Team and Office Assistant

vor 1 Woche

Ulm, Deutschland HORI2ON TF GmbH Vollzeit

Wir sind ein Haufen an jungen Köpfen, mit einer außergewöhnlich digitalen Ausprägung und Willen uns in spezifischen Fachbereichen weiterzuentwickeln. Eigenständig sowie im Team, bringen wir uns Kompetenzen bei und setzen diese in vielseitigen Projekten für kleine
- und mittelständische Unternehmen ein.

Aufgaben

Du unterstützt uns in allen wesentlichen administrativen und organisatorischen Arbeitsabläufen des Tagesgeschäfts innerhalb von folgenden Themen und Bereiche:

- Accounting: Du bereitest die Buchhaltung zur Erstellung der Monats
- und Jahresabschlüsse durch

den Steuerberater vor, verwaltest und prüfst eingehende Rechnungen auf Richtigkeit erstellst und versendest Kundenabrechnungen sowie fürst Zahlungsüberweisungen durch.
- HR: Du unterstützt uns bei der Suche der richtigen Kandidat: innen für die Erweiterung unseres Teams,

koordinierst den On
- und Offboardingprozess unserer Mitarbeitenden und gestaltest das Talent Management / Employee Development mit.
- Office / Event Manager: Du unterstützt uns bei der Verwaltung unseres Coworking spaces, bei der Organisation von eigenen und Kundenevents sowie führst Gespräche mit aktuellen und potenziellen Kunden und Lieferanten durch.
- Projektmanagement: Du springst gerne bei Bedarf ein und unterstützt uns bei unterschiedlichen Todos inner
- und außerhalb von Kundenprojekten, wie z. B. Erstellung von Präsentation, Vor
- und Nachbereitung von Daten und/oder Workshops.
- Qualitätsmanagement: Du hast ein Auge fürs Detail und stellst gemeinsam mit unseren

Projektmanagern sicher, dass unsere internen Richtlinien stets eingehalten werden.
- Sonstiges: Du bist gerne ein Springer, Du siehst jede neue Aufgabe als eine Herausforderung und Chance, Dich weiterzuentwickeln und hilfst das Team, wo immer sie Hilfe benötigt.

Nicht alles davon musst Du bereits können. Je nach Kapazitäten und Interessen, die Du mitbringst, führen wir Dich in den Themen ein.

Qualifikation
- Wir brauchen keinen Bachelor
- oder Masterabschluss.
- Wir suchen vor allem Menschen mit Empathie, Kommunikationsstärke und ein händchen für Struktur. Ein bisschen Lebenserfahrung kann in diesem Job auch sehr hilfreich sein.
- Ein gespenstig gutes Organisationstalent, Deine zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise und eine lebendige Eigeninitiative runden Dein Profil ab.
- Deine fließenden Deutsch
- und Englischkenntnisse lassen Dich bei der Kommunikation mit Kunden und Kolleg: innen nicht blass aussehen. Weitere Sprachkenntnisse sind im internationalen Umfeld unseres Unternehmens von Vorteil.

**Benefits**:
Was der Arbeitsmarkt vielleicht als Benefits betrachtet, sehen wir als selbstverständlich:

- Dezentral aber nicht ohne Zentrale: unsere Mitarbeiter: innen können selbst aussuchen, ob sie in eines unserer Büros oder mobil arbeiten. Davon unabhängig sind Arbeitstage bei Kunden. Reisetätigkeiten hängen von Kunden ab, jedoch beschränken sich auf max. 50% der Arbeitszeit.
- Wenn frischer Wind weht, schließen einige die Fenster, Andere setzen die Segel: wir haben die Erfahrung gemacht, dass auch junge Leute unglaublich schnell in unseren Themen sich einarbeiten und bei Kunden tolle Ergebnisse liefern können. Wir setzen einen großen Wert auf die eigene Motivation. Also, wenn Du Ehrgeizig bist und bereit bist Dich in unseren Themen reinzubeißen, melde Dich.
- Work smart statt work hard: ein "frischer Kopf" und mehr Wert als eine "Rechenmaschine". In unserem Alltag beraten wir und setzen Themen um bei Unternehmen und für Unternehmer: innen in komplexen Situationen. Dafür braucht man stets ausgeruhte und ausgeglichene Mitarbeiter: innen. Wir erwarten normale Arbeitszeiten, jedoch nicht mehr als 40 Stunden pro Woche. Die Zeiteinteilung ist jedem selbst überlassen. Wichtig ist, dass die Arbeit in der richtigen Zeit und Qualität erledigt wird. Und wenn es zu viele Themen auf dem Tisch sind? Rechtzeitige Kommunikation ist der Schlüssel. Wir sind ein Team und als Solches, greifen wir einander stets unter die Arme.
- Neue Wege für Familie und Karriere: Privat
- und Berufsleben muss miteinander vereinbar sein, um Erfolge für unsere Kunden und Zufriedenheit für unsere Mitarbeiter: innen zu erzielen. Flexibilität und Offenheit gehören zu unseren wichtigsten Werten. Erzähle uns was Dir wichtig ist und lass uns gemeinsam Wege finden wie wir Deine Möglichkeiten und Bedürfnisse miteinander integrieren können.
- Gemeinsam auf Kurs: wir Leben aus Ideen und Unterstützung von jedem Einzelnen von uns. Wir sind ein Team, eine Crew. Als solches unterstützen wir einander stets, mit unseren Stärken und unsere zeitlichen Kapazitäten. Der gemeinsame Erfolg als Team kommt zuerst. Einzelgänger sind fehl am Platz.

