Office Manager

vor 5 Monaten

Karlsruhe, Deutschland Arcadis Vollzeit

Stellenbezeichnung:  Office Manager (w/m/d)
Referenznummer:

Standort: Karlsruhe 

Arcadis ist das führende globale Planungs- und Beratungsunternehmen für die natürliche und vom Menschen gestaltete Umwelt. Wir sind 36. Menschen in über 70 Ländern, die sich für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzen. Jede*r spielt dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam können wir uns mit unserer Energie und unserem Teamgeist den komplexesten Herausforderungen der Welt stellen und zusammen mehr bewirken.

Rollenverantwortung:

In der Funktion als Office Manager verantworten Sie den Empfang, organisieren die administrativen Aufgaben für den Karlsruhe Standort und betreuen unsere externen Kund*innen. Dienstleistung ist für Sie kein Fremdwort, denn Sie unterstützen den Standortleiter sowie die Kolleg*innen und stellen die reibungslosen Abläufe der Standortverwaltungsprozesse sicher.

Gästeempfang, -bewirtung und -betreuung Organisation von kleineren internen Events Zentrale Kommunikationsschnittstelle eines Standortes Strukturierung und Durchführung des Bestell- und Einkaufsprozesses Koordinierung von externen Dienstleistern, z. B. Reparaturen, Reinigungsunternehmen Terminkoordination und Büromateriallagerhaltung Wareneingangskontrolle und Archivierung Unterstützung H&S-Management (Health & Safety) am Standort  Raumbuchungen Bestellung und Ausgabe von Büroartikeln und sonstigen Bürobedarfen Allgemeine Korrespondenz/Bearbeitung des Postein- und Postausganges

Qualifikationen & Erfahrung:

In erster Linie teilen Sie unsere Leidenschaft für die Verbesserung der Lebensqualität und für die Zufriedenheit unserer Kund*innen. Sie sind stolz auf die Rolle, die Sie bei der Umgestaltung der Welt um Sie herum spielen und verstehen die Bedeutung von Teamarbeit. Sie haben erste Erfahrungen in einer Assistenz-Funktion gesammelt und bringen mit:

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne Erfahrung im Hospitality-Bereich Gute Kenntnis der MS-Office-Anwendungen Spaß am Umgang mit Menschen, Eigenschaften wie Freundlichkeit, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Engagement Schnelle Auffassungsgabe, einen guten Gesamtüberblick sowie eine gut organisierte und strukturierte Arbeitsweise Zuverlässigkeit, Schnelligkeit und Eigeninitiative Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil

Warum Arcadis?

Wir können unsere Ziele nur erreichen, wenn jede*r Einzelne die Möglichkeit hat, sich optimal zu entfalten. Die Summe der individuellen Beiträge macht dann den Unterschied. Deshalb arbeiten wir mit einem kompetenzbasierten Ansatz, bei dem Sie Ihre einzigartige Erfahrung und Ihr Fachwissen einbringen, um Ihre berufliche Laufbahn zu gestalten. So erzielen wir gemeinsam die größtmögliche Wirkung.

Unabhängig von Ihrer Position leisten Sie bei Arcadis sinnstiftende Arbeit und tragen dazu bei, nachhaltige Lösungen für einen lebenswerteren Planeten zu entwickeln. Setzen Sie ein Zeichen für Ihre Karriere, Ihre Kolleg*innen, Ihre Kund*innen, Ihr Leben und die Welt um Sie herum.

Mit vereinten Kräften schaffen wir ein nachhaltiges Vermächtnis.

Unser Engagement für Gleichberechtigung, Vielfalt, Inklusion und Zugehörigkeit

Wir leben eine Unternehmenskultur der Offenheit, Inklusion und Wertschätzung und stellen so Chancengleichheit für alle Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen sicher. Wir schaffen ein Umfeld, in dem Sie Ihr persönliches Potenzial bestmöglich entfalten können.

Join Arcadis. Create a Legacy.

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Job title: Office Manager (w/m/d)
Reference number:
Location: Karlsruhe

Arcadis is the leading global planning and consulting firm for the natural and man-made environment. We are 36, people in over 70 countries working to improve the quality of life. Everyone has an important role to play. Together, we can use our energy and team spirit to tackle the world's most complex challenges and achieve more together.

Role responsibility:

As Office Manager, you will be responsible for reception, organizing administrative tasks for the Karlsruhe office, and looking after our external customers. You are no stranger to service, as you support the location manager and colleagues and ensure the smooth running of the location administration processes.

