Office Coordinator

vor 6 Monaten

Berlin, Deutschland Wayfair Vollzeit

The Wayfair Community Experience team builds, designs and operates physical environments that attract top talent, foster collaboration, nurture employee success and promote retention. Our vision is to provide effective, practical, and productive workplace environments that reflect Wayfair’s personality and provide a home for employees to thrive. Our teams are known to be fun, resourceful, solution-oriented, proactive, and thoughtful.

As a Facilities Associate within our EU HQ in Berlin, you will be assisting in creating a safe, welcoming and efficient environment for our employees whilst promoting Wayfair culture. Your role will be employee facing and you will also work with a variety of vendors and visitors.

This role is onsite 5 days a week - Monday to Friday
- Oversee our front desk agent, ensuring that this individual is consistently providing an exceptional experience for guests, employees & vendors..
- Establish and maintain relationships with outside vendors as necessary for site maintenance; administer local contracts and maintenance agreements.
- Proactively identify ways in which to improve our office environment and facilities management processes.
- Support with finance and invoice processing, including vendor management and collaboration with our finance teams to ensure speedy payment of our vendors.
- Provide support for the onboarding of new employees to the Berlin office
- Work cross functionally with other internal and external stakeholders on day to day and events based tasks.
- Support with the organization and administration of office health & safety programmes, including fire marshall & first aid training.
- Support with the coordination of office events, including board meetings, corporate parties, staff giveaways etc
- Collaborate closely with the global Community Experience team who are based in Europe, North America and Asia to leverage best practice standards across our global team.
- Management of contracts for the Facilities Management and Janitorial Management of the building.
- Working closely with the landlord to address any issues and resolve them in a timely manner

**Requirements**:

- Minimum 2+ years of experience in office or facilities management within a fast paced environment.
- High level of proficiency in Google Suite,with the ability to pick up new systems quickly.
- Fluent English skills, German B2 minimum.
- Great communication skills (written, verbal and non-verbal).
- Organized and structured mindset.
- Positive attitude and self motivated (“Customer first” attitude; Going the extra mile).
- Great problem solving skills and a detail-oriented work approach.
- Ability to quickly adapt and address complex challenges in collaborative ways.
- Can push/pull and /or lift up to 25kg

**Your Profile**:

- You are someone who is driven and loves to execute on tasks.
- You are extremely organized and detail oriented.
- You are able to thrive in a fast paced, ever-changing environment.
- You have the ability to quickly adapt and address complex challenges in collaborative ways.
- You are positive and self motivated (“Customer First” attitude; Going the extra mile).
- You have a passion for workplace safety and are constantly looking for opportunities to make space more functional and safe.

**Assistance for Individuals with Disabilities**

**Need Assistance?**
- **About Wayfair Inc.

  • Office Coordinator

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    Office Coordinator (m/w/d) Du hast ein Händchen für die Koordination und Organisation von Office Spa...

  • Office Coordinator

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

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  • Office Coordinator

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    Office Coordinator (m/w/d) Du hast ein Händchen für die Koordination und Organisation von Office Spa...

  • Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Manpower Vollzeit

    Office Coordinator (gn)Sie suchen einen neuen Job?Für einen unserer renormierten Kunden suchen wir ab sofort eine/n Office Coordinator (gn) in Vollzeit.Unser Angebot an Sie:Ansprechende Arbeitskonditionen und die Chance, aktiv in einem expandierenden Unternehmen mit ambitionierten Zielen mitzuwirken. Zusammenarbeit in einem diversen und motivierenden Team....

  • Empfang Und Office Coordinator

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland Grafton Recruitment Vollzeit

    **ab sofort in Vollzeit in Ismaning, in Münchener Raum** Grafton rekrutiert im Auftrag seiner Kunden europaweit Fach - und Führungskräfte. Für unseren international, führenden Kunden im Segment Kältetechnik, suchen wir ab sofort Unterstützung für den Empfang und im Bereich Office Koordination, für deren Büro in Ismaning in Bayern. Unser Kunde...

  • Büroleiter (Office Coordinator)

    vor 1 Monat

    Berlin, Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH Vollzeit

    Büroleitung (Office Coordinator)Die ALTHAFEN Foundation gGmbH unterstützt gemeinnützige Initiativen durch die Fördernung interkultureller Projekte. Wir suchen eine Verwaltungskoordinatorin, die sich um Büroabläufe, Organisation und Kommunikation kümmert.AufgabenVerwalten von Terminen, Reisen und KalendernVerwalten von Korrespondenz, Telefonanrufen und...

  • Strategic Office Coordinator

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Lufthansa Innovation Hub GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly skilled Strategic Office Coordinator to join our team at the Lufthansa Innovation Hub GmbH. This is an exciting opportunity to be part of a dynamic and innovative organization that is shaping the future of travel.As a Strategic Office Coordinator, you will play a vital role in ensuring the smooth operation of our office,...

  • Front Office Coordinator

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Babbel Vollzeit

    Babbel is a dynamic and innovative company that offers language learning solutions to individuals around the world.We are currently seeking a highly motivated and organized Front Office Coordinator to join our team in this role, working closely with our office management team.About the Role:This is a part-time position of at least 16 hours per week for a...

