Administrative Coordinator Professional

vor 3 Wochen

Frankfurt Am Main, Deutschland BI International GmbH Vollzeit

**Tasks & responsibilities**:

- As Team Assistant/Administrative Coordinator you provide operational and administrative/processing support and coordination under high international exposure working with an internationally diverse team
- Additionally, you are responsible for standardized procurement management such as ordering materials, services, and equipment/work resources as well as dispatch of documents and materials in compliance with regulatory requirements and, in some cases, support in contract negotiations.
- You collaborate in the planning and monitoring of various budgets (e.g., personnel, travel) and their controlling.
- You ensure the purpose-oriented flow of communication on mostly organizational, administrative and personnel matters (e.g., preparation and dispatch of circulars/announcements).
- One of your key tasks will be the management of travel itineraries, including organization, travel budget tracking and reporting.
- You will update and maintain the LEO intranet site.
- Prepare and support onboarding of new team members.
- You will correspond and coordinate activities with internal BI OPUs, external agencies, as well as Health Care Providers (HCPs) and External Experts (EEs) worldwide.
- Moreover, you will be tasked with general administration and secretarial duties, including efficient dairy management of assigned team leaders / managers, guest registration, drawing up of reports and presentation in MS Office and BI software, e.g., Cora, IDEA, Veeva Vault, SAP etc.

**Requirements**:

- Completed apprenticeship as Administrative Assistant, Management Assistant or similar with minimum 3 years of professional experience
- High level of communication skills & service orientation
- Organizational talent with high flexibility
- Independent and solution-oriented way of working
- Reliability, loyalty and ability to work independently on assigned tasks
- Friendly, self-confident, and determined presentation
- Ability to manage and deal with confidential information
- Initiative, flexibility, proactivity and ability to deal positively with rapidly changing conditions
- Agility, ability to prioritize the wide range of activities and colleagues to be supervised
- Ability to use digital technologies, artistic and creative skills
- Experience/ further education in project management
- Very good knowledge of English (C1)

***Ready to contact us?**:
Recruitment process:
Step 2: Virtual meeting in the period from 17th of June, 2024

Step 3: On-site interviews beginning of 24th of June, 2024

  • Senior Administrative Coordinator

    Vor 4 Tagen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland Moody's Vollzeit

    Moody's is a developmental culture where we value candidates who are willing to grow. So, if you are excited about this opportunity but don't meet every single requirement, please apply You may be a perfect fit for this role or other open roles.Moody's is a global integrated risk assessment firm that empowers organizations to make better decisions.At...

  • HR Coordinator

    vor 1 Monat

    Frankfurt Am Main, Deutschland adesta Vollzeit

    **Dein Einstieg als HR Coordinator (m/w/d)** Werde Teil eines innovativen und erfolgreichen Unternehmens. Unser Kunde ist in 32 Ländern vertreten. Steig bei diesem attraktiven Unternehmen als HR Coordinator (m/w/d) ein! Dieser Job in Vollzeit wird Dich begeistern! **HR Coordinator (m/w/d)** **Wir bieten Dir**: - Den nächsten Wachstumsschritt im...

  • HR Coordinator

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland adesta Vollzeit

    **Dein Einstieg als HR Coordinator (m/w/d)** Werde Teil eines innovativen und erfolgreichen Unternehmens. Unser Kunde ist in 32 Ländern vertreten. Steig bei diesem attraktiven Unternehmen als HR Coordinator (m/w/d) ein! Dieser Job in Vollzeit wird Dich begeistern! **HR Coordinator (m/w/d)** **Wir bieten Dir**: - Den nächsten Wachstumsschritt im...

  • Export Coordinator

    vor 3 Stunden

    Frankfurt am Main, Deutschland Kedas Gmbh Vollzeit

    **Export Coordinator**: KEDAS GROUP is a worldwide well-known brand in the field of high-quality cutting and grinding discs. We are operating in Germany in Frankfurt.Due to KEDAS GROUP philosophy and management experience, we are one of the companies having been awarded four international prices for the quality consistency. **To work in KEDAS means**: -...

  • Senior Administrative Coordinator

    Vor 5 Tagen

    Frankfurt, Deutschland Moody's Vollzeit

    Moody's is a developmental culture where we value candidates who are willing to grow. So, if you are excited about this opportunity but don't meet every single requirement, please apply! You may be a perfect fit for this role or other open roles.Moody's is a global integrated risk assessment firm that empowers organizations to make better decisions.At...

  • Senior Administrative Coordinator

    Vor 5 Tagen

    Frankfurt, Deutschland Moody's Vollzeit

    Moody’s is a developmental culture where we value candidates who are willing to grow. So, if you are excited about this opportunity but don’t meet every single requirement, please apply! You may be a perfect fit for this role or other open roles. Moody's is a global integrated risk assessment firm that empowers organizations to make better decisions. ...

  • Ticketing Venue Configuration Coordinator

    Vor 3 Tagen

    Frankfurt am Main, Deutschland EURO2024 Vollzeit

    **The job**: The mission of Ticketing (TICK) is to maximize ticketing revenues and optimize attendance at all matches through a fair and transparent system, which provides value for money for all spectators in a safe and festive environment. There will be no ticket sales at outlets on-site in host cities; the ticketing team on-site will mainly focus on the...

  • Venue Management Coordinator

    Vor 3 Tagen

    Frankfurt am Main, Deutschland EURO2024 Vollzeit

    **The job**: At each of the 10 EURO 2024 stadiums, the onsite venue management team is responsible for overseeing the planning and final preparations of day to day and match day venue operations. The Senior Venue Manager is supported by a Deputy Venue Manager and a Venue Management Coordinator. Together, they must prepare, coordinate, and support the onsite...

