Facilities Assistant/administrator

Vor 6 Tagen

Munich, Deutschland Mitie Vollzeit

Mitie was founded in 1987, Mitie is the UK’s leading facilities management and professional services company, looking after a large, diverse, blue-chip customer base, from banks and retailers, to hospitals, schools and government offices. Mitie has over 77,000 people, 100+ office locations, and thousands of customers across the country, there’s no limit to what you can achieve if you work for us.

**Zweck der Stelle**
- Koordinierung aller geplanten, reaktiven und proaktiven Wartungsaufgaben im gesamten FCDO-Gebäude in München.
- Sicherstellung, dass alle Aufgaben innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens und der vertraglichen Leistungsvereinbarung erledigt werden.
- Kontinuierliche Entwicklung und Verbesserung der Qualität der erbrachten Dienstleistungen im Einklang mit den Unternehmens
- und Kundenzielen.

**Wichtigste Aufgaben und Zuständigkeiten**
**Kontrolle der kaufmännischen und finanziellen Verwaltung**
- Kontaktaufnahme mit den internen Mitie FM-Teams, dem FCDO-Kunden und externen spezialisierten Subunternehmern, um die Arbeiten zu organisieren und zu planen.
- Erledigung allgemeiner Büroverwaltungsaufgaben, z. B. Bestellung von Büromaterial und Durchführung von Reinigungskontrollen.
- Durchführung nicht spezialisierter, geplanter vorbeugender Wartungsarbeiten, wie z. B. Feueralarmtests, Feuerlöscherkontrollen und Wasserhahnspülungen.
- Teilnahme an regelmäßigen Gebäudebegehungen mit dem Kunden und Erörterung etwaiger Mängelbeseitigungsarbeiten.
- Vereinbarung von Sicherheitsüberprüfungen für alle neuen Mitarbeiter und Unterauftragnehmer mit dem FCDO-Kunden.
- Einweisung und Begleitung von externen Subunternehmern im gesamten FCDO-Gebiet nach Bedarf.
- Ausfüllen aller aufgabenbezogenen Unterlagen und Aktualisieren des Arbeitsauftragsstatus in Maximo.
- Sicherstellung, dass alle Compliance-Papiere in das Kundenportal hochgeladen und abgelegt werden.
- Erstellung von Kostenvoranschlägen für kostenpflichtige Arbeiten und Übermittlung an den Kunden zur finanziellen Genehmigung.
- Unterstützung bei der Koordinierung von Aufgaben in anderen europäischen FCDO-Siedlungen, falls erforderlich.

**Customer Relationship / Stake Holder Management - Gewinnt mit Kunden**
- Steigert die Zufriedenheit der Kunden/Stakeholder, indem er die Erwartungen steuert und den Vertrag einhält.
- Verbringt Zeit mit Klienten und Kunden, um zuverlässige, vertrauensvolle und glaubwürdige Beziehungen aufzubauen.
- Gewährleistet, dass die internen und externen Qualitätsstandards eingehalten und übertroffen werden.
- Schafft eine branchenführende Erfahrung während des gesamten Lebenszyklus der Kundenbeziehung.
- Übertrifft die Erwartungen der Kunden durch die konsequente Bereitstellung von hochwertigen Dienstleistungen, Produkten und Systemen.
- Nutzt Erkenntnisse, um künftige Bedürfnisse zu antizipieren, und arbeitet mit Kunden zusammen, um innovative Lösungen zu entwickeln.

**Planen und Organisieren**
- Planung, Organisation und Anpassung der Organisationsstruktur und der Ressourcen auf der Grundlage der aktuellen Kundenbedürfnisse
- plant, organisiert und stellt sicher, dass die erforderlichen Ressourcen, Verfahren und Systeme zur Verfügung stehen, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden
- Proaktive und reaktive Verwaltung, Kontrolle und Steuerung von 3rd Zulieferern und Partnern.

**Gesundheit, Sicherheit, Umwelt und Qualität**
- Sicherstellung der strikten Einhaltung aller Prozesse und Verfahren, insbesondere der Unternehmensdokumentation, Arbeitsanweisungen, ISO-Prozesse, Cosh-Bewertungen, Risikobewertungen und Verfahrensanweisungen.
- Sicherstellen, dass alle Aspekte von Gesundheit und Sicherheit abgedeckt sind und die korrekte Dokumentation vorhanden ist, sowie sicherstellen, dass der Standort die gesetzlichen Vorschriften einhält
- Die sichere Beseitigung von Abfall in all seinen Formen.
- Sicherstellen, dass die "Changing Attitude Towards Safety" eingehalten und die Zielvorgaben für die Berichterstattung erreicht werden.
- Durchführung regelmäßiger Audits in Bezug auf alle Zuständigkeitsbereiche.
- Schafft eine Sicherheitskultur, die nach ständiger Verbesserung strebt.
- Erledigt alle Geschäftsberichte fristgerecht.

