Administrative Coordinator

Vor 3 Tagen

Frankfurt am Main, Deutschland Moody's Investors Service Vollzeit

Imagine what we can INSPIRE with you

Moody’s empowers people to make better decisions and achieve brighter futures. This is what motivates us to bring out the best in our products and our people. Join us. Forward Together.

Department

Regional Organisation

Role/Responsibilities

**Senior Management Team Support**
Provide high level support for the senior management team, to include all aspects of administration with strong focus on calendar/diary management, in-box management, travel and expenses coordination and absorption of administrative tasks; uses initiative to relieve manager of detail work. Create management level PowerPoint presentations and preparation of related data/documentation for review
** Line of Business Wide Support**
Provide general administrative support for line of business wide activities including updating of organisation charts, managing and reviewing expenses and ensuring any issues are dealt with prior to approval. Involvement in group event planning and in group-wide initiatives as assigned and any additional projects as determined by the Office Manager.

**Administrative Back-Up**
As needed, support the Admin team and other line of business as necessary. During vacations and times of absence, provide back-up in order to ensure uninterrupted flow of operations with regard to support staff, technology and all office issues.

**Line of Business Liaison to Support Groups**
Act as liaison for department to support groups within Moody’s (e.g. Human Resources, Building Services, Technology, Finance, Business Planning and Communications, etc.) to ensure group’s needs are understood and met.

**Personnel Management**
Assist the Office Manager, as advised, with aspects of personnel management including on-boarding of new hires, promotions, transfers and terminations and periodic data integrity checks of Human Resources databases (i.e., Workwise HRMS). Also includes ad hoc reporting of personnel information to department management as requested.

**Meeting Coordination**
Process meeting requests including setting up appointments, reserving conference rooms, requesting security passes for guests, arranging for teleconference numbers, refreshments, handouts, webex etc.

**Travel & Entertainment (T&E)**
Arrange all travel for team members including air, rail, car service, and hotel and conference registrations in a timely manner and working to ensure that the most economical options are taken advantage of. Timely and accurate preparation and submission of reports for each analyst supported, ensuring that company policies are followed and organised documentation including currency and Visas.

**Change Agent**
Assist in reviewing department administrative processes, consistently implementing best practices, efficiency improvements and establishing new processes when necessary. Establish clear protocols on standards of service and identify competencies within the Administrative team.

**Event Planning**
Assist/coordinate and plan department-wide and team events including group meetings, off-sites, outings and receptions.

**Space Management**
Assist/oversee department space usage, coordinating all moves, renovations, space upgrades, etc. in liaison with the Office Managers.

**Correspondence**
Timely and accurate preparation of various correspondence for the lines of business.

**Other**
May be called upon to take an additional responsibility and/or other tasks as assigned

**Qualifications**:

- A strong and proven background of working in a corporate environment for a larger group of people including team leader.
- Solid understanding of Microsoft Office:

- WORD: ability to create and modify communications using features such as header/footers, pagination, tables, mail merges, hyperlinks, etc.
- EXCEL: strong working knowledge of Excel and the ability to understand, create and use functions and formulas to create workbooks, pivot tables, charts and graphs.
- POWERPOINT: ability to create and modify presentations using advanced functions such as animation and transition, inserting charts, graphs and objects and merging presentations.
- Strong organisational and time management skills.
- multi-tasking and ability to shift priorities.
- Strong interpersonal skills and phone manner.
- Strong communication skills both written and verbal;
- Fluency in German and English is crucial.
- Ability to independently compose general correspondence, memos and other documents for distribution to internal and external clients of all levels.
- Experience and proven ability to handle highly confidential matters with discretion.
- Ability to exercise good judgment and decision-making.
- Strong orientation toward teamwork.
- Ability to work independently requiring mínimal direction.

Moody’s is an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, disability, protected veteran status, sexual orien

  • Administrative Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Frankfurt Am Main, Deutschland University of Pennsylvania Vollzeit

    University Overview The University of Pennsylvania, the largest private employer in Philadelphia, is a world-renowned leader in education, research, and innovation. This historic, Ivy League school consistently ranks among the top 10 universities in the annual U.S. News & World Report survey. Penn has 12 highly-regarded schools that provide opportunities...

