Administrative Assistant
vor 1 Woche
Administrative Assistant
- Wärtsilä is a world leader in marine technology and leading the industry's transformation towards a decarbonised and sustainable future. With the world’s widest portfolio and service network, we - Wärtsilians - deliver efficient, safe and sustainable integrated products and solutions to enhance the business of our customers. The opportunities presented through digitalisation and new technologies are offering a new era of shipping. Did you know that shipping is the world’s most efficient mode of transportation and that approximately 80% of world trade is carried by sea?
We want to change the course towards an interconnected and cleaner maritime future and are constantly on the lookout for future-oriented talent to join our team and to work towards enabling sustainable societies through innovation in technology and services - together. Are you ready to jump onboard?- We are looking for an experienced and support-oriented full-time**Administrative Assistant (m/w/d)**
- for the reception, switchboard, and office support to join our Office Support team as soon as possible.- The preferred location for the position is in Hamburg, Germany.**What you will be doing**
- In this role, you serve as a first point of contact for both internal & external stakeholders. You are responsible for fostering a welcoming environment and providing efficient support to local employees and the Entity Support Manager, also in collaboration with the Facility Management team, both of which are part of the Entity Support team. The support includes a range of ad-hoc and regular organisational and administrative tasks related to the entity. In this position you are reporting to the Entity Support Manager.**As Administrative Assistant your work will focus on these responsibilities**:
- Visitor and Access Management: You will provide professional visitor reception with smooth check-in and check-out.
- Switchboard Operation: You will operate the telephone switchboard, ensuring all calls are answered and directed appropriately.
- General Office Support: You will handle external and internal inquiries and provide general office support and basic technical support with a variety of ad-hoc and assigned tasks.
- Event organisation: You will assist in organising and conducting events, trainings and meetings.
- Supply Management: You will take the necessary actions to procure, distribute, and manage office supplies, office equipment, and promotional materials.
- Credit Card Management: You will be the local Administrator managing the Corporate credit cards for local employees.
- Document Creation and Management: You will create, maintain and organise correspondence and written documents, spreadsheets, and presentations and records.
- Special Projects: You will handle additional appropriate tasks and special projects as capacity allows.
**Mandatory requirements for this role are**:
- Accomplished commercial education or equivalent
- Experience in office administration in an international environment
- Fluent very good skills in German and good skills in English, both written and spoken
- Basic technical understanding
- Driven to create a great stakeholder relation through producing high quality work
- Excellent interpersonal and communication skills
- Excellent administrative skills
- Organisation, time management and coordination
- Absolute discretion and confidentiality
- Service minded and customer oriented Demonstrate passion with can-do mentality- Wir suchen eine/n erfahrene/n und serviceorientierte/n EmpfangsmitarbeiterIn in Vollzeit auf der Position der**Administrative Assistant (m/w/d)**
- für den Besucherempfang, die Telefonzentrale und für die Bürounterstützung zur Verstärkung unseres Office Support-Teams zum nächstmöglichen Termin.**Was Sie tun werden**
- In dieser Funktion sind Sie die erste Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder. Sie sind dafür verantwortlich, ein freundliches Umfeld zu schaffen und die Mitarbeiter vor Ort und den Entity Support Manager effizient zu unterstützen, auch in Zusammenarbeit mit dem Facility Management-Team, das ebenfalls Teil des Entity Support-Teams ist. Die Unterstützung umfasst eine Reihe von Ad-hoc
- und regelmäßigen organisatorischen und administrativen Aufgaben. In dieser Position berichten Sie an den Entity Support Manager.**Als EmpfangsmitarbeiterIn werden Sie sich auf die folgenden Aufgaben konzentrieren**:
- Besucher
- und Zutrittsmanagement: Sie sorgen für einen professionellen Besucherempfang mit reibungslosem Check-in und Check-out.
- Bedienung der Telefonzentrale: Sie bedienen die Telefonzentrale und stellen sicher, dass alle Anrufe entgegengenommen und entsprechend weitergeleitet werden.
