Personal Assistant
vor 3 Wochen
job description:
**About Hiscox**
- Hiscox is an international specialist insurer with over 100 years’ experience. With over 3,000 employees across 14 countries and 35 offices, we provide tailored insurance solutions to businesses and individuals with unusual and often complicated insurance needs, covering _risks ranging from marine, terrorism, aerospace and cybercrime through to high value personal insurance, such as fine art, luxury motor, kidnap and ransom.
**Your role**
You will play an important role as an invaluable team member in the core of our business. As such, you will provide high level administrative support to our European Chief Underwriting Officer and European heads of department. You enjoy managing multiple tasks simultaneously and focus on delivering high quality results while meeting tight deadlines. You embrace new challenges and are keen to learn, develop and shape your own role. You love being in a position where all roads run together and enjoy organizing your managers’ business lifes, working with multiple personalities and cultures as a reliable partner at eye level.
**Your key responsibilities**
- Manage complex and busy diaries and coordinate internal and external meetings
- Arrange international travel and submit expenses
- Act as a “gate-keeper” and manage correspondence and filing systems
- Ensure that the CUO is well prepared for upcoming meetings by collating input from his team, compiling and preparing reports and presentations
- Take minutes in management meetings and proactively assist with meeting deadlines, manage action points and follow-ups
- Help embed the usage of Microsoft SharePoint, Teams and other digital collaboration tools in day-to-day executive and team’s lives
- Organize team bonding activities, offsites and events, as well as the Annual Technical Underwriting Audits
- Provide back-up cover to the CEO Europe’s Assistant during holidays and absences
- Assist with other ad hoc project work as and when required by the managers.
person specification:
**Qualifications**
- ** Excellent English language skills** (written and spoken), ideally native speaker. German and other languages are a plus.
- Advanced working knowledge of the Microsoft Office Suite with a high affinity to working digitally (SharePoint, OneNote, OneDrive)
- Experience in managing multiple executives, with the ability to adapt to differing needs of the stakeholders; proactive, pragmatic and efficient working style with little guidance
- Ability to plan ahead and make accurate judgement on prioritising tasks
- Reliably deliver high quality results by paying attention to detail
- Act with integrity and discretion, treating sensitive information and documents confidentially
- Open-minded, empathetic individual with a positive ‘can-do’ attitude, able to build strong working relationships
**Why Hiscox?**
Hiscox is special in many ways: we foster open feedback, a fresh and dynamic, non-hierarchical spirit, and we are proud of our inclusive, collaborative team. Join Hiscox, where you will have the remit to make a real difference:
- We encourage and enable you to constantly grow and learn by offering internal and external trainings including new joiner events
- We offer an attractive and highly competitive remuneration
- You will enjoy outstanding benefits: we support a healthy work life balance by offering a **hybrid working model incl. home office and sabbaticals**; fitness and wellbeing offers
- We offer comprehensive social benefits (e.g., transportation and lunch allowances, company pension scheme)
- You will work with your teammates in a modern office with state-of-the-art IT equipment **in Munich’s city center, with a good public transportation infrastructure (Hackerbrücke)**
LI-MS1
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Assistenz Der Geschäftsführung
vor 7 Monaten
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitDie VTR Service GmbH sucht eine dynamische Personal Assistant, langfristig und auf Augenhöhe. Da der Geschäftsführer mehrere Rollen einnimmt, z.B. als Interim CEO bzw. CRO (Chief Restructuring Officer) für namenhafte Unternehmen, und gleichzeitig Geschäftsführer und strategischer Kopf der VTR ist, profitiert auch seine Assistenz von vielseitigen...
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Assistenz Der Geschäftsführung
vor 7 Monaten
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitHybrid, remote mit Reisetätigkeit, Vollzeit, unbefristet JOIN US INTO THE FUTURE! **Möchten Sie sich in dieses dynamische und agile Umfeld durch Ihr Organisationstalent einbringen und somit einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten? **Die VTR Service GmbH unterstützt Unternehmen und Konzerne im gesamten deutschsprachigen Raum bei der...