Guest reception, hospitality, and support Organization of smaller internal events Central communication interface of a location Structuring and implementation of the ordering and purchasing process Coordination of external service providers, e.g. repairs, and cleaning companies Coordinating appointments and stocking office supplies Incoming goods inspection and archiving Supporting H&S management (Health & Safety) at the location room bookings Ordering and issuing office supplies and other office supplies General correspondence/processing of incoming and outgoing mail

Qualifications & experience:

First and foremost, you share our passion for improving the quality of life and keeping our customers* happy. You are proud of the role you play in transforming the world around you and understand the importance of teamwork. You have gained initial experience in an assistant role and bring with you:

A completed commercial apprenticeship, preferably experience in the hospitality sector Good knowledge of MS Office applications Enjoy dealing with people, qualities such as friendliness, flexibility, resilience and commitment Quick comprehension, a good overall view, and a well-organized and structured way of working Reliability, speed, and initiative Fluency in German and a good command of written and spoken English are an advantage

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland Innoface AG Vollzeit

    Wir suchen eine*n Office Manager*in (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit, die/der mit Engagement und einem Lächeln dafür sorgt, dass unser Büroalltag reibungslos verläuft.Die Innoface AG ist ein Arbeitgeber, der Sie in allen Lebensphasen bestmöglich unterstützen möchte. Wir bieten eine flexible Arbeitszeit und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.Die...

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Karlsruhe, Deutschland INERATEC GmbH Vollzeit

    KurzbeschreibungAls Office Manager (m/w/d) sorgst Du für ein Wohlfühlgefühl bei InvestorInnen, BesucherInnen und AnruferInnen. Außerdem sorgt Du für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs und trägt zur Verbesserung der Unternehmensabläufe und des täglichen Betriebs bei.#sort: 200#HR#Deine AufgabenErste Ansprechperson und Empfang unserer Besucher...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland E+H Metrology GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen Office-Manager (m/w/d) für unsere Verwaltung in Teilzeit. Als wichtiger Teil unseres Teams werden Sie aktiv an allen Geschäftsprozessen mitwirken und Ihr Wissen einbringen können.AufgabenRechnungsstellung, Zahlungseingangskontrolle und -buchungRechnungsprüfung mit Zahlungsausgang und -buchungVorbereitende...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland E+H Metrology GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen Office-Manager (m/w/d) für unsere Verwaltung in Teilzeit. Als wichtiger Teil unseres Teams werden Sie aktiv an allen Geschäftsprozessen mitwirken und Ihr Wissen einbringen können.AufgabenRechnungsstellung, Zahlungseingangskontrolle und -buchungRechnungsprüfung mit Zahlungsausgang und -buchungVorbereitende...

  • Office Management Manager

    vor 1 Woche

    Karlsruhe, Deutschland Innoface AG Vollzeit

    Voll- oder Teilzeit Unbefristet Unsere Schnittstellen koppeln das weltweit verbreitete PTC Windchill mit wichtigen ERP-Systemen wie SAP, S/4HANA, Microsoft D365 und weiteren. Damit sind wir weltweit ein strategischer Lieferant für unsere namhafte Industriekunden. Wir suchen ab sofort eine*n Office Manager*in (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit, die/der mit...

  • Office Management Manager

    Vor 7 Tagen

    Karlsruhe, Deutschland Innoface AG Vollzeit

    div>Voll- oder Teilzeit Unbefristet KarlsruheUnsere Schnittstellen koppeln das weltweit verbreitete PTC Windchill mit wichtigen ERP-Systemen wie SAP, S/4HANA, Microsoft D365 und weiteren. Damit sind wir weltweit ein strategischer Lieferant für uns!Wir suchen ab sofort eine*n Office Manager*in (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit, die/der mit Engagement und einem...

  • Office-Manager (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland E+H Metrology GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen Office-Manager (m/w/d) für unsere Verwaltung in Teilzeit.Als wichtiger Teil unseres Teams werden Sie aktiv an allen Geschäftsprozessen mitwirken und Ihr Wissen einbringen können. Wir bieten ein angenehmes Arbeitsumfeld mit kurzen, unbürokratischen Entscheidungswege und einer 50%-Partnerstelle, die Ihnen ein...

  • Office-Manager (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland E+H Metrology GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen Office-Manager (m/w/d) für unsere Verwaltung in Teilzeit.Als wichtiger Teil unseres Teams werden Sie aktiv an allen Geschäftsprozessen mitwirken und Ihr Wissen einbringen können. Wir bieten ein angenehmes Arbeitsumfeld mit kurzen, unbürokratischen Entscheidungswege und einer 50%-Partnerstelle, die Ihnen ein...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenSie fungieren als Schnittstelle zwischen Unternehmen und KundenSie sind zuständig für die schriftliche und telefonische KorrespondenzSie sind für die Koordination und die Vor- und Nachbereitung von Terminen und Reisen verantwortlichSie übernehmen überstützend alle administrativen Aufgaben des ManagementsSie überstützen bei...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenSie fungieren als Schnittstelle zwischen Unternehmen und KundenSie sind zuständig für die schriftliche und telefonische KorrespondenzSie sind für die Koordination und die Vor- und Nachbereitung von Terminen und Reisen verantwortlichSie übernehmen überstützend alle administrativen Aufgaben des ManagementsSie überstützen bei...

  • Office Manager/in

    vor 1 Woche

    Karlsruhe, Deutschland Innoface AG Vollzeit

    Voll- oder Teilzeit Unbefristet Karlsruhe Unsere Schnittstellen koppeln das weltweit verbreitete PTC Windchill mit wichtigen ERP-Systemen wie SAP, S/4HANA, Microsoft D365 und weiteren. Damit sind wir weltweit ein strategischer Lieferant für unsere namhafte Industriekunden. Ihr Organisationstalent und Ihre Freude am Umgang mit Menschen machen Sie zur...