Die Themenfelder sprechen Dich an?

Gib uns die Chance Dich persönlich kennenzulernen.

  • Executive and Team Assistant

    vor 2 Wochen

    Ulm, Baden-Württemberg, Deutschland NVision Imaging Technologies GmbH Vollzeit

    Company Overview:NVision is a quantum biotech startup based in Ulm, Germany, with Tier 1 investors from Silicon Valley, Europe, and Israel. We are just leaving stealth mode, moving from local R&D to global commercialization and expansion.We offer a dynamic international working environment, with immense room for growth, that encourages personal initiative...

  • Executive and Team Assistant

    vor 2 Wochen

    Ulm, Deutschland NVision Imaging Technologies GmbH Vollzeit

    **Company Overview**: NVision is a quantum biotech startup based in Ulm, Germany, with Tier 1 investors from Silicon Valley, Europe, and Israel. We are just leaving stealth mode, moving from local R&D to global commercialization and expansion. We offer a dynamic international working environment, with immense room for growth, that encourages personal...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Ulm, Deutschland Transporeon GmbH Vollzeit

    Transform yourself and take responsibility for... - Providing day-to-day administrative support to CCEO - Chief Customer Experience Officer - Actively participating in strategic initiatives within the department in close collaboration with the different department leads - Organizing and coordinate business trips, meetings, workshops, and events, including...

  • Technical Assistant

    vor 3 Wochen

    Ulm, Deutschland Universität Ulm Vollzeit

    **> Scope**: Fulltime 100% > Temporary: 2 years > Remuneration: TV-L EG 7 > Start: as soon as possible For the Institute of Botany we are looking for a Technical Assistant (M/F/d) Severely disabled applicants with equal aptitude will be given preferential consideration. Full-time positions are generally divisible. For our collaborative and open-minded...

  • Mitarbeiter (M/w/d) Im Office Management

    vor 1 Woche

    Ulm, Deutschland NVision Imaging Technologies Vollzeit

    **Your mission**: Als Mitarbeiter Office Management (m/w/d) bist Du Teil unseres Business Operations Teams. Du bist eine wichtige Ansprechperson unserer Teams für organisatorische Belange und stellst einen reibungslosen Arbeitsalltag für alle sicher. Mit deiner offenen und kommunikativen Art trägst du dazu bei, dass sich unsere Mitarbeiter:innen und...

  • Administrative & Organisational Assistant (F/m/d)

    vor 2 Wochen

    Ulm, Deutschland Oxford Instruments Plc Vollzeit

    To support our growth, we are looking for a motivated colleague to join our multinational and interdisciplinary sales team in Ulm, Germany. Administrative & Organisational Assistant (f/m/d) **Your Tasks**: You **Your Ta Your Tasks**: Independent and autonomous organisation of the front desk Hospitality of visitors Administrative tasks (e.g. ordering...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Ulm, Deutschland people-s-place GmbH Vollzeit

    Tasks - Working closely with the Management Team to keep them well informed of upcoming commitments and following up appropriately - Managing the calendar for day-to-day meetings, calls, and movements - Arranging travel plans, itineraries, and agendas and compiling documents for related meetings - Facilitating all expense management and providing high-level...

  • Team Assistant Office Management

    vor 4 Wochen

    Ulm, Deutschland PERI Vollzeit

    **Sie tragen Verantwortung für**: - das internationale und nationale Travel Management für Führungskräfte und KollegInnen des Bereichs Product Technology (Reisebuchung, Erstellung von Spesenabrechnung,) - die Erstellung von Protokollen, Präsentationen, Dokumenten, Templates und Geschäftsbriefen - die Organisation, Betreuung und Moderation von...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Ulm, Baden-Württemberg, Deutschland people-s-place GmbH Vollzeit

    Short job descriptionDetail job description Working closely with the Management Team to keep them well informed of upcoming commitments and following up appropriately. Managing the calendar for daytoday meetings, calls, and movements Arranging travel plans, itineraries, and agendas and compiling documents for related meetings Facilitating all expense...

  • Team Leader of The Project Management Office for

    vor 4 Wochen

    Ulm, Deutschland HENSOLDT Vollzeit

    Company HENSOLDT Sensors GmbH Full time / Part time: The position can be filled in full or part time. Summary For the Area „Air & Surface Defence Solution” we are looking for a “Team Leader of the Project Management Office for Short Range and Very Short Range Protection (f/m/d)” at the earliest opportunity, based in Ulm. The Air & Surface...

  • Business Assistant

    vor 2 Wochen

    Ulm, Deutschland PAMEC PAPP GmbH Vollzeit

    **Business Assistant (gn)** Job ist nicht gleich Job. Er soll zu dir passen, dich fordern und angemessen bezahlt sein. Das sehen wir auch so, deswegen bringt PAMEC dich mit den Unternehmen zusammen, die wirklich zu dir passen. Wenn du deinen Job liebst, machen wir unseren richtig - und das seit 1984. Starte mit uns als **Business Assistant (gn)** bei...

  • Secretary/assistant (F/m/d) in The Area of

    vor 3 Wochen

    Ulm, Deutschland HENSOLDT Vollzeit

    Company HENSOLDT Sensors GmbH Full time / Part time: The position can be filled in full or part time. Summary For the department "International Business Development Europe & Middle East" at the HENSOLDT Ulm location, we are looking for a "Secretary/Assistant (f/m/d) in the area of International Business Development" as soon as possible. The...

  • Working Student Internal Tool Development and Project Management Support

    vor 2 Wochen

    Ulm, Baden-Württemberg, Deutschland Robert Bosch GmbH Vollzeit

    We are looking for a proactive individual to join our team as a Project Management Assistant at our company.As part of your role, you will be involved in planning and overseeing an internal software project. This includes conducting project meetings, developing user stories, testing the software solution, and creating project documentation and tool...

  • Explorer On Duty Front Office

    vor 4 Wochen

    Ulm, Deutschland Lindner Hotels & Resorts Me and All Hotels Vollzeit

    **Allgemeine Informationen**: - **Ort**: Ulm - Deutschland - **Hotel**: me and all ulm **Hast Du das Explorer-Gen?**: Wir suchen echte Typen und TypInnen mit Herz, Verstand und dem leidenschaftlichen Willen, Ideen zu leben, Neues immer wieder neu zu erfinden und mit Spaß und Energie umzusetzen. - Leidenschaftliche Gastgeber und spannende Menschen, die...

  • Team Assistant Pt Office Management

    vor 4 Wochen

    Ulm, Deutschland PERI Vollzeit

    **Sie tragen Verantwortung für**: - die Organisation, Betreuung und Moderation von Veranstaltungen, Meetings, Schulungsterminen und Gästebesuchen - das Travel Management für Führungskräfte und KollegInnen des Bereichs Product Technology - die Organisation des Onboardings für neue Mitarbeiter innerhalb des Bereichs - das eigenverantwortliche Bearbeiten...

  • Team Assistant

    vor 2 Wochen

    Ulm, Baden-Württemberg, Deutschland HORI2ON TF GmbH Vollzeit

    Wir sind ein Haufen an jungen Köpfen, mit einer außergewöhnlich digitalen Ausprägung und Willen uns in spezifischen Fachbereichen weiterzuentwickeln. Eigenständig sowie im Team, bringen wir uns Kompetenzen bei und setzen diese in vielseitigen Projekten für kleine- und mittelständische Unternehmen ein.AufgabenDu unterstützt uns (Teilzeit max. 50%, mit...

  • Intern UX Validation and Design

    vor 1 Woche

    Ulm, Deutschland Cerence Vollzeit

    A Moving Experience. - You will plan and execute user tests for multimodal speech systems - You carry out quantitative & qualitative test result analysis - You document review results, e.g. by creating video summaries or Power Point presentations - Research and analyze related scientific literature - Support the preparation of UX-related workshops and...

  • Mitarbeiter (M/w/d) „testing and Implementation

    vor 2 Wochen

    Ulm, Deutschland SALT AND PEPPER Holding Vollzeit

    **Darum geht es**: - Erstellung von PowerBI-Dashboards auf Grundlage von Telematik-Felddaten (Big Data) - Erfassung interner Kundenanforderungen (technische Fragestellungen) von Entwicklunsgkollegen - Eigenständige Erarbeitung passender Visualisierungen in Zusammenarbeit mit DataScience und DataEngineering-Experten **Das solltest du mitbringen**: -...

  • Office Administrator

    vor 4 Wochen

    Ulm, Deutschland TalenTailors Vollzeit

    We are currently seeking an organized and proactive Office 365 Administrator to join our customer`s team.Your responsibilities will include: Deployment and Configuration: We're looking for someone who can take charge of implementing and configuring Office 365 services to perfectly match our organization's needs. You'll need to ensure seamless integration...

  • Office Administrator

    vor 2 Monaten

    Ulm, Deutschland TalenTailors Vollzeit

    We are currently seeking an organized and proactive Office 365 Administrator to join our customer`s team.Your responsibilities will include: Deployment and Configuration: We're looking for someone who can take charge of implementing and configuring Office 365 services to perfectly match our organization's needs. You'll need to ensure seamless integration...