**Spezifikation der Person**

Sprachniveau
- Englisch
- und Deutschkenntnisse erforderlich

Erleben Sie
- Frühere Erfahrungen in der Büroverwaltung oder in einer Koordinierungsfunktion
- Allgemeine IT-Kenntnissen
- Erfahrung im Umgang mit Excel und der Microsoft Office Suite
- Ein breites Bewusstsein für Facility Management und Technik ist wünschenswert.
- Frühere Erfahrungen mit CMMS-Systemen wünschenswert
- Frühere Erfahrungen mit Umwelt, Gesundheit und Sicherheit wünschenswert

Documents
- 2894 Facilities Assistant Administartor English Translation.pdf (17.52 KB)

  • Office, Facilities

    Vor 6 Tagen

    Munich, Deutschland Poolia Deutschland GmbH Vollzeit

    **Office, Facilities & Fleet Assistant (m/w/d)**: - Referenznummer 51527 Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im Bereich **Office Management**? Sie sind ein **Organisationstalent**? Zudem überzeugen Sie durch **Eigeninitiative,** und Ihre** flexible Arbeitsweise**? **Dann bewerben Sie sich jetzt!** Für unseren Kunden, ein Unternehmen...

  • Office, Facilities

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland Poolia Deutschland GmbH Vollzeit

    **Office, Facilities & Fleet Assistant (m/w/d)**: - Referenznummer 50910 Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im Bereich **Office Management**? Sie sind ein **Organisationstalent**? Zudem überzeugen Sie durch **Eigeninitiative,** und Ihre** flexible Arbeitsweise**? **Dann bewerben Sie sich jetzt!** Für unseren Kunden, ein Unternehmen...

  • Facilities Management Assistant | Raumplanung und Betrieb

    vor 1 Monat

    Munich, Bayern, Deutschland SPIE Efficient Facilities GmbH Vollzeit

    Überblick:Wir suchen eine engagierte Person für die Position des Werkstudenten im Facility Management bei SPIE Efficient Facilities GmbH in München. Das Unternehmen ist ein Teil der europäischen Marktführer für multitechnische Dienstleistungen.Gesamtverantwortung:Der Aushängefläche nach, werden wir den Jobdienst zu einer Geringfügig beschäftigung...

  • Facilities Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland Eversheds Sutherland Germany Vollzeit

    **Eversheds Sutherland Germany**: **Jobbeschreibung**:** Facilities Assistant (m/w/d) - München** **Eversheds Sutherland hat eine Vision.** Wir stehen für verantwortungsbewusstes Unternehmertum, transformativen technologischen Wandel und ein offenes, smartes und fortschrittliches Arbeitsumfeld - dadurch gehört Eversheds Sutherland zu den führenden,...

  • Facilities Assistant/administrator

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland Mitie Vollzeit

    **Zweck der Stelle** - Koordinierung aller geplanten, reaktiven und proaktiven Wartungsaufgaben im gesamten FCDO-Gebäude in München. - Sicherstellung, dass alle Aufgaben innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens und der vertraglichen Leistungsvereinbarung erledigt werden. - Kontinuierliche Entwicklung und Verbesserung der Qualität der erbrachten...

  • Facilities Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland Eversheds Sutherland Vollzeit

    Eversheds Sutherland hat eine Vision. Wir stehen für verantwortungsbewusstes Unternehmertum, transformativen technologischen Wandel und ein offenes, smartes und fortschrittliches Arbeitsumfeld - dadurch gehört Eversheds Sutherland zu den führenden, dynamisch wachsenden internationalen Wirtschaftskanzleien in Deutschland. Mit dem höchsten Anspruch an...

  • Facilities Assistant

    Vor 6 Tagen

    Munich, Deutschland Eversheds Sutherland Germany Vollzeit

    Eversheds Sutherland hat eine Vision.Wir stehen für verantwortungsbewusstes Unternehmertum, transformativen technologischen Wandel und ein offenes, smartes und fortschrittliches Arbeitsumfeld – dadurch gehört Eversheds Sutherland zu den führenden, dynamisch wachsenden internationalen Wirtschaftskanzleien in Deutschland.Mit dem höchsten Anspruch an...

  • Control of Work Coordinator

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland CBRE GWS IFM Industrie GmbH Vollzeit

    WELCOME TO CBRE ...the **world's largest real estate services provider** with more than **105,000 employees** in over 100 countries. At Global Workspace Solution (GWS) we help our customers to operate their commercial real estate, production sites and technical facilities in a safe, energy - and cost-efficient way (integrated **facility management**), to...