  • Office Facility Coordinator

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland CBRE GWS IFM Industrie GmbH Vollzeit

    WILLKOMMEN BEI DER CBRE ...dem **weltweit größten Immobiliendienstleister** mit mehr als **105.000 Mitarbeitenden** in über 100 Ländern. Bei der Global Workspace Solution (GWS) helfen wir unseren Kunden, ihre Gewerbeimmobilien, Produktionsstätten und technischen Anlagen sicher, energie - und kosteneffizient zu betreiben (integriertes **Facility...

  • Project Coordinator

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland ESMT Berlin Vollzeit

    Die **ESMT Berlin** ist die höchstplatzierte Business School in Deutschland und die erste und einzige deutsche Wirtschaftsuniversität in den europäischen Top 8. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als...

  • Office Coordinator

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland Academic Work Vollzeit

    Du hattest schon immer eine serviceorientierte Denkweise? Du arbeitest gerne im Team und hast eine zuvorkommende Persönlichkeit? Dann bewirb dich jetzt als **Office Coordinator (m/w/d)** und gestallte deinen beruflichen Werdegang neu. - Jetzt bewerben! favorite_borderJob speichern **Unternehmen**: White & Case LLP **Ort**: Berlin **Berufsfeld**: HR /...

  • Office Coordinator

    vor 5 Monaten

    Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    Dynamisches und kreatives Arbeitsumfeld|Zentrale Rolle im Unternehmen Die PageGroup ist eines der global führenden Personalberatungsunternehmen und in 36 Ländern mit mehr als 7.000 Mitarbeiter:innen vertreten.Durch unsere namhaften Kund:innen sind wir in der Lage, Kandidat:innen einen Service zu bieten, der ihnen ermöglicht, ihre Potenziale voll...

  • Office Coordinator

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland Academic Work Vollzeit

    Möchtest du hinter die Kulissen eines führenden Unternehmens aus der Unterhaltungstechnologie blicken? Willst du deine Karriere auf das nächste Level bringen und jede Menge Spaß haben? Dann werde Teil unseres Teams als **Office Coordinator (m/w/d)** und gestalte die Zukunft des Gaming-Sektors mit! Worauf wartest du? Bewirb dich jetzt!✨ - Jetzt...

  • Office Coordinator

    vor 3 Monaten

    Berlin, Deutschland CSL Seqirus Vollzeit

    We are currently looking for an Office Coordinator to provide administrative and organisational assistance to the Commercial Operations team (Cluster Head Central & south, GM Germany, marketing, sales and business operations team) and partly Medical Affairs Team at CSL Seqirus in Munich. Main accountabilities include: office supply and facilities support,...

  • Empfangsmitarbeiter (m/w/d) Front Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Design Offices GmbH Vollzeit

    Empfangsmitarbeiter (m/w/d) Front Office Coordinator Empfangsmitarbeiter (m/w/d) Front Office Coordinator Vollzeit Berlin, Deutschland Mit Berufserfahrung 14.10.24 One for all and all for one! Wir sind eine Familie...

  • Assortment Coordinator

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland Heinemann Vollzeit

    For our Heinemann Duty Free Shops at Berlin Brandenburg Airport we are looking for**Assortment Coordinator** Your new job includes - You will present the product range directly in our shop areas in accordance with the requirements of the Team Manager Assortment Coordinator. In your position as Assortment Coordinator- You will be responsible for implementing...

  • Assistant Clo

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland Amerikanische Botschaft Berlin Vollzeit

    Hiring Path: - Custom Announcement (not open to the public) Who May Apply/Clarification From the Agency: U.S. Citizen Eligible Family Members (USEFMs) - All Agencies Security Clearance Required: Top Secret Clearance Appointment Type Temporary Appointment Type Details: Definite not to Exceed 5 years Marketing Statement: We encourage you to read and...

  • Office Coordinator Berlin

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland RepRisk AG Vollzeit

    **Company Description** About Us** RepRisk is a rapidly-growing global company and a pioneer in the ESG data science field. Our goal is to make the world a better place by creating transparency in the business world by driving positive change via the power of data. We combine AI and machine learning with human intelligence to analyze public information and...

  • Administrative Coordinator for Berlin Office

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Optimizely Vollzeit

    Work as an Administrative Coordinator in a Dynamic TeamWe are looking for a highly organized and customer-focused individual to join our team as an Administrative Coordinator for our Berlin office. In this role, you will be responsible for ensuring the seamless operation of our workspace, providing top-notch administrative support, and contributing to the...

  • Empfangsmitarbeiter:in / Front Office Coordinator

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland home24 SE Vollzeit

    **Empfangsmitarbeiter:in / Front Office Coordinator (m/w/d) in Voll - oder Teilzeit** Unser Office-Management-Team ist die zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen, sei es intern oder extern, die unser Office im Herzen von Berlin betreffen. Hier laufen sämtliche Fäden zusammen, und wir kümmern uns um jegliche Anliegen. Tag für Tag streben wir danach,...