  • Office Manager/in

    Vor 6 Tagen

    Karlsruhe, Deutschland Innoface AG Vollzeit

    Voll- oder TeilzeitUnbefristetKarlsruhe Unsere Schnittstellen koppeln das weltweit verbreitete PTC Windchill mit wichtigen ERP-Systemen wie SAP, S/4HANA, Microsoft D365 und weiteren. Damit sind wir weltweit ein strategischer Lieferant für unsere namhafte Industriekunden. Ihr Organisationstalent und Ihre Freude am Umgang mit Menschen machen Sie zur perfekten...

  • Office-Manager (m/w/d)

    vor 2 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland E+H Metrology GmbH Vollzeit

    Unser eingespieltes Team sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/nOffice-Manager/in (m/w/d)in Teilzeit für unsere VerwaltungWir bieten Ihnen ein angenehmes Arbeitsumfeld, indem Sie aktiv an allen Geschäftsprozessen mitwirken und Ihr Wissen einbringen können. Kurze, unbürokratische Entscheidungswege und eine 50%-Partnerstelle erlauben Ihnen ein...

  • Office-Manager (m/w/d)

    vor 4 Wochen

    Karlsruhe, Deutschland E+H Metrology GmbH Vollzeit

    Unser eingespieltes Team sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/nOffice-Manager/in (m/w/d)in Teilzeit für unsere VerwaltungWir bieten Ihnen ein angenehmes Arbeitsumfeld, indem Sie aktiv an allen Geschäftsprozessen mitwirken und Ihr Wissen einbringen können. Kurze, unbürokratische Entscheidungswege und eine 50%-Partnerstelle erlauben Ihnen ein...

  • Office-Manager (m/w/d)

    vor 2 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland E+H Metrology GmbH Vollzeit

    Unser eingespieltes Team sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/nOffice-Manager/in (m/w/d)in Teilzeit für unsere VerwaltungWir bieten Ihnen ein angenehmes Arbeitsumfeld, indem Sie aktiv an allen Geschäftsprozessen mitwirken und Ihr Wissen einbringen können. Kurze, unbürokratische Entscheidungswege und eine 50%-Partnerstelle erlauben Ihnen ein...

  • Facility Manager

    vor 2 Wochen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland EXXETA Vollzeit

    JobbeschreibungAls Facility Manager bei Exxeta bist du verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung von Arbeitsplatzkonzepten, die die Flächennutzung optimieren und die Büroausstattung auf das neue Corporate Design anpassen. Du bist auch für die An- und Abmietung von Immobilien, die Organisation von Flächenänderungen und das Kostenmanagement...

  • Office Manager/in

    vor 2 Wochen

    Karlsruhe, Deutschland Innoface AG Vollzeit

    Voll- oder Teilzeit Unbefristet Karlsruhe Unsere Schnittstellen koppeln das weltweit verbreitete PTC Windchill mit wichtigen ERP-Systemen wie SAP, S/4HANA, Microsoft D365 und weiteren. Damit sind wir weltweit ein strategischer Lieferant für unsere namhafte Industriekunden. Ihr Organisationstalent und Ihre Freude am Umgang mit Menschen machen Sie zur...

  • Office Manager/in

    vor 2 Wochen

    karlsruhe, Deutschland Innoface AG Vollzeit

    Voll- oder Teilzeit Unbefristet Karlsruhe Unsere Schnittstellen koppeln das weltweit verbreitete PTC Windchill mit wichtigen ERP-Systemen wie SAP, S/4HANA, Microsoft D365 und weiteren. Damit sind wir weltweit ein strategischer Lieferant für unsere namhafte Industriekunden. Ihr Organisationstalent und Ihre Freude am Umgang mit Menschen machen Sie zur...

  • Office Manager/in

    vor 2 Wochen

    karlsruhe, Deutschland Innoface AG Vollzeit

    Voll- oder Teilzeit Unbefristet Karlsruhe Unsere Schnittstellen koppeln das weltweit verbreitete PTC Windchill mit wichtigen ERP-Systemen wie SAP, S/4HANA, Microsoft D365 und weiteren. Damit sind wir weltweit ein strategischer Lieferant für unsere namhafte Industriekunden. Ihr Organisationstalent und Ihre Freude am Umgang mit Menschen machen Sie zur...

  • Office-Manager (m/w/d) in Teilzeit

    vor 3 Wochen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland E+H Metrology GmbH Vollzeit

    ÜberblickWir suchen einen erfahrenen Kaufmann/-frau, der/-r unsere kaufmännische Abteilung unterstützt und aktiv an der Gestaltung unseres Unternehmens mitwirkt. Als Teilzeit-Manager/-in (m/w/d) werden Sie Teil unseres Teams und arbeiten eng mit unserem 50%-Partner zusammen.AufgabenRechnungsstellung, Zahlungseingangskontrolle und -buchungRechnungsprüfung...