  • Office Administrator

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland Novocure Vollzeit

    Location: Munchen, DE, 81925- Description: - Novocure is a global publicly-traded commercial-stage oncology company developing a profoundly different cancer treatment therapy called tumor treating fields (TTFields) for patients with solid tumors. TTFields therapy is a non-invasive, novel, antimitotic treatment modality which utilizes proprietary technology...

  • Office Administrator

    vor 6 Monaten

    Munich, Deutschland Saannie Medical Services Ltd Vollzeit

    This entry-level position is part-time and remote. Previous experience is not required. We are looking for several new Office Administrators. We are seeking a highly energetic and motivated individual to join our team as an Office Administrator (Customer Service)! An Office Administrator, or Administrative Assistant, is responsible for performing a range of...

  • Office Administrator

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland Saannie Medical Services Ltd Vollzeit

    This entry-level position is part-time and remote. Previous experience is not required. We are looking for several new Office Administrators. We are seeking a highly energetic and motivated individual to join our team as an Office Administrator (Customer Service)! An Office Administrator, or Administrative Assistant, is responsible for performing a range of...

  • Human Resources Administrator

    Vor 2 Tagen

    Munich, Deutschland Unicorns Hunter Vollzeit

    We are looking for an HR Administrator to support the Human Resources department. You will act as the first point of contact for HR-related queries from employees and external partners. Ultimately, you should be able to ensure our HR department supports our employees while conforming to labor laws. **Responsibilities** - Organize and maintain personnel...

  • Office Administrator

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland Luxoft Vollzeit

    **Project** Description**: Join our team at the Munich Garching office as an Office Administrator, where your efforts are key to keeping our workspace impeccable and our customer service top-notch. **Responsibilities**: Accommodates visitors, internal and external clients - Cooperates with other internal departments, such as IT, Security, HR, Financial, etc...

  • Team Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland CELUS Vollzeit

    Your responsibilities We are seeking a dynamic Team Assistant (F/M/D) with previous experience in office administration to be the first point of contact for our Munich office. You will play a crucial role in ensuring the smooth operation of day-to-day activities and in this way contribute to the efficient running of our business. If you are an organized,...

  • Office Assistant

    Vor 6 Tagen

    Munich, Deutschland tribe29 GmbH Vollzeit

    Wir sind ein stark wachsendes Unternehmen mit Sitz in Haidhausen, München. Mit viel Leidenschaft entwickeln wir eine der weltweit führenden Open Source IT-Monitoring-Softwarelösungen und unterstützen Unternehmen dabei, ihre komplexen IT-Infrastrukturen zuverlässig zu überwachen. Dabei bringen wir Transparenz in die Verfügbarkeit und Performance von...

  • Team Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland CELUS Vollzeit

    **Your responsibilities**: We are seeking a dynamic **Team Assistant (F/M/D)** with previous experience in office administration to be the first point of contact for our Munich office. You will play a crucial role in ensuring the smooth operation of day-to-day activities and in this way contribute to the efficient running of our business. If you are an...

  • Event Planning Assistant Internship

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland Leb Bunt e.V. Vollzeit

    Are you passionate about making a difference in the world? Do you want to use your skills in Event coordination to create a positive impact? If so, Leb Bunt is looking for you! We are seeking an Event Planning Assistant Intern to join our team. Leb Bunt e.V. is a German non-profit organization that promotes intercultural togetherness and elderly care at the...

  • Event Planning Assistant Internship

    vor 2 Monaten

    Munich, Deutschland Leb Bunt e.V. Vollzeit

    Are you passionate about making a difference in the world? Do you want to use your skills in Event coordination to create a positive impact? If so, Leb Bunt is looking for you! We are seeking an Event Planning Assistant Intern to join our team. Leb Bunt e.V. is a German non-profit organization that promotes intercultural togetherness and elderly care at the...

  • Executive Administrative Assistant

    vor 7 Monaten

    Munich, Deutschland Magna International Inc. Vollzeit

    **About us**: We see a future where everyone can live and move without limitations. That’s why we are developing technologies, systems and concepts that make vehicles safer and cleaner, while serving our communities, the planet and, above all, people. Forward. For all. **Group Summary**: Magna is more than one of the world’s largest suppliers in the...

  • Senior Technical Underwriting Assistant

    Vor 2 Tagen

    Munich, Deutschland Munich Re Vollzeit

    **Senior Technical Underwriting Assistant **(M/F/d) ****: **for MR F&C Operations** **Location** Munich, Germany Munich Re Facultative & Corporate (MR F&C) is responsible for all our business written as facultative reinsurance or direct. In your role as Senior Underwriting Assistant you will be responsible for coordinating the UA workflow on a daily basis,...