  • Administrative Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Frankfurt Am Main, Deutschland University of Pennsylvania Vollzeit

    University Overview The University of Pennsylvania, the largest private employer in Philadelphia, is a world-renowned leader in education, research, and innovation. This historic, Ivy League school consistently ranks among the top 10 universities in the annual U.S. News & World Report survey. Penn has 12 highly-regarded schools that provide opportunities...

  • Research Administrative Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Frankfurt Am Main, Deutschland University of Pennsylvania Vollzeit

    University Overview The University of Pennsylvania, the largest private employer in Philadelphia, is a world-renowned leader in education, research, and innovation. This historic, Ivy League school consistently ranks among the top 10 universities in the annual U.S. News & World Report survey. Penn has 12 highly-regarded schools that provide opportunities...

  • Administrative Coordinator

    Vor 4 Tagen

    Frankfurt am Main, Deutschland Moody's Vollzeit

    **Senior Management Team Support** Provide high level support for the senior management team, to include all aspects of administration with strong focus on calendar/diary management, in-box management, travel and expenses coordination and absorption of administrative tasks; uses initiative to relieve manager of detail work. Create management level PowerPoint...

  • Administrative Coordinator Clinical Operations

    vor 7 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland CTC Resourcing Solutions Vollzeit

    **Das Life Science Karriere Netzwerk** CTC vereint Experten aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir helfen Unternehmen, die besten Talente zu finden und zu binden; mit unseren Projekten unterstützen wir sie, innovative Behandlungsmethoden für Patienten zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidaten begleiten wir in ihrer beruflichen...

  • Administrative Coordinator Professional

    vor 7 Monaten

    Frankfurt Am Main, Deutschland BI International GmbH Vollzeit

    **Tasks & responsibilities**: - As an Assistant, you will be entrusted with the responsibility of providing operational and administrative support, offering you a high degree of international exposure. - One of your duties will be the comprehensive management of travel itineraries, which includes the organization of trips, tracking of travel budgets, and...

  • Administrative Coordinator Professional

    vor 3 Wochen

    Ingelheim am Rhein, Deutschland Aktiv Personal-Service GmbH - Mainz Vollzeit

    Aktiv Personal-Service:Der Name steht für Kompetenz, Fairness und Seriosität.Seit knapp 30 Jahren sind wir bei AKTIV Personal-Service als Personaldienstleistung erfolgreich – und das nicht nur, weil uns Mitarbeitende und Kunden am Herzen liegen, sondern auch, weil wir für Sie an vielen Standorten in Deutschland erreichbar sind.Administrative Coordinator...

  • Administrative Coordinator Professional

    Vor 5 Tagen

    Ingelheim am Rhein, Deutschland Aktiv Personal-Service GmbH - Mainz Vollzeit

    Aktiv Personal-Service: Der Name steht für Kompetenz, Fairness und Seriosität. Seit knapp 30 Jahren sind wir bei AKTIV Personal-Service als Personaldienstleistung erfolgreich – und das nicht nur, weil uns Mitarbeitende und Kunden am Herzen liegen, sondern auch, weil wir für Sie an vielen Standorten in Deutschland erreichbar sind. Administrative...

  • Backoffice Coordinator in Vollzeit

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland Enterprise Mobility Vollzeit

    **Overview**: Du liebst das Arbeiten in einem dynamischen und spannenden Team im internationalen Umfeld? Als weltgrößter Mobilitätsdienstleister triffst du bei Enterprise auf ein in Deutschland wachsendes internationales Unternehmen mit spannenden Herausforderungen und großartigen Aufstiegschancen. Der Hauptsitz unseres 1957 gegründeten Unternehmens...

  • Store Operations Coordinator

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Deutschland Grafton Deutschland Vollzeit

    **Im Auftrag unseres Kunden - bekannt für luxuriöses Reisegepäck - suchen wir für den Standort Frankfurt einen Store Operations Coordinator (gn) in Vollzeit.** **Im Auftrag unseres Kunden - bekannt für luxuriöses Reisegepäck -**suchen wir für den Standort Frankfurt einen Store Operations Coordinator (gn) in Vollzeit.** **Ihre Aufgaben**: -...

  • HR Coordinator

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Qatar Airways Vollzeit

    We have an exciting opportunity to join our International Human Resources team as Human Resources Administrative Coordinator (Central Europe) Based in Frankfurt, you will provide administrative support to line managers across in the areas of employee relations, compensation and benefits, leadership development, performance management, and talent...

