Office Manager

vor 4 Wochen

Stuttgart, Deutschland Plug and Play Vollzeit

WHO WE ARE:

Plug and Play is a global innovation platform and venture capital firm. Our mission is to make innovation open to anyone, anywhere. Each year, hundreds of entrepreneurs join our vertical-specific accelerator programs to team up with our corporate members or receive a direct investment from Plug and Play. Plug and Play has over 50 locations across the world and our corporate members include: The Alliance to End Plastic Waste, USAA, Visa, Nationwide, Aflac, Daimler, Ford, Nissan, BP, Johnson & Johnson, Roche, Pfizer, Walmart, Coca Cola, Adidas, and over 500 more. Plug and Play’s corporate members utilize Plug and Play to identify the best startups to meet their challenges. Plug and Play’s proven investment track record includes Honey, Guardant Health, ApplyBoard, BigID, Kustomer, Rappi, Flutterwave, Hippo, PayPal, Lending Club, Dropbox, and many more.

STARTUP AUTOBAHN is one of our flagship innovation platforms, located in Stuttgart, Germany. The platform is one of the largest in Europe and is pioneering the future of mobility, production, enterprise and beyond. STARTUP AUTOBAHN unites global young tech companies with the unrivaled tech expertise of Silicon Valley and the best of German engineering.

Tasks

YOUR TASKS:

Your main responsibility will be as our Office Manager:

Ensure the flow of information between team and management

  • Be the contact person for external providers (insurances, suppliers, authorities etc.)
  • Be the contact person for our HR, Accounting, Legal and IT Departments in Spain
  • Provide basic accounting support (e.g. collect invoices and review team expenses)
  • Provide basic HR support (e.g. coordinate interviews, manage our office’s listings on recruitment portals, prepare and coordinate onboarding and offboarding processes, support with visa letters)
  • Manage our general office logistics
  • Open, sort and distribute incoming emails, correspondence and deliveries
  • Maintain the office’s electronic and analogue filing system
  • Keep an inventory of office hardware and mobile phone contracts
  • Office purchasing (general office supplies, snacks and drinks, etc.)
  • Organize team trips, celebrations and other team events
  • Support with office visits

Additionally, you will provide general assistance to the Managing Director with some of his daily tasks:

Organize and manage his calendar

  • Plan and prepare meetings
  • Travel management
  • Prepare his monthly expense reports
  • Provide support with the HR employee reviews
  • Prepare weekly activity reports for Management
  • Do research and prepare presentations and briefings
Requirements

WHO WE ARE LOOKING FOR:

Organizational talent with analytical capabilities and quick learning ability

  • Highly motivated work style, strong people skills and positive mindset
  • Structured, and independent approach to work with the ability to prioritize tasks
  • Detail-oriented and trustworthy
  • Excellent communication skills in German and English - Spanish would be a great addition
  • Fluent in MS Office - experience with MacOS would be a plus
  • Ideally, you will have a business or administrative sciences background
  • We are looking for someone who can join as soon as possible and who is willing to make a long-term commitment
Benefits

WHAT WE OFFER:

Be part of Plug and Play – the biggest and fastest growing startup innovation platform globally with 50+ locations worldwide

  • Be at the forefront of innovation and get insights into groundbreaking technologies
  • Work together with a dynamic, international and open-minded team
  • Free office snacks and beverages
  • Optional discounted gym membership
  • Plug and Play's global attendance policy: 3 days at the office, 2 days at home

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Stuttgart, Deutschland Talentim GmbH Vollzeit

    Office Manager (m/w/d) Für unseren Kunden, eine kontinuierlich wachsende und digital arbeitende Steuerberatungsgesellschaft mit mehreren Standorten in Baden-Württemberg, suchen wir einen Office Manager (m/w/d) für Stuttgart im Rahmen der Direktvermittlung.Bei Ihrem neuen Arbeitgeber erwartet Sie:Jahresgehalt von 45.000 bis 50.000 EUR 29 Tage Urlaub...

  • ELO Digital Office

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland ELO Digital Office - Deutschland Vollzeit

    Die ELO Digital Office GmbH zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM). Das Stuttgarter Unternehmen entwickelt digitale Geschäftsprozesslösungen für alle Branchen und Fachbereiche sowie für jede Unternehmensgröße. ELO Digital Office ist seit über 25 Jahren am Markt. Exzellente, innovative und...

