Office-Managerin

vor 2 Wochen

Berlin, Berlin, Deutschland Zentral- und Landesbibliothek Berlin Vollzeit

Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist die größte öffentliche Bibliothek in Deutschland und mit rd. 1,5 Millionen Besucher*innen jährlich, die am besten besuchte Kultur- und Bildungseinrichtung Berlins. An zwei Standorten – Amerika-Gedenkbibliothek und Berliner Stadtbibliothek – stehen für unsere Nutzer*innen über 3,5 Millionen Medien zur Verfügung. Zugleich erfüllt die Stiftung Aufgaben als Berliner Landesbibliothek. Mit ihren ca. 340 Beschäftigten bietet die ZLB in allen Segmenten ihrer Arbeit ein innovatives und partizipatives Medien-, Beratungs- und Veranstaltungsangebot. Die Bibliothek entwickelt sich dabei zunehmend zu einer Plattform für die Communities der Stadtgesellschaft. Hier teilen die Bürger*innen ihr Wissen, hier wird die Teilhabe am digitalen Leben genauso wie an informierten städtischen Diskursen ermöglicht.

Werden Sie Teil unseres Teams. Verstärken Sie unsere Direktion für Digitale Entwicklung & Verbundangelegenheiten als engagierte*r

Office-Manager*in
Geschäftsstelle der Direktion Digitale Entwicklung & Verbundangelegenheiten (m/w/d)

  • Organisationseinheit: Direktion für Digitale Entwicklung & Verbundangelegenheiten
  • Kennziffer: 19/24
  • Entgeltgruppe: E8 TV-L
  • Arbeitszeitumfang: Vollzeit (z.Z. 39,4 Stunden/Woche)
  • Befristung: unbefristet

Aufgaben

In der Geschäftsstelle des Direktors verantworten Sie das professionelle Office-Management und unterstützen in administrativen und organisatorischen Vorgängen. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen:

  • eigenverantwortliche Büroorganisation:
  • Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)
  • Vor- und Nachbereiten von Sitzungen
  • eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz
  • Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen
  • elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung
  • Anfertigung von PowerPoint-Präsentationen, Protokollen u. Ä.
  • Dienstreiseorganisation (inkl. Reisekostenabrechnung)
  • Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung
Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen (z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.) Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden Equipment Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung interner Prozesse zur Optimierung der Kommunikationsstruktur mit Schnittstellenfunktion Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a. Belegverwaltung, Budgetüberwachung Unterstützung bei Projekten
Profil

Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen. Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position.

Zu Ihren Fachkompetenzen zählen:

  • umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
  • sehr guter Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  • sichere Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie grundlegender schreibtechnischer Normen für die Textverarbeitung
  • gute Englischkenntnisse sind wünschenswert

Folgende außerfachliche Kompetenzen zeichnen Sie aus:

  • Hohe Affinität zu technischen Themen, insbesondere Online-Diensten wie Social Media, Blogs oder Content Management Systemen (CMS)
  • freundliches und verbindliches Auftreten
  • Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale Kompetenz
  • Planungs- und Organisationstalent
  • eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
  • hohes persönliches Engagement sowie Loyalität und Diskretion
  • sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen

Sind Sie so jemand? Dann brauchen wir Sie


Wir bieten

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  • Office Managerin

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland BAL Bauplanungs und Steuerungs GmbH Vollzeit

    Das geht nicht? Dann kennen Sie die BAL noch nicht. Ohne wirklich gute Organisation, Kommuni­kation, Dokumentation und Logistik geht nichts in unserer Arbeit. Mehr als 130 Großbau­vorhaben in über 35 Jahren nach den Entwürfen international renommierter Architekten zeugen davon, dass da auch im Hinter­grund ordnende Hände wirken, die ihr Werk...

  • Office ManagerIn

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Gimme Gelato Berlin GmbH Vollzeit

    Über unsGimme Gelato ist eine Eismanufaktur in Berlin Charlottenburg. Unser Ziel ist es, das köstlichste Eis herzustellen, das unseren Gästen ein Lächeln ins Gesicht zaubert. Wir konzentrieren uns hauptsächlich auf mobile Eisdielen, die entweder von uns direkt oder von unseren Partnern betrieben werden. Zusätzlich sind wir bekannt für unsere...

