Team Lead Event Support Specialist

vor 2 Wochen

Wiesbaden, Deutschland AbbVie Vollzeit
Stellenbeschreibung

Stell dein Know-how unter Beweis und werde Teil unseres Teams als

Team Lead Event Support Specialist (all genders) – Vollzeit oder in Teilzeit, befristet auf 2 Jahre

Du liebst Details, insbesondere, wenn es um Prozesse und Dokumente geht, überblickst Zusammenhänge und trägst aktiv dazu bei, diese mit Kollegen zu teilen. Deine hohe Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, dein Verständnis für Compliance‐relevante Sachverhalte und deine guten kommunikativen Fähigkeiten helfen dir bei deinen Aufgaben rund um Vertrags‐ und Projektdokumentation.

Du leitest das Event Support Team, bestehend aus internen und externen Mitarbeitern, sowohl disziplinarisch als auch fachlich. Gleichzeitig bist du Teil des Teams und übernimmst operative Aufgaben.

Du bist Ansprechpartner für Kollegen bei der operativen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Dein Fokus liegt auf der sachgemäßen Anlage, Bearbeitung und Dokumentation der Veranstaltung in Systemen und Einhaltung der Prozesse. Dabei hast du engen Austausch mit Kollegen, externen Dienstleistern und Kunden.

Hier bringst du viel in Bewegung:

  • Disziplinarische und fachliche Leitung des Event-Teams und Verantwortung für dessen Weiterentwicklung
  • Kompetenter Ansprechpartner und sach‐ / fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Units mit Innen‐ und Außendienst)
  • Erstellung und Management von Veranstaltungsdokumentation im System
  • Recherche von Hotels, Terminkoordination, Beauftragung und Abrechnung
  • Überprüfung der Einhaltung von Compliance‐Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben
  • Kommunikation mit Kunden (intern wie extern)
  • Sicherstellen und überwachen der benötigten Dokumentation und Genehmigungen.
  • Erstellen von Reportings für Veranstaltungs‐Initiatoren innerhalb AbbVie
  • Reisekostenabwicklung: Überprüfen auf Richtigkeit und Vollständigkeit
  • Enge Zusammenarbeit mit Event‐, Finanz‐ und Compliance‐Abteilung
  • Monatliche Messung der KPI Performance und Analysen zur Optimierung von Arbeitsabläufen 
  • Mitarbeit oder Übernahme von Sonderprojekten außerhalb Ihrer Linienaufgabe (situativ) 
  • Schulung von neuen Mitarbeitern zum Prozess

So machst du den Unterschied:

  • Vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbaren Position
  • Führungserfahrung, ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern
  • Fähigkeit, relevante Richtlinien und gesetzliche Vorgaben zu befolgen und deren Umsetzung zu gewährleisten
  • Hohes Engagement, Kunden- und Servicementalität
  • Fähigkeit empathisch, effektiv und durchsetzungsstark zu kommunizieren
  • Zuverlässige und akkurate Arbeitsmethoden sowie ein Auge für Details
  • Fähigkeit, flexibel und eigeninitiativ in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
  • Flexibilität, hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
  • Gute Kenntnisse der digitalen Arbeitswelt sowie die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubilden
  • Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware. Kenntnisse in weiteren digitalen Tools sind von Vorteil.
  • Sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift

Wie wir gemeinsam Großes bewegen:

  • mit einem diversen Arbeitsumfeld, wo du Wirkungen erzielen kannst
  • mit einer offenen Unternehmenskultur
  • mit einer attraktiven Vergütung
  • mit einem intensiven Onboarding durch einen Mentor
  • mit flexiblen Arbeitsmodellen für eine gesunde Work-Life-Balance
  • mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement mit umfassenden Gesundheits- und Bewegungsprogrammen
  • mit betrieblichen Sozialleistungen
  • mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten in einer internationalen Organisation
  • mit hochkarätigen, attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten
  • mit einem starken, internationalen Netzwerk

Bring frischen Wind in unser Team – und deine Karriere

Bei AbbVie zählt dein individueller Beitrag – helfe uns, gemeinsam Großes zu bewegen. Sei ein Teil von unserem Erfolg und wachse mit uns – und wachse über dich hinaus Klingt wie die perfekte Karrierechance für dich? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Alles, was du benötigst, ist ein vollständiger Lebenslauf – alles Weitere besprechen wir dann persönlich mit dir.