- Allgemeine Bürounterstützung: Sie bearbeiten externe und interne Anfragen und leisten allgemeine Bürounterstützung, technische Unterstützung für die Bürokommunikationsmittel und erhalten eine Vielzahl an
- Ad-hoc
- und regelmäßigen Aufgab
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Administrative Assistant
vor 4 Wochen
Hamburg, Hamburg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenWir suchen eine erfahrene Administrative Assistant (m/w/d) für unsere Kundenbetreuung in Hamburg.Als Administrative Assistant (m/w/d) unterstützen Sie unsere Kunden bei der Organisation ihrer täglichen Aufgaben.Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten als Administrative Assistant (m/w/d) zu entwickeln und Ihre Karriere zu...
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Administrative Assistant
vor 4 Wochen
Hamburg, Hamburg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenWir suchen eine erfahrene Administrative Assistant (m/w/d) für unsere Kundenbetreuung in Hamburg.Als Administrative Assistant (m/w/d) unterstützen Sie unsere Kunden bei der Organisation ihrer täglichen Aufgaben.Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten als Administrative Assistant (m/w/d) zu entwickeln und Ihre Karriere zu...
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Administrative Assistant
vor 5 Monaten
Hamburg, Deutschland Flagship Management Vollzeit**Administrative Assistant** Our client, a leading global maritime services company, is seeking a talented and driven administrative assistant to join their team. You'll be utilising various systems for tasks such as accounts receivable tracking, billing, and record-keeping, ensuring proper billing processes are followed, and performing clerical duties...
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Administrative Assistant
vor 5 Monaten
Hamburg, Deutschland ABS Consulting VollzeitAdministrative Assistant duties and responsibilities include providing administrative support to ensure the efficient operation of the office. Supports managers and employees through a variety of tasks related to organization and communication. Administrative assistants are responsible for confidential and time-sensitive material. Familiar with a variety of...
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Administrative Assistant
vor 1 Tag
Hamburg, Hamburg, Deutschland Praxis für Frauenheilkunde und Geburtshilfe , medizinische Ästhetik & Laserbehandlung VollzeitAbout the RoleWe are seeking a highly organized and communicative Administrative Assistant to join our team. The successful candidate will be responsible for providing exceptional customer service, managing day-to-day operations, and maintaining a high level of confidentiality.Key ResponsibilitiesManage and prioritize tasks to meet deadlinesCommunicate...
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Dedicated Administrative Assistant
vor 1 Tag
Hamburg, Hamburg, Deutschland Hapag-Lloyd VollzeitJob Title: Administrative AssistantAt company, we are seeking a highly organized and efficient administrative professional to join our team. The successful candidate will provide administrative support to our staff, ensuring the smooth day-to-day operations of the office. This is a great opportunity to develop your skills and experience in a dynamic and...
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Administrative Assistant
vor 5 Monaten
Hamburg, Deutschland ABS Consulting VollzeitAdministrative Assistant duties and responsibilities include providing administrative support to ensure the efficient operation of the office. Supports managers and employees through a variety of tasks related to organization and communication. Administrative assistants are responsible for confidential and time-sensitive material. Familiar with a variety of...
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Administrative Assistant
vor 4 Monaten
Hamburg, Deutschland Wärtsilä Vollzeit**Administrative Assistant**: Wärtsilä is a world leader in marine technology and leading the industry's transformation towards a decarbonised and sustainable future. With the world’s widest portfolio and service network, we - Wärtsilians - deliver efficient, safe and sustainable integrated products and solutions to enhance the business of our...
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Administrative Assistant
vor 2 Wochen
Hamburg, Hamburg, Deutschland 25hours Hotels VollzeitInternship Opportunity in HospitalityWe are seeking a motivated and enthusiastic individual to join our team as an administrative assistant. As an intern, you will have the opportunity to gain hands-on experience in the hospitality industry and develop valuable skills in sales and marketing.Key Responsibilities:Assist the events and conference department...
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Administrative Assistant
vor 1 Monat
Hamburg, Deutschland IVS Group Ltd Vollzeit**IVS Gmbh **undertakes Concessions and Event Retail Management with our office situated in Germany. This highly experienced and motivated team have established an excellent reputation among partners, customers, and clients both national and internationally. We service numerous concessions as well as national and internationally tours with a dedicated...