  • Junior Office ManagerIn

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland homepoint services gmbh Vollzeit

    EinleitungFolgende Aufgaben erwarten Dich bei uns:Freundlicher und professioneller Empfang sowie Bewirtung unserer Gäste, Kunden und GeschäftspartnerErste Ansprechpartner/in in der Kommunikation mit unseren BesuchernKoordination und Organisation des EmpfangsbereichsEntgegennahme von Telefonaten mit kompetenter Weiterleitung und Aufnahme von...

  • Junior Office ManagerIn

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland homepoint services GmbH Vollzeit

    Folgende Aufgaben erwarten Dich bei uns:Freundlicher und professioneller Empfang sowie Bewirtung unserer Gäste, Kunden und GeschäftspartnerErste Ansprechpartner/in in der Kommunikation mit unseren BesuchernKoordination und Organisation des EmpfangsbereichsEntgegennahme von Telefonaten mit kompetenter Weiterleitung und Aufnahme von...

  • Junior Office ManagerIn

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland homepoint services gmbh Vollzeit

    EinleitungFolgende Aufgaben erwarten Dich bei uns:Freundlicher und professioneller Empfang sowie Bewirtung unserer Gäste, Kunden und GeschäftspartnerErste Ansprechpartner/in in der Kommunikation mit unseren BesuchernKoordination und Organisation des EmpfangsbereichsEntgegennahme von Telefonaten mit kompetenter Weiterleitung und Aufnahme von...

  • Office- & Eventmanager oder -Managerin

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Bitkom e.V. Vollzeit

    Du blühst auf, wenn um dich herum viel los ist? Du arbeitest gern mit Menschen zusammen und bist ein echtes Organisationstalent? Dann komm in unser Team als Office- & Eventmanager oder -Managerin (m/w/d)Du koordinierst geschäftliche Termine der Bitkom Geschäftsleitung und des Bitkom Präsidenten. Du übernimmst die Kommunikation mit den Spitzengremien des...

  • Office- & Eventmanager oder -Managerin

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Bitkom e.V. Vollzeit

    Du blühst auf, wenn um dich herum viel los ist? Du arbeitest gern mit Menschen zusammen und bist ein echtes Organisationstalent? Dann komm in unser Team als Office- & Eventmanager oder -Managerin (m/w/d)Du koordinierst geschäftliche Termine der Bitkom Geschäftsleitung und des Bitkom Präsidenten. Du übernimmst die Kommunikation mit den Spitzengremien des...

  • Office- & Eventmanager oder -Managerin

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Bitkom e.V. Vollzeit

    Du blühst auf, wenn um dich herum viel los ist? Du arbeitest gern mit Menschen zusammen und bist ein echtes Organisationstalent? Dann komm in unser Team als Office- & Eventmanager oder -Managerin (m/w/d) Aufgaben Du koordinierst geschäftliche Termine der Bitkom Geschäftsleitung und des Bitkom Präsidenten. Du übernimmst die Kommunikation mit den...

  • Office und People Managerin

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Das Progressive Zentrum e.V. Vollzeit

    Gesellschaftlichen Fortschritt gestalten? Dafür brauchen wir dich – eine*n engagierte*n Office-Manager*in mit Sinn für moderne Verwaltungsarbeit.Full-time · BerlinWir suchen dich als engagierte:n Office and People-Manager:in mit Sinn und Herz für organisierte, strukturierte und digitale Verwaltungsarbeit und Personalmanagement. Denn: Wir möchten Ideen...

  • Office Managerin

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Deutsche Geologische Gesellschaft - Geologische Vereinigung e.V. Vollzeit

    Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n engagierte*n Office Manager*infür die Verwaltung unserer Geschäftsstelle in Berlin. Wochenarbeitszeit 25h – 30h.AufgabenÜber die RolleAls Office Manager*in wirst du folgende Aufgaben verantworten:Pflege der MitgliederdatenbankVorbereitung der internen Finanzbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem...

  • Office Managerin

    vor 1 Monat

    Berlin, Berlin, Deutschland Deutsche Geologische Gesellschaft - Geologische Vereinigung e.V. Vollzeit

    Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n engagierte*n Office Manager*infür die Verwaltung unserer Geschäftsstelle in Berlin. Wochenarbeitszeit 25h – 30h.AufgabenÜber die RolleAls Office Manager*in wirst du folgende Aufgaben verantworten:Pflege der MitgliederdatenbankVorbereitung der internen Finanzbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem...

