten Unternehmens...

  • Administrative Coordinator

    vor 4 Wochen

    München (Kreis), Deutschland Astera Legal Egbers Hitzer Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB Vollzeit

    Position: Administrative CoordinatorCompany Overview:Astera Legal Egbers Hitzer Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB is a prominent German transaction boutique with a clear focus on corporate transaction financing. Our commitment is to provide client-oriented and tailored high-end consulting services.Role Overview:The role of the Administrative Coordinator...

  • Clinical Trial Coordinator

    vor 1 Woche

    München, Deutschland Alira Health Vollzeit

    Join our global team dedicated to innovation and initiative, where physical walls and different time zones don’t limit, but encourage, collaboration. Where all contributions and new ideas are explored with an open mind and work is driven by our shared values: be courageous, be accountable, be honest, be inclusive and elevate others. Job Description...

  • Operations Coordinator

    vor 4 Wochen

    München, Deutschland Westfalia Fruit Vollzeit

    **Come and join the leading #avoexperts** Westfalia Fruit is a leading multinational supplier of fresh fruit and related value added products to global markets. Through our vertically-integrated supply chain we grow, source, ripen, pack, process and market quality avocadoes & fresh produce - 365 days a year & across the globe. With the largest...

  • Customs Coordinator

    vor 21 Stunden

    München, Deutschland mytheresa.com Vollzeit

    München Corporate & Business Functions Mid **Customs Coordinator (w/m/d)**: Zur Unterstützung unseres Customs Teams suchen wir eine_n Customs Coordinator (w/m/d) für unser Büro in München. **WAS DU TUN WIRST**: - Erstellung und Verwaltung von Ausfuhranmeldungen - Einreihung von neuen Produkten in den Zolltarif - Kommunikation mit den zuständigen...

  • Junior Buying Assistance Coordinator

    vor 4 Wochen

    München, Deutschland mytheresa.com GmbH Vollzeit

    Junior Buying Assistance CoordinatorTo support our Buying Assistance team we are searching for a Junior Buying Assistance Coordinator to be based in our Munich office.WHAT YOU WILL DOChecking of order confirmations in our ERP systemProcessing and releasing of orders in our ERP systemCorrespondence with our international suppliers concerning deviations to our...

  • Sales and Reservation Coordinator

    vor 3 Wochen

    81829 München, Deutschland Ramada Encore by Wyndham Munich Messe Vollzeit

    Wir suchen nach einem engagierten Sales and Reservation Coordinator (m/w/d), der bereit ist, uns bei der Maximierung unserer Einnahmen zu unterstützen. Bei uns wirst du die Gelegenheit haben, in einer dynamischen Umgebung zu arbeiten, in der du deine Fähigkeiten zur strategischen Preisgestaltung und Prognose einsetzen kannst. Also, wenn du eine...

  • Junior Intake Coordinator

    vor 21 Stunden

    81925 München, Deutschland Novocure Vollzeit

    Location: Munchen, DE, 81925- Description: - Novocure is a global publicly-traded commercial-stage oncology company developing a profoundly different cancer treatment therapy called tumor treating fields (TTFields) for patients with solid tumors. TTFields therapy is a non-invasive, novel, antimitotic treatment modality which utilizes proprietary technology...

  • Junior Inbound Logistics Coordinator

    vor 2 Wochen

    München, Deutschland New Flag GmbH Vollzeit

    Das erwartet Dich bei uns Als Junior Inbound Logistics Coordinator (m/w/d) stellst Du sicher, dass unsere Ware zum gewünschten Zeitpunkt auf dem effizientesten Weg in unserem Lager eintrifft. Du kümmerst Dich nicht nur um die korrekte Verzollung, sondern stellst sicher, dass alle sendungsbegleitenden Papiere korrekt ausgestellt sind und bearbeitest diese....

  • Entry-Level Global Relocation and Sales Coordinator

    vor 4 Wochen

    Kirchheim bei München, Bayern, Deutschland Intermove GmbH Vollzeit

    Entry-Level Global Relocation and Sales CoordinatorIntermove GmbH is a premier value-added logistics provider in the Munich area, specializing in international relocation logistics, combined pet transport, project management, and office logistics.Position OverviewWe are looking to enhance and expand our operations with the addition of an Entry-Level Global...

  • IWC Retail Operation Coordinator

    vor 1 Monat

    München, Deutschland Richemont Vollzeit

    Mission: As the Retail Operations Coordinator for IWC Schaffhausen, your mission is to enhance the brand's presence and performance in the retail market by overseeing and optimizing all aspects of store operations. You will ensure that each boutique reflects the prestigious image of IWC Schaffhausen, delivering an exceptional and consistent customer...

  • Process/project Management Officer

    vor 2 Wochen

    München, Deutschland Jobactive GmbH Vollzeit

    **Ihre Aufgaben**: - Administrative Unterstützung des Director Customer Experience Excellence. - Sie bearbeiten Beschaffungsprozesse in SAP, inklusive der sachlichen Prüfung und Freigabe elektronischer Rechnungen. - Meeting-Organisation: Sie organisieren Meetings, koordinieren Termine und sorgen für reibungslose Abläufe. - Vertragsmanagement und...

  • Payment & Fraud Coordinator (F/m/d)

    Vor 2 Tagen

    München, Deutschland Mytheresa Vollzeit

    To support our Payment & Fraud team we are searching for a Payment & Fraud Coordinator (f/m/d) to be based in our Munich office. Tasks - Fraud check of orders and handling of all customer-related payments/refunds - Monitoring and tracking of fraudulent orders, 2nd level support for payment-related requests - International fraud management: identification,...

  • Facilities Coordinator

    vor 1 Stunde

    80807 München, Deutschland JSD-JLL Services GmbH Vollzeit

    Für unsere Standorte in **München **suchen wir Dich zur Verstärkung unseres Facility Management Teams zum nächstmöglichen Termin als **Technische Objektleitung (M/F/d)** **Über JLL** Wir sind JLL. Wir sind ein globales Dienstleistungs - und Investmentmanagementunternehmen, das sich auf Immobilien spezialisiert hat. Wenn Du Deine Karriere...

  • Junior Inbound Logistics Coordinator

    vor 4 Wochen

    München, Deutschland New Flag GmbH Vollzeit

    Das erwartet Dich bei uns Als Junior Inbound Logistics Coordinator (m/w/d) stellst Du sicher, dass unsere Ware zum gewünschten Zeitpunkt auf dem effizientesten Weg in unserem Lager eintrifft. Du kümmerst Dich nicht nur um die korrekte Verzollung, sondern stellst sicher, dass alle...

  • HR Coordinator

    vor 3 Wochen

    München, Deutschland Käfer Service GmbH Vollzeit

    **WO SIE ARBEITEN**: - “Qualität aus Leidenschaft” - dieser Leitsatz ist unser Schlüssel zum Erfolg. Unser fast 100 jähriger kleiner Münchner Familienbetrieb ist im Laufe der Zeit zu einem international tätigen Unternehmen mit € 200 Millionen Umsatz und 1500 Mitarbeitern gewachsen. Die Käfer Gruppe umfasst die Sparten Gastronomie, Handel und...