  • Office Coordinator

    vor 7 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Aurora World GmbH Vollzeit

    Plüschspielzeug ist unsere Leidenschaft und so arbeitet Aurora World schon seit über 40 Jahren erfolgreich im Markt. Unser Antrieb ist es, mit außergewöhnlicher Kreativität, großem Fachwissen und engagierten MitarbeiterInnen etwas Besonderes zu erschaffen. So zählt die Aurora World heute weltweit zu den führenden Herstellern von...

  • Sales & Marketing Coordinator

    Vor 5 Tagen

    Frankfurt am Main, Deutschland Hotel Co 51 Vollzeit

    Hotel Co 51 is looking for a **Sales and Marketing Coordinator**. As the Sales and Marketing Coordinator, you serve as a support for the Regional Sales position and you are a point of contact between customers as required. In this role, the coordinator utilizes sales research, prospecting client facing techniques, administrative tasks, to maximize revenue...

  • HR Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Frankfurt am Main, Deutschland Encore Global Vollzeit

    Encore entwickelt Eventerlebnisse, die in Erinnerung bleiben, begeistern und den Wandel in Unternehmen aktiv unterstützen. Als weltweit führendes Event-Produktionsunternehmen, liefert das globale Encore-Team, bestehend aus Kreativen, Vordenker und Experten, echte Ergebnisse durch Strategie und Kreativität, innovative Technologie, digitale Lösungen sowie...

  • HR Coordinator

    Vor 3 Tagen

    Frankfurt am Main, Deutschland Encore Global Vollzeit

    Encore entwickelt Eventerlebnisse, die in Erinnerung bleiben, begeistern und den Wandel in Unternehmen aktiv unterstützen. Als weltweit führendes Event-Produktionsunternehmen, liefert das globale Encore-Team, bestehend aus Kreativen, Vordenker und Experten, echte Ergebnisse durch Strategie und Kreativität, innovative Technologie, digitale Lösungen sowie...

  • Human Resources Coordinator

    Vor 2 Tagen

    Frankfurt am Main, Deutschland Frankfurt Marriott Hotelmanagement GmbH Vollzeit

    **Human Resources Coordinator (m/w/d)**: **HUMAN RESOURCES COORDINATOR (M/W/D)** Frankfurt Marriott Hotel **Darf’s ein bisschen mehr sein?** - Wir wissen was Sie leisten, daher bieten wir Ihnen neben einem **fairen Gehalt** und **planbaren**Arbeitszeiten **auch** Urlaubs - & Weihnachtsgeld** - Ein **familiäres und diverses Team** aus vielen...

  • HR Assistant

    vor 2 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Cloud Imperium Games Vollzeit

    Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung für unser kleines HR Team in unserem Studio in Frankfurt auf flexibler Teilzeitbasis (20 Stunden). **HR Assistant / Coordinator** (All Genders) In dieser sowohl administrativen als auch serviceorientierten Rolle betreust du Themen vom On - bis zum Offboarding. Am Standort agierst du als zentrale...

  • Front Desk Coordinator

    vor 3 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Tatenwerk Frankfurt GmbH Vollzeit

    **Unser Kunde, Ihr neuer Arbeitgeber**: Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Karriere als **Front Desk Coordinator / Assistant in Teilzeit (m/w/d)**, bei unserem Kunden, ein führender Anbieter von cloudbasierten Lösungen für die globale Life-Sciences-Industrie auf die nächste Stufe zu heben. Unser Kunde unterstützt Pharma - und...

  • Course Coordinator

    vor 4 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland KERN AG Vollzeit

    **Course Coordinator (m/w/d) - in Vollzeit / in Frankfurt/Main** **Arbeitgeber**:KERN AG Training **Stellenbeschreibung**:Für unsere Zentrale in **Frankfurt am Main** suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine/n Mitarbeiter/in als Course Coordinator, die/der unser Team kompetent, freundlich und eigenverantwortlich ergänzt, zunächst befristet auf 24...

  • Marketing & Customer Support Coordinator (m/w/d)

    vor 3 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Merz Lifecare Vollzeit

    Marketing & Customer Support Coordinator (m/w/d) Frankfurt am Main | Vollzeit | Mit Berufserfahrung ab 10.10.24 Marketing & Customer Support Coordinator (m/w/d) Unsere führende Position auf dem Massmarket ist das Ergebnis von Innovation, Unternehmergeist und dem Engagement all unserer Mitarbeitenden. Ein spannendes Produktportfolio, eine klare...