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Team Assistant
vor 2 Wochen
Hamburg, Hamburg, Deutschland Osborne Clarke VollzeitJobbeschreibungWir suchen eine motivierte und organisierte Person, die unsere Kanzlei bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützt. Als Team Assistant werden Sie Teil unseres dynamischen Teams und werden sich auf die administrative Unterstützung von Rechtsanwälten und anderen Mitarbeitern konzentrieren.VerantwortlichkeitenUnterstützung bei der...
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Administrative Assistant
Vor 5 Tagen
Hamburg, Deutschland Avantgarde Experts VollzeitAVANTGARDE Experts vermittelt in den Bereichen HR & Office deutschlandweit spannende Jobs bei namhaften Unternehmen. Von der Junior Assistenz Stelle bis hin zur HR Leitung - für jeden ist das Richtige dabei. Gleich bewerben!Für unseren Kunden, einen internationalen Hard- und Softwareentwickler, besetzen wir folgende Position:Administrative Assistant...
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Administrative Assistant
Vor 5 Tagen
Hamburg, Deutschland Avantgarde Experts VollzeitAVANTGARDE Experts vermittelt in den Bereichen HR & Office deutschlandweit spannende Jobs bei namhaften Unternehmen. Von der Junior Assistenz Stelle bis hin zur HR Leitung - für jeden ist das Richtige dabei. Gleich bewerben!Für unseren Kunden, einen internationalen Hard- und Softwareentwickler, besetzen wir folgende Position:Administrative Assistant...
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Administrative Assistant
Vor 3 Tagen
Hamburg, Deutschland Avantgarde Experts VollzeitAVANTGARDE Experts vermittelt in den Bereichen HR & Office deutschlandweit spannende Jobs bei namhaften Unternehmen. Von der Junior Assistenz Stelle bis hin zur HR Leitung - für jeden ist das Richtige dabei. Gleich bewerben! Für unseren Kunden, einen internationalen Hard- und Softwareentwickler, besetzen wir folgende Position: Administrative Assistant...
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Administrative Assistant
vor 2 Monaten
Hamburg, Hamburg, Deutschland KATHARINENHOF an der Mühlenau VollzeitAbout the RoleWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team at KATHARINENHOF an der Mühlenau. As an Administrative Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our team, including tasks such as:Managing personnel files and recordsCoordinating with the HR department to ensure...
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Administrative Assistant
vor 2 Monaten
Hamburg, Hamburg, Deutschland KATHARINENHOF an der Mühlenau VollzeitAbout the RoleWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team at KATHARINENHOF an der Mühlenau. As an Administrative Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our team, including tasks such as:Managing personnel files and recordsCoordinating with the HR department to ensure...
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Junior Administrative Assistant
vor 2 Monaten
Hamburg, Hamburg, Deutschland naturstrom AG VollzeitShape the Energy Transitionnaturstrom AG is a leading independent and sustainable energy supplier in Germany, committed to a climate-friendly and decentralized energy supply based on renewable energies. With over 500 colleagues, we work together to create a future-proof and citizen-oriented energy and mobility transformation.We are seeking a highly motivated...
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Junior Administrative Assistant
vor 2 Monaten
Hamburg, Hamburg, Deutschland naturstrom AG VollzeitShape the Energy Transitionnaturstrom AG is a leading independent and sustainable energy supplier in Germany, committed to a climate-friendly and decentralized energy supply based on renewable energies. With over 500 colleagues, we work together to create a future-proof and citizen-oriented energy and mobility transformation.We are seeking a highly motivated...
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Administrative Assistant
vor 1 Monat
Hamburg, Hamburg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenWir suchen eine engagierte Person, die unsere Geschäftsleitung bei der Kalenderplanung unterstützt.Als Administrative Assistant (m/w/d) sind Sie für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen verantwortlich.Wir benötigen Ihre Unterstützung bei der Koordination und Organisation von internen Meetings und Veranstaltungen.Als Teil unseres...
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Administrative Assistant
vor 1 Monat
Hamburg, Hamburg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenWir suchen eine engagierte Person, die unsere Geschäftsleitung bei der Kalenderplanung unterstützt.Als Administrative Assistant (m/w/d) sind Sie für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen verantwortlich.Wir benötigen Ihre Unterstützung bei der Koordination und Organisation von internen Meetings und Veranstaltungen.Als Teil unseres...
