Assistenz des Vorstands

Für unseren Standort Coburg  suchen wir zur Verstärkung des Teams eine

Assistenz des Vorstands (m/w/d) 

Das bieten wir Ihnen:

Als innovatives, inhabergeführtes Familienunternehmen mit starken regionalen Wurzeln und ausgeprägter internationaler Ausrichtung bieten wir sichere und attraktive Arbeitsplätze und stehen unseren Beschäftigten mit flexiblen Angeboten in allen Lebensphasen zur Seite. 

Zu unserem umfangreichen und standortspezifischen Leistungsangebot gehören u.a.:

flexible Arbeitszeiten und Arbeitsformen (z.B. mobiles Arbeiten) modern und ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze attraktive leistungsbezogene Vergütung  individuelle Einarbeitungsprogramme für neue Mitarbeitende vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten umfangreiche Gesundheitsangebote z.B. Fitnesskurse und firmeninterne Physiotherapie kostengünstige Mahlzeiten mit abwechslungsreichen Angeboten und frischen Salaten kostenlose PKW- und geschützte Fahrradstellplätze gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel Teamevents (z.B. jährlicher KAESER-Lauf)

Das sind Ihre Aufgaben bei uns:

Vorstandskorrespondenz in Deutsch und Englisch sichten, priorisieren und bearbeiten Kommunikation zwischen dem Vorstand, allen Stellen im Unternehmen, unseren Niederlassungen im In- und Ausland, Geschäftspartnern, Händlern und Großkunden sicherstellen interne und externe Anfragen an den Vorstand koordinieren, vorlegen und die beschlossenen Maßnahmen überwachen Aufgaben, Termine und Wiedervorlage-Aktivitäten detailliert planen, koordinieren und überwachen

Entscheidungsvorlagen vorbereiten und weiterleiten

nationale und internationale Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen sowie interne und externe Besprechungen vorbereiten, organisieren, protokollieren und nacharbeiten, dazugehörige Unterlagen bereitstellen

Aktivitäten von Verbänden, Beratungsunternehmen und Rechtsanwaltskanzleien/Notariate koordinieren

Vorträge und Präsentationen nach Vorgaben in Deutsch und Englisch erstellen

Geschäftsreisen der Vorstandsmitglieder sowie Veranstaltungen planen, organisieren und nachbereiten

Daten und Unterlagen zur Information des Vorstandes selbstständig beschaffen und aufbereiten

Das wünschen wir uns von Ihnen:

abgeschlossene wirtschaftliche oder kaufmännische Ausbildung, idealerweise Zusatzqualifikation als Fremdsprachen- oder Europasekretär (m/w/d) mehrjährige Erfahrung in einem Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat im internationalen Umfeld interkulturelles Interesse routinierter und versierter Umgang mit Google-Tools (Docs, Tabellen, Präsentationen) sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Französischkenntnisse von Vorteil sicheres, verbindliches und stilvolles Auftreten exzellente Umgangsformen absolute Diskretion sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten effizientes Zeitmanagement hohes Maß an zeitlicher Flexibilität Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Motivation selbstständiges, strukturiertes und zielgerichtetes Arbeiten gutes Organisationsgeschick

---