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Personal Assistant
vor 2 Wochen
Munich, Deutschland CELUS VollzeitYour responsibilities We are seeking a self-motivated and enthusiastic Personal Assistant (M/F/d) to support our CEO in an exciting and fast-paced role. To be successful in it, you should be well-organized, have great time management skills and be able to act without guidance. Ultimately, you will contribute to the efficiency of our business by providing...
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Executive Assistant
vor 7 Monaten
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH VollzeitDirektvermittlung, Vollzeit Unsere Kunden gehören zu den renommiertesten Unternehmen im Bereich Unternehmensberatung, Vermögensverwaltung und Executive Search. Auch innovative Branchen wie Tech-Startups oder IT sind vertreten. PLU HIRE a Top Assistant übernimmt den spezialisierten Such - und Auswahlprozess für Schlüssel-Assistenz-Positionen auf Top...
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Personal Assistant
vor 2 Wochen
Munich, Deutschland WorkSmart Vollzeit**Personal Assistant im Partnersekretariat (m/w/d)**: - Referenznummer 54676 Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im **Office** **Management**? Sie sind ein **Organisationstalent**? Zudem zeichnen Sie sich durch ihre **eigenständige**, **strukturierte** und **teamorientierte Arbeitsweise** aus? **Dann bewerben Sie sich jetzt!** Für...
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Personal Assistant
vor 2 Wochen
Munich, Deutschland Poolia Deutschland GmbH Vollzeit**Personal Assistant im Partnersekretariat (m/w/d)**: - Referenznummer 52174 Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im **Office** **Management**? Sie sind ein **Organisationstalent**? Zudem zeichnen Sie sich durch ihre **eigenständige**, **strukturierte** und **teamorientierte Arbeitsweise** aus? **Dann bewerben Sie sich jetzt!** Für...
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Personal Assistant
vor 2 Wochen
Munich, Deutschland WorkSmart Vollzeit**Personal Assistant im Partnersekretariat (m/w/d)**: - Referenznummer 56393 Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im **Office** **Management**? Sie sind ein **Organisationstalent**? Zudem zeichnen Sie sich durch ihre **eigenständige**, **strukturierte** und **teamorientierte Arbeitsweise** aus? **Dann bewerben Sie sich jetzt!** Für...
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Personal Assistant
vor 3 Wochen
Munich, Deutschland Poolia Deutschland GmbH Vollzeit**Personal Assistant im Partnersekretariat (m/w/d)**: - Referenznummer 50918 Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im **Office** **Management**? Sie sind ein **Organisationstalent**? Zudem zeichnen Sie sich durch ihre **eigenständige**, **strukturierte** und **teamorientierte Arbeitsweise** aus? **Dann bewerben Sie sich jetzt!** Für...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Munich, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit**Haben Sie Lust auf eine neue Herausforderung, die Folgendes mit sich bringt**: - Sie halten Ihrem Vorgesetzten den Rücken frei und leisten dabei einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg und weiteren Wachstum - Sie lernen interessante Persönlichkeiten kennen und agieren in einem dynamischen Umfeld - Sie entwickeln sich fachlich und persönlich...
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Personal Assistant
vor 7 Monaten
Munich, Deutschland Eversheds Sutherland Germany Vollzeit**Eversheds Sutherland Germany**: **Jobbeschreibung**:** Personal Assistant / Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d) für den Bereich Gewerblicher Rechtsschutz** **Eversheds Sutherland hat eine Vision.** Wir stehen für verantwortungsbewusstes Unternehmertum, transformativen technologischen Wandel und ein offenes, smartes und fortschrittliches Arbeitsumfeld...
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Personal Assistant für Lohnbuchhaltung und Controlling
vor 2 Monaten
Munich, Bayern, Deutschland Securitas GmbH ÖPV VollzeitBeschreibung der StelleAls Personal Assistant in der Lohnbuchhaltung und im Controlling bei Securitas GmbH ÖPV werden wir Sie erwartet, um unsere internen Prozesse zu unterstützen und unser Team weiterzuentwickeln.AufgabenbereichVorbereitung und Abrechnung von MitarbeiternstellenErstellung von Rechnungen auf Basis von LeistungsnachweisenUnterstützung im...