  • Office Manager

    vor 15 Stunden

    Stuttgart, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Bei einem unserer namhaften Kunden in Stuttgart, bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Personalvermittlung.Ihre AufgabenLeitung des gesamten Empfangsbereichs als erster Ansprechpartner für unser Studio in Stuttgart, in deutscher und englischer SpracheVerwaltung des Firmenmailaccounts und Bearbeitung der Ein- und...

  • Area Sales Manager

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Irving Knight Group Vollzeit

    Title: Area Sales Manager - Office FurnitureLocation: South West Germany & Switzerland (Based Germany, Ideally Freiburg)Package: €60,000 - €75,000 + €25,000 - €40,000 Bonus (paid monthly, quarterly and annually) + company carResponsibilities:- Driving sales for a leading designer and manufacturer of ergonomic products promoting health and comfort in...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Stuttgarterfeen Vollzeit

    Wir sind die Stuttgarterfeen, eines der erfolgreichsten Umzugsunternehmen in Stuttgart mit Standorten in Kernen im Remstal, Stuttgart, Frankfurt und Hamburg. Wir sind stolz darauf, unseren Kunden nicht nur einen professionellen Service, sondern auch das Gefühl von Sicherheit und Vertrauen zu bieten. Um unser Team in Stuttgart weiter zu stärken, suchen wir...

  • Manager Application Management

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland ELO Digital Office - Deutschland Vollzeit

    Die ELO Digital Office GmbH zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM). Das Stuttgarter Unternehmen entwickelt digitale Geschäftsprozesslösungen für alle Branchen und Fachbereiche sowie für jede Unternehmensgröße. Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Stuttgart suchen wir zum nächstmöglichen...

  • Assistenz / Office Manager Sekretariat Controlling(m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Stuttgart, Deutschland TransnetBW GmbH Vollzeit

    Als Übertragungsnetzbetreiber sichern wir dieStromversorgung für 11 Millionen Menschen – und sorgen dafür, dassdie Energiewende gelingt. Mehr als 1.600 Mitarbeiterinnen undMitarbeiter machen unsere Region mit einem dynamischen,intelligenten Netz bereit für die Zukunft und Baden-Württemberg zurinnovativen Stromdrehscheibe im Herzen Europas.Fürunseren...

  • Assistenz / Office Manager Sekretariat Controlling (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Stuttgart, Deutschland TransnetBW GmbH Vollzeit

    Als Übertragungsnetzbetreiber sichern wir die Stromversorgung für 11 Millionen Menschen – und sorgen dafür, dass die Energiewende gelingt. Mehr als 1.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter machen unsere Region mit einem dynamischen, intelligenten Netz bereit für die Zukunft und Baden-Württemberg zur innovativen Stromdrehscheibe im Herzen Europas.Für...

  • Implementation Manager

    vor 3 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Thieme Gruppe Vollzeit

    We are seeking an enthusiastic andmotivated Implementation Manager across our Journal EditorialOffices (JEO) to join our global Science Journal Operations team. You are utilizing a very‘hands on' approach and drive in a fast paced and rapidly changingenvironment leveraging strong interpersonal skills. You are eagerto work with colleagues and researchers on...

  • Office Operations Manager

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland The Boston Consulting Group GmbH - BCG Vollzeit

    Our strategy? To be anything but typical strategy consultants! Our unconventional nature is embedded deep in our DNA. Sixty years ago, BCG shook up the world of strategy consulting. Now, it has grown to become one of the world leaders in the field. How do we manage to stay ahead of the pack? The answer is simple: by reinventing ourselves every day and...

  • Office Manager in Teilzeit

    Vor 4 Tagen

    Stuttgart, Deutschland Qualitas Energy Deutschland GmbH Vollzeit

    Deine AufgabenFür unser Büro in Stuttgart suchen wir eine Ergänzung für unser Office Management Team in Teilzeit (30-35h/Woche.Büroorganisation: Verantwortung für eine effiziente Büroorganisation und Unterstützung bei allgemeinen Assistenzaufgaben.Postbearbeitung: Überwachung und Bearbeitung des Postein- und Postausgangs für den...

  • Application Manager Im Competence Center Für Globale Vertriebsprozesse

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland