Office Manager

vor 4 Monaten

Stuttgart, Deutschland Plug and Play Vollzeit

WHO WE ARE:

Plug and Play is a global innovation platform and venture capital firm. Our mission is to make innovation open to anyone, anywhere. Each year, hundreds of entrepreneurs join our vertical-specific accelerator programs to team up with our corporate members or receive a direct investment from Plug and Play. Plug and Play has over 50 locations across the world and our corporate members include: The Alliance to End Plastic Waste, USAA, Visa, Nationwide, Aflac, Daimler, Ford, Nissan, BP, Johnson & Johnson, Roche, Pfizer, Walmart, Coca Cola, Adidas, and over 500 more. Plug and Play’s corporate members utilize Plug and Play to identify the best startups to meet their challenges. Plug and Play’s proven investment track record includes Honey, Guardant Health, ApplyBoard, BigID, Kustomer, Rappi, Flutterwave, Hippo, PayPal, Lending Club, Dropbox, and many more.

STARTUP AUTOBAHN is one of our flagship innovation platforms, located in Stuttgart, Germany. The platform is one of the largest in Europe and is pioneering the future of mobility, production, enterprise and beyond. STARTUP AUTOBAHN unites global young tech companies with the unrivaled tech expertise of Silicon Valley and the best of German engineering.

Tasks

YOUR TASKS:

Your main responsibility will be as our Office Manager:

Ensure the flow of information between team and management

  • Be the contact person for external providers (insurances, suppliers, authorities etc.)
  • Be the contact person for our HR, Accounting, Legal and IT Departments in Spain
  • Provide basic accounting support (e.g. collect invoices and review team expenses)
  • Provide basic HR support (e.g. coordinate interviews, manage our office’s listings on recruitment portals, prepare and coordinate onboarding and offboarding processes, support with visa letters)
  • Manage our general office logistics
  • Open, sort and distribute incoming emails, correspondence and deliveries
  • Maintain the office’s electronic and analogue filing system
  • Keep an inventory of office hardware and mobile phone contracts
  • Office purchasing (general office supplies, snacks and drinks, etc.)
  • Organize team trips, celebrations and other team events
  • Support with office visits

Additionally, you will provide general assistance to the Managing Director with some of his daily tasks:

Organize and manage his calendar

  • Plan and prepare meetings
  • Travel management
  • Prepare his monthly expense reports
  • Provide support with the HR employee reviews
  • Prepare weekly activity reports for Management
  • Do research and prepare presentations and briefings
Requirements

WHO WE ARE LOOKING FOR:

Organizational talent with analytical capabilities and quick learning ability

  • Highly motivated work style, strong people skills and positive mindset
  • Structured, and independent approach to work with the ability to prioritize tasks
  • Detail-oriented and trustworthy
  • Excellent communication skills in German and English - Spanish would be a great addition
  • Fluent in MS Office - experience with MacOS would be a plus
  • Ideally, you will have a business or administrative sciences background
  • We are looking for someone who can join as soon as possible and who is willing to make a long-term commitment
Benefits

WHAT WE OFFER:

Be part of Plug and Play – the biggest and fastest growing startup innovation platform globally with 50+ locations worldwide

  • Be at the forefront of innovation and get insights into groundbreaking technologies
  • Work together with a dynamic, international and open-minded team
  • Free office snacks and beverages
  • Optional discounted gym membership
  • Plug and Play's global attendance policy: 3 days at the office, 2 days at home


  • Back Office Manager

    vor 3 Wochen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland Laserhub Vollzeit

    Deine Mission:Als (Senior) Back Office Manager (all genders) bist du für die Betreuung unserer Kunden verantwortlich und sorgst dafür, dass unsere Bestandskunden jederzeit hervorragend betreut werden, um Ihren Einkaufsbedarf bei Laserhub problemlos abzuwickeln.Deine Aufgabe besteht darin, neue Kunden für die Verkaufsgebiete zu finden und zu qualifizieren,...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland Fischer Engineering-Service GmbH - Clinic & Care Vollzeit

    Wir suchen nach einem erfahrenen Office-Manager, der unsere Organisation unterstützen und leiten kann. Die Aufgaben sind vielfältig und umfassen:Koordination des SekretariatsDurchführung aller anfallenden Assistenz- und SekretariatsaufgabenBearbeiten des Posteingangs und -ausgangsAktenführung und DokumentenverwaltungFakturierung und vorbereitende...