Zusätzliche Informationen

Nur gemeinsam können wir das Beste für Patienten erreichen. Daher setzen wir bei AbbVie auf Chancengleichheit, Vielfalt & Inklusion. Wir gestalten ein Arbeitsumfeld, in dem alle Mitarbeiter ihr Potenzial entfalten können – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder anderen Vielfaltsdimensionen. Doch für uns bedeutet Vielfalt mehr als nur offensichtliche Unterschiede zu berücksichtigen: Sie bezieht sich auch auf unterschiedliche Ausbildungshintergründe, Fachkenntnisse, Persönlichkeitstypen, Denkweisen und Lebenserfahrungen.

  • Team Lead Event Management

    vor 5 Monaten

    Wiesbaden, Deutschland ABBVIE Vollzeit

    **For our office in Wiesbaden we are looking for a** **Event Management Team Lead (all genders)** As part of the Customer Excellence department, Event Management Team Lead is responsible for all the key event organizations, including International and national congresses, support our new launches as well as virtual events. **Primary goals of this role...

  • Event Support Specialist

    vor 3 Wochen

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland AbbVie Vollzeit

    StellenbeschreibungWir suchen einen Event Support Specialist – in Vollzeit oder TeilzeitDeine AufgabenKompetenter Ansprechpartner und sach‐ und fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Units mit Innen‐ und Außendienst)Erstellung und Management von Veranstaltungsdokumentation im System MAPRecherche von Hotels,...

  • Event Management Lead

    vor 1 Tag

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland AbbVie Vollzeit

    At AbbVie, we're committed to creating a better tomorrow for patients. As an Event Management Lead - Strategic Event Planner, you'll play a key role in shaping our company's events and meetings strategy.OverviewWe're looking for an experienced event professional to lead the planning and execution of complex events and meetings across all business units. The...

  • Event Support Specialist

    vor 3 Wochen

    Wiesbaden, Deutschland AbbVie Vollzeit

    **Unternehmensbeschreibung** Gemeinsam Großes bewegen heißt, dein Potenzial zu nutzen und zu wachsen. Gemeinsam Großes bewegen bedeutet, jeden Tag Geschichte zu schreiben. Herzlich willkommen bei Abbvie! Als Teil eines internationalen Unternehmens mit ca. 50.000 Mitarbeitern weltweit und rund 3.000 Mitarbeitern in Deutschland hast du die Möglichkeit,...

  • IT Support Specialist

    vor 4 Wochen

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland Volker Dahm Vollzeit

    Job Title: IT SupportAre you a skilled IT professional looking for a new challenge? Do you have a passion for delivering exceptional customer service and technical support? We are seeking a highly motivated and experienced IT Support Specialist to join our team at Volker Dahm.Job Summary:We are looking for a talented IT Support Specialist to provide...

  • IT Support Specialist

    vor 4 Wochen

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland Volker Dahm Vollzeit

    Job Title: IT SupportAre you a skilled IT professional looking for a new challenge? Do you have a passion for delivering exceptional customer service and technical support? We are seeking a highly motivated and experienced IT Support Specialist to join our team at Volker Dahm.Job Summary:We are looking for a talented IT Support Specialist to provide...

  • Administrative Support Specialist

    vor 3 Wochen

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland DOW PRODUKTIONS UND VERTRIEBS & CO. OHG Vollzeit

    At Dow, we believe in putting people first and delivering integrity, respect, and safety to our customers, employees, and the planet. Our people reflect the communities we live in and the world where we do business. Their diversity is our strength. We're a community of relentless problem solvers who offer daily opportunities to contribute our perspectives,...

  • Event Management Lead

    vor 3 Wochen

    Wiesbaden, Deutschland AbbVie Vollzeit

    **Company Description** People. Passion. Possibilities. Three words that make a world of difference. More than a job. It's a chance to make a real difference. Welcome to AbbVie! As part of an international company with 50,000 employees worldwide and around 3,000 employees in Germany, you will have the opportunity of addressing some of tomorrows unmet...

  • Help Desk Support Specialist

    vor 4 Wochen

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland PZI International Solutions, Inc. Vollzeit

    PZI International Solutions, Inc. Seeks a Help Desk Support SpecialistWe are looking for a skilled and experienced Help Desk Support Specialist to join our team at PZI International Solutions, Inc. in Wiesbaden, Germany. As a Help Desk Support Specialist, you will be responsible for providing technical support and assistance to our customers, resolving...