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Teamassistenz / Personal Assistant (M/w/d)
vor 7 Monaten
Munich, Deutschland WorkSmart Vollzeit**Teamassistenz / Personal Assistant (m/w/d)**: - Referenznummer 60591 Sie suchen eine neue Aufgabe im **Office Management?** Sie besitzen eine **strukturierte** und **genaue Arbeitsweise**? Zudem sind Sie ein **Organisationtalent** und bringen ein hohes Maß an **Kommunikationsfähigkeit** mit? **Dann warten Sie nicht länger und bewerben sich...
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Personal Assistant Family Office
vor 7 Monaten
Munich, Deutschland WorkSmart Vollzeit**Personal Assistant Family Office (m/w/d)**: - Referenznummer 60811 Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im Assistenzbereich? Sie sind ein Organisationstalent? Zudem verfügen Sie über eine kommunikative Art und haben eine serviceorientierte und selbstständige Arbeitsweise? **Dann bewerben Sie sich jetzt!** Für unseren Kunden,...
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Personal Assistant Family Office
vor 3 Wochen
Munich, Deutschland Poolia>>WorkSmart Vollzeit**Personal Assistant Family Office (m/w/d)**: - Referenznummer 52516 Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im Assistenzbereich? Sie sind ein Organisationstalent? Zudem verfügen Sie über eine kommunikative Art und haben eine serviceorientierte und selbstständige Arbeitsweise? **Dann bewerben Sie sich jetzt!** Für unseren Kunden,...
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Junior Personal Assistant
vor 7 Monaten
Munich, Deutschland Ray Sono AG VollzeitAls Junior Personal Assistant (all genders) schaffst du es, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, ohne dabei deine gute Laune oder den Überblick zu verlieren. - Du hältst unserer Geschäftsleitung mit deinem Planungs - und Organisationsgeschick den Rücken frei und hilfst dabei, Job und Privatleben in Einklang zu bringen. - Du bist...
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Personal Assistant to Managing Director
vor 3 Wochen
Munich, Deutschland JetBrains VollzeitOur Munich office has an immediate opening for a Personal Assistant to Managing Director. This is a great opportunity to become part of the expanding JetBrains family and build yourself an exciting future with us. **Responsibilities**: - Acting as the first point of contact and taking the load from the managing director: dealing with correspondence and...
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Personal Assistant
vor 2 Wochen
Munich, Deutschland Van Cleef & Arpels VollzeitReference Code: 88383**Personal Assistant - Germany (W/M)**: - Munich, BY, DE- Permanent**WHO ARE WE?** A High Jewelry Maison with a strong heritage who promotes exceptional know-how in an enchanting and creative environment! Our Maison is looking for talented individuals who contribute to developing and transmitting their expertise with care and no...
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Personal Assistant
vor 2 Wochen
Munich, Deutschland Van Cleef & Arpels VollzeitCode de référence: 88383**Personal Assistant - Germany (W/M)**: - Munich, BY, DE- Permanent**QUI SOMMES-NOUS?** Une Maison de Haute Joaillerie qui valorise des savoir-faire exceptionnels dans un univers empreint de créativité, d'enchantement, de culture et de poésie ! Notre Maison recherche des hommes et des femmes aux multiples talents qui...
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Office Coordinator
vor 7 Monaten
Munich, Deutschland Competenz GmbH Personaldienstleistungen VollzeitWirtschaftskanzlei Unser Kunde ist eine renommierte, internationale Wirtschaftskanzlei im Herzen Münchens. Im Rahmen der Personalvermittlung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Standort München in Vollzeit eine*n Office Coordinator / Personal Assistant (m/w/d) **Ihre Aufgabe**: - Terminkoordination - Reisemanagement - Aktenführung -...
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Executive Assistant
vor 3 Wochen
Munich, Deutschland inveox GmbH VollzeitYour tasks As an Executive Assistant, you will support our leadership team in all administrative and organizational tasks. You are responsible for structuring the day-to-day business and making sure that "things run smoothly". You think ahead, anticipate tasks and have your demanding work area under control. With your support you enable our CEOs to focus on...