  • Back Office Manager

    vor 3 Wochen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland Laserhub Vollzeit

    Ihre Mission bei LaserhubAls (Senior) Back Office Manager (m/f/d) bei Laserhub sind Sie für die Betreuung unserer Kunden verantwortlich und sorgen dafür, dass unsere Bestandskunden jederzeit hervorragend betreut werden, um Ihren Einkaufsbedarf bei Laserhub problemlos abzuwickeln.Ihre AufgabenBetreuen Sie unsere Kunden und sorgen Sie dafür, dass sie...

  • Office Manager m/w/d in Stuttgart

    vor 1 Monat

    Stuttgart, Deutschland PeDiMa Süd GmbH Vollzeit

    Jobrad | Betriebliche Altersvorsorge | 55.000 € In der Position des Office Managers m/w/d sind Sie die zentrale Ansprechperson im Büro. Wenn Kommunikation, Organisation und Koordination für Sie zur täglichen Berufung gehören, bietet Ihnen diese abwechslungsreiche Rolle das perfekte Umfeld, um Ihre Fähigkeiten voll einzubringen! ...

  • Front Office Manager

    vor 1 Monat

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland Motel One Stuttgart-Mitte Vollzeit

    Aufgaben und VerantwortlichkeitenAls Front Office Manager sind Sie für die Koordination und Führung der Abteilung Front Office verantwortlich. Ihr Fokus liegt auf dem Wohlergehen von Gästen und Mitarbeitenden. Sie übernehmen die Durchführung von Check-Ins, die Prüfung von Reservierungen, Überbuchungen und Optionen. Darüber hinaus erstellen Sie...

  • Back Office Manager

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland Laserhub Vollzeit

    Kundenbetreuung und VerkaufsstrategieAls Back Office Manager bei Laserhub bist du für die Betreuung unserer Kunden verantwortlich und sorgst dafür, dass unsere Bestandskunden jederzeit hervorragend betreut werden. Du förderst damit unser Unternehmenswachstum und baust erfolgreich nachhaltige und langfristige Kundenbeziehungen...

  • Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland RH Diagnostik & Therapie GmbH Vollzeit

    Wir suchen einen motivierten und freundlichen Front Office Manager, der sich für die Zufriedenheit und das Wohlergehen unserer Patient:innen einsetzt. Als wichtiger Teil unseres Teams unterstützt er uns bei der Terminplanung, der Patientenbetreuung und der allgemeinen Verwaltung.AufgabenPatientenbetreuung und -empfangTerminplanung und...

  • Office Manager

    vor 6 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Plug and Play Vollzeit

    WHO WE ARE: Plug and Play is a global innovation platform and venture capital firm. Our mission is to make innovation open to anyone, anywhere. Each year, hundreds of entrepreneurs join our vertical-specific accelerator programs to team up with our corporate members or receive a direct investment from Plug and Play. Plug and Play has over 50 locations across...

  • Office Manager

    vor 6 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Plug and Play Vollzeit

    WHO WE ARE: Plug and Play is a global innovation platform and venture capital firm. Our mission is to make innovation open to anyone, anywhere. Each year, hundreds of entrepreneurs join our vertical-specific accelerator programs to team up with our corporate members or receive a direct investment from Plug and Play. Plug and Play has over 50 locations across...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland GULP – experts united Vollzeit

    We are seeking an Office Manager to join our team at GULP – experts united. The ideal candidate will have experience in handling organizational tasks and creating presentations.Key Responsibilities:Execution of administrative and assistance tasksCoordination and monitoring of appointmentsPreparation of presentationsProcessing and monitoring time...

  • Office Manager for Automotive Industry in Stuttgart

    vor 3 Wochen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland GULP – experts united Vollzeit

    At GULP – experts united, we are seeking an Office Manager to join our team in the automotive industry. As an Office Manager, you will be responsible for executing administrative and assistance tasks, coordinating and monitoring appointments, and preparing presentations.Key Responsibilities:Execution of administrative and assistance tasksCoordination and...

  • Digital Marketing Manager

    Vor 5 Tagen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland ELO Digital Office Vollzeit

    ÜbersichtWir bieten Ihnen die Möglichkeit, unsere Software erfolgreich in verschiedenen Marktsegmenten zu positionieren und qualitativ hochwertige Leads zu generieren. Unser Unternehmen ELO Digital Office ist ein dynamischer Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine attraktive Umgebung bietet.LohnAls Digital Marketing Manager erwarten Sie ein Jahresgehalt...

  • Office Coordinator

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland Plug and Play Vollzeit

    At Plug and Play, we are seeking a highly organized and detail-oriented Office Manager to join our team in Stuttgart, Germany. As a key member of our team, you will be responsible for ensuring the smooth operation of our office and providing administrative support to our Managing Director.Key Responsibilities:Manage office logistics, including inventory,...

  • Application Manager im Competence Center für globale Vertriebsprozesse

    vor 2 Monaten

    Stuttgart, Deutschland ELO Digital Office GmbH Vollzeit

    Die ELO Digital Office GmbH zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM). Das Stuttgarter Unternehmen entwickelt digitale Geschäftsprozesslösungen für alle Branchen und Fachbereiche sowie für jede Unternehmensgröße. ELO Digital Office ist seit über 25 Jahren am Markt. Exzellente, innovative und...

  • Finance Manager

    vor 2 Wochen

    Stuttgart, Deutschland metergrid GmbH Vollzeit

    â®â¯Finance Manager - Controlling / Reporting / Home Office (m/w/d) Über das Unternehmen Wir entwi...

  • Office Administrator

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland Plug and Play Vollzeit

    About the Role:We are seeking an experienced Office Manager to join our team at Plug and Play. As the first point of contact for our office, you will be responsible for ensuring the smooth day-to-day operations of our team.Key Responsibilities:Provide administrative support to the Managing Director and other team membersManage the office's electronic and...

  • Office Coordinator

    vor 1 Monat

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland Plug and Play Vollzeit

    About UsPlug and Play is a global innovation platform and venture capital firm that empowers entrepreneurs to innovate and grow. Our mission is to make innovation accessible to anyone, anywhere. With over 50 locations worldwide, we connect startups with our corporate members to drive meaningful change.Job DescriptionWe are seeking an exceptional Office...

  • (Senior) Back Office Manager

    vor 5 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Laserhub Vollzeit

    Bei Laserhub haben wir Blech im Blut, mit unserer Beschaffungsplattform für den Teilekauf mischen wir die traditionelle Metallindustrie auf. Auf kommen Endkund:innen und Metallbearbeiter:innen über einen schlanken, digitalen Prozess zusammen. Statt sich wie bisher Tage oder Wochen mit einem Auftrag zu beschäftigen, verläuft dieser hier unschlagbar...

  • Front Office Leiter

    vor 3 Wochen

    Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland Motel One Stuttgart-Mitte Vollzeit

    AufgabenAls Front Office Manager sind Sie für die Koordination und Führung der Front Office-Abteilung verantwortlich und zeichnen Sie dafür sorgen, dass unsere Gäste und Mitarbeiter zufrieden sind.Durchführung von Check-Ins, Prüfung von Reservierungen, Überbuchungen und OptionenErstellung von Dienst- und UrlaubsplänenÜberwachung von Kosten- und...

  • Vertriebsmitarbeiter Im Außendienst

    vor 2 Monaten

    Stuttgart, Deutschland Mineral Waste Manager GmbH Vollzeit

    Als Außendienstmitarbeiter (m/w/d) übernimmst du vor Ort den **Auf - und Ausbau unseres Kundenstammes im Raum Stuttgart.** **Lust, mit deinem Talent etwas zu bewegen?** Erlebe den Aufbau eines innovativen und wachsenden Startups im Bereich der Entsorgung mineralischer Abfälle. Profitiere als Mitarbeitender* von: - **Erfolgsbeteiligung**: Möglichkeiten...