  • Administrative Coordinator

    vor 1 Woche

    Ingelheim am Rhein, Deutschland aktiv personal-service GmbH Vollzeit

    Unser Kunde ist ein Pharmaunternehmen aus der Region, welches auflangfristigen Erfolg und Innovation in der Forschung zielt. Werden auch Sie Teil des Teams aus über 50.000 Mitarbeitenden weltweit underfahren Sie eine gemeinschaftliche und inklusive Kultur am Arbeitsplatz. Als Administrative Coordinator Teilzeit/Vollzeit 80-100% (m/w/d) sind Siefür...

  • HR Coordinator

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Deutschland Qatar Airways Vollzeit

    We have an exciting opportunity to join our International Human Resources team as Human Resources Administrative Coordinator (Central Europe) Based in Frankfurt, you will provide administrative support to line managers across in the areas of employee relations, compensation and benefits, leadership development, performance management, and talent...

  • Administrative Coordinator

    vor 2 Wochen

    Ingelheim am Rhein, Deutschland aktiv personal-service GmbH Vollzeit

    Unser Kunde ist ein Pharmaunternehmen aus der Region, welches auflangfristigen Erfolg und Innovation in der Forschung zielt.Werden auch Sie Teil des Teams aus über 50.000 Mitarbeitenden weltweit underfahren Sie eine gemeinschaftliche und inklusive Kultur am Arbeitsplatz.Als Administrative Coordinator Teilzeit/Vollzeit 80-100% (m/w/d) sind Siefür...

  • Administrative Coordinator

    vor 2 Wochen

    Ingelheim am Rhein, Deutschland aktiv personal-service GmbH Vollzeit

    Unser Kunde ist ein Pharmaunternehmen aus der Region, welches auflangfristigen Erfolg und Innovation in der Forschung zielt.Werden auch Sie Teil des Teams aus über 50.000 Mitarbeitenden weltweit underfahren Sie eine gemeinschaftliche und inklusive Kultur am Arbeitsplatz.Als Administrative Coordinator Teilzeit/Vollzeit 80-100% (m/w/d) sind Siefür...

  • Office Coordinator

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Deutschland Aurora World GmbH Vollzeit

    Als Office Coordinator (m/w/d) arbeiten Sie in unserem Frankfurter Büro und gewährleistet den reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschäfts. Sie stellen Berichte für wichtige Interessengruppen in Deutschland und im Vereinigten Königreich bereit. Die Position erfordert ein hohes Maß an Eigenverantwortung sowie ausgezeichnete Kundenservice-,...

  • Senior Administrative and Finance Officer

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland Zoologische Gesellschaft Frankfurt Vollzeit

    **About the Project**: In South America, FZS concentrates its efforts on the Amazon rainforest and has expanded its engagement in the region in recent years. Since 2014, FZS has been supporting the Protected Areas Commission in Guyana in strengthening the management of the national protected areas system with a particular focus on the Kanuku Mountains...

  • Interim Project Coordinator Conferences

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Deutschland Morgan Philips Interim Management Vollzeit

    Interim Project Coordinator Conferences & Events (m/w/d) **Start**: 01.05.2024, 12 Monate hybrid (onsite Einsätze nach Absprache) im Schnitt 20 Stunden / Woche (gut planbare Peaks) - Unterstützung der Business Units Commercial Excellence & Business Operations im Bereich Messen, Kongresse und Veranstaltungen (regional, überregional sowie EU...

  • Sales Coordinator

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland MFS Investment Management Vollzeit

    At MFS, you will find a culture that supports you in doing what you do best. Our employees work together to reach better outcomes, favoring the strongest idea over the strongest individual. We put people first and demonstrate care and compassion for our community and each other. Because what we do matters - to us as valued professionals and to the millions...

  • Project Coordinator

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland Frankfurt School of Finance & Management Vollzeit

    For our strongly growing portfolio, we are looking for a Project Coordinator (f/m/x) with experience in Finance and Banking. The position is initially limited for 24 months. Your tasks Procurement search (Identification and preparation of new tenders, preparation of project and performance descriptions, coordination of implementing agreements); ...

  • Administrative Coordinator

    vor 2 Wochen

    Ingelheim am Rhein, Deutschland aktiv personal-service GmbH Vollzeit

    Unser Kunde ist ein Pharmaunternehmen aus der Region, welches auflangfristigen Erfolg und Innovation in der Forschung zielt. Werden auch Sie Teil des Teams aus über 50.000 Mitarbeitenden weltweit underfahren Sie eine gemeinschaftliche und inklusive Kultur am Arbeitsplatz. Als Administrative Coordinator Teilzeit/Vollzeit 80-100% (m/w/d) sind Siefür...

  • HR Coordinator

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland Encore Global Vollzeit

    Encore entwickelt Eventerlebnisse, die in Erinnerung bleiben, begeistern und den Wandel in Unternehmen aktiv unterstützen. Als weltweit führendes Event-Produktionsunternehmen, liefert das globale Encore-Team, bestehend aus Kreativen, Vordenker und Experten, echte Ergebnisse durch Strategie und Kreativität, innovative Technologie, digitale Lösungen sowie...

  • Coordinator Sales

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland Merz Aesthetics GmbH Vollzeit

    Merz Aesthetics ist ein unabhängiges, international tätiges Unternehmen im Bereich der ästhetischen Medizin. Unser umfassendes Produktportfolio gehört seit Jahren zu den qualitativ hochwertigsten innerhalb ihrer Kategorie und wird von Health Care Professionals weltweit geschätzt. Wir von Merz Aesthetics sind Teil der Merz-Gruppe und haben unsere...