  • Help Desk Support Specialist

    vor 4 Wochen

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland PZI International Solutions, Inc. Vollzeit

    PZI International Solutions, Inc. Seeks a Help Desk Support SpecialistWe are looking for a skilled and experienced Help Desk Support Specialist to join our team at PZI International Solutions, Inc. in Wiesbaden, Germany. As a Help Desk Support Specialist, you will be responsible for providing technical support and assistance to our customers, resolving...

  • Event Management Lead

    vor 3 Wochen

    Wiesbaden, Deutschland AbbVie Vollzeit

    StellenbeschreibungTogether, we break through  – as Event Management Lead (all genders)Make your mark:Contribute to the Digital Transformation. Lead the establishment of processes and create positive customer experiences with all events formats.Develop robust policies and processes for event management, ensure agile organization and resource management in...

  • Technical Support Specialist

    vor 2 Monaten

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland Abbott Vollzeit

    About AbbottAbbott is a global healthcare leader, creating breakthrough science to improve people's health. We're always looking towards the future, anticipating changes in medical science and technology.Working at AbbottAt Abbott, you'll have the opportunity to work on projects that make a real difference in people's lives. Our team is passionate about...

  • Technical Support Specialist

    vor 2 Monaten

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland Abbott Vollzeit

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  • Customer Service Team Lead

    vor 4 Wochen

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland Bio-Techne Vollzeit

    Job Title: Customer Service Team LeaderAt Bio-Techne, we are seeking a highly motivated and experienced Customer Service Team Leader to join our EMEA team. As a key member of our customer-facing team, you will be responsible for leading and managing a team of customer service advisors, providing guidance, support, and ongoing coaching to ensure exceptional...

  • Customer Service Team Lead

    vor 4 Wochen

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland Bio-Techne Vollzeit

    Job Title: Customer Service Team LeaderAt Bio-Techne, we are seeking a highly motivated and experienced Customer Service Team Leader to join our EMEA team. As a key member of our customer-facing team, you will be responsible for leading and managing a team of customer service advisors, providing guidance, support, and ongoing coaching to ensure exceptional...

  • Event Support Specialist

    vor 3 Wochen

    Wiesbaden, Deutschland AbbVie Vollzeit

    StellenbeschreibungStell dein Know-how unter Beweis und werde Teil unseres Teams alsEvent Support Specialist – in Vollzeit oder TeilzeitDu liebst Details, insbesondere wenn es um Prozesse und Dokumente geht. Du überblickst Zusammenhänge und trägst aktiv dazu bei, diese mit Kollegen zu teilen. Deine hohe Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, Dein...

  • Medical Evidence Specialist

    Vor 5 Tagen

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland AbbVie Vollzeit

    We are seeking a highly skilled Medical Evidence Specialist - Project Lead to join our team at AbbVie in Germany. As a key member of our Medical Affairs team, you will be responsible for leading real-world evidence studies and projects that aim to improve patient outcomes.Job SummaryThis is an exciting opportunity for a motivated and experienced professional...

  • Technical Support Specialist

    vor 1 Tag

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland Oxford Instruments Vollzeit

    Role OverviewWe are seeking a highly skilled Technical Support Specialist to join our Materials Analysis team in Wiesbaden, Germany.

  • Help Desk Support Specialist

    vor 6 Monaten

    Wiesbaden, Deutschland PZI International Solutions, Inc. Vollzeit

    Team Steelgate LLC hiring a full time Help Desk Support Specialist at IMCOM -E HQ to be located in Wiesbaden, DE. We are looking for a self-starter with demonstrable experience in the fielding, management, configuration, repair and system program aspects of hardware desktop support in an enterprise setting. Demonstrable experience in Windows 10 Professional,...

  • Administrative Specialist

    vor 4 Wochen

    Wiesbaden, Hessen, Deutschland DOW PRODUKTIONS UND VERTRIEBS & CO. OHG Vollzeit

    At Dow, we believe in putting people first and delivering integrity, respect, and safety to our customers, employees, and the planet. Our people are at the heart of our solutions, reflecting the communities we live in and the world where we do business. Their diversity is our strength. We're a community of relentless problem solvers who offer daily...