  • Office Managerin

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Deutsche Geologische Gesellschaft - Geologische Vereinigung e.V. Vollzeit

    Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n engagierte*n Office Manager*infür die Verwaltung unserer Geschäftsstelle in Berlin. Wochenarbeitszeit 25h – 30h.AufgabenÜber die RolleAls Office Manager*in wirst du folgende Aufgaben verantworten:Pflege der MitgliederdatenbankVorbereitung der internen Finanzbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem...

  • Office Managerin

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Sanity Group Vollzeit

    Du brennst für Workplace & People Themen, hast ein Auge fürs Detail & Ordnung? Du hast Lust unser Office und die tägliche Atmosphäre darin pro-aktiv zu gestalten, damit sich alle Mitarbeiter:innen wohlfühlen?Dann werde jetzt Teil des People & Culture Teams bei der Sanity Group als Office Manager*in in Teilzeit. AufgabenDein Terrain Office ManagementDu...

  • Office ManagerIn

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Herold, Krauß & Kollegen GmbH Vollzeit

    Office Manager*in (m/w/d)Wir sind eine moderne Steuer­beratungs­gesellschaft mit 35 Mitarbei­tern am Alexanderplatz. Zur Unter­stützung für unser Team suchen wir einen neuen Mitarbei­ter (m/w/d) für unser Office Management.Zu Ihren Aufgaben gehören: Als Teamplayer und gute Seele des Teams sind Sie erster Ansprechpartner für Kunden und Kollegen und...

  • Office ManagerIn

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Herold, Krauß & Kollegen GmbH Vollzeit

    Zur Unterstützung für unser Team suchen wir einen neuen Mitarbeiter (m/w/d) für unser Office Management.Als Teamplayer und gute Seele des Teams sind Sie erster Ansprechpartner für Kunden und Kollegen und stehst mit Rat und Tat zur Seite. Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise fällt Ihnen die eigenständige Büroorganisation leicht (Verwaltung,...

  • Office Managerin

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Herold, Krauß & Kollegen GmbH Vollzeit

    Office Manager*in (m/w/d)Wir sind eine moderne Steuerberatungsgesellschaft mit 35 Mitarbeitern am Alexanderplatz. Zur Unterstützung für unser Team suchen wir einen neuen Mitarbeiter (m/w/d) für unser Office Management.Zu Ihren Aufgaben gehörenAls Teamplayer und gute Seele des Teams sind Sie erster Ansprechpartner für Kunden und Kollegen und stehst mit...

  • Office Managerin

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland game – Verband der deutschen Games-Branche e.V. Vollzeit

    Wir sind der Verband der deutschen Games-Branche. Unsere Mitglieder bilden das gesamte Games-Ökosystem ab, von Entwicklungs-Studios und Publishern bis hin zu Esport-Veranstaltern, Bildungseinrichtungen oder Institutionen. Als Mitveranstalter der gamescom verantworten wir das weltgrößte Event für Computer- und Videospiele. Wir sind Gesellschafter der USK,...

  • Office-Managerin

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Die Gesellschaft für eine gute Zukunft Vollzeit

    Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir DICH als engagierte*n Office-Manager*inin Teilzeit (20h/Woche, Montag-Donnerstag) in unserem Büro in Berlin, zunächst befristet für 2 Jahre.AufgabenDas machst du bei uns Du sorgst dafür, dass sich unsere Mitarbeiter:innen in unserem Berliner Altbaubüro wohl fühlen und gut arbeiten können. Du betreust den...

  • Office-Managerin

    vor 2 Monaten

    Berlin, Berlin, Deutschland Die Gesellschaft für eine gute Zukunft Vollzeit

    Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir DICH als engagierte*n Office-Manager*inin Teilzeit (20h/Woche, Montag-Donnerstag) in unserem Büro in Berlin, zunächst befristet für 2 Jahre.AufgabenDas machst du bei uns Du sorgst dafür, dass sich unsere Mitarbeiter:innen in unserem Berliner Altbaubüro wohl fühlen und gut arbeiten können. Du betreust den...

  • Office-Managerin

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Zentral- und Landesbibliothek Berlin Vollzeit

    Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist die größte öffentliche Bibliothek in Deutschland und mit rd. 1,5 Millionen Besucher*innen jährlich, die am besten besuchte Kultur- und Bildungseinrichtung Berlins. An zwei Standorten – Amerika-Gedenkbibliothek und Berliner Stadtbibliothek – stehen für unsere Nutzer*innen über 3,5 Millionen...