Assistenz des Vorstands

Unsere Stärke liegt in der internationalen Zusammenarbeit

Wir suchen eine erfahrene Assistenz des Vorstands, die unsere internationale Zusammenarbeit unterstützt. Die Assistenz des Vorstands ist für die Kommunikation zwischen dem Vorstand, den Niederlassungen im In- und Ausland, Geschäftspartnern, Händlern und Großkunden verantwortlich. Die Assistenz des Vorstands ist auch für die Koordination von nationalen und internationalen Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen sowie interne und externe Besprechungen verantwortlich.

Wir bieten:

flexible Arbeitszeiten und Arbeitsformen (z.B. mobiles Arbeiten)
modern und ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze
attraktive leistungsbezogene Vergütung
individuelle Einarbeitungsprogramme für neue Mitarbeitende
vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
umfangreiche Gesundheitsangebote z.B. Fitnesskurse und firmeninterne Physiotherapie
kostengünstige Mahlzeiten mit abwechslungsreichen Angeboten und frischen Salaten
freee PKW- und geschützte Fahrradstellplätze
gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
Teamevents (z.B. jährlicher KAESER-Lauf)

Die Aufgaben:

Vorstandskorrespondenz in Deutsch und Englisch sichten, priorisieren und bearbeiten
Kommunikation zwischen dem Vorstand, allen Stellen im Unternehmen, unseren Niederlassungen im In- und Ausland, Geschäftspartnern, Händlern und Großkunden sicherstellen
interne und externe Anfragen an den Vorstand koordinieren, vorlegen und die beschlossenen Maßnahmen überwachen
Aufgaben, Termine und Wiedervorlage-Aktivitäten detailliert planen, koordinieren und überwachen
Entscheidungsvorlagen vorbereiten und weiterleiten
nationale und internationale Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen sowie interne und externe Besprechungen vorbereiten, organisieren, protokollieren und nacharbeiten, dazugehörige Unterlagen bereitstellen
Aktivitäten von Verbänden, Beratungsunternehmen und Rechtsanwaltskanzleien/Notariate koordinieren
Vorträge und Präsentationen nach Vorgaben in Deutsch und Englisch erstellen
Geschäftsreisen der Vorstandsmitglieder sowie Veranstaltungen planen, organisieren und nachbereiten
Daten und Unterlagen zur Information des Vorstandes selbstständig beschaffen und aufbereiten

Wir erwarten:

abgeschlossene wirtschaftliche oder kaufmännische Ausbildung, idealerweise Zusatzqualifikation als Fremdsprachen- oder Europasekretär (m/w/d)
mehrjährige Erfahrung in einem Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat im internationalen Umfeld
interkulturelles Interesse
routinierter und versierter Umgang mit Google-Tools (Docs, Tabellen, Präsentationen)
sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Französischkenntnisse von Vorteil
sicheres, verbindliches und stilvolles Auftreten
exzellente Umgangsformen
absolute Diskretion sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
effizientes Zeitmanagement
hohes Maß an zeitlicher Flexibilität
Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Motivation
selbstständiges, strukturiertes und zielgerichtetes Arbeiten
gutes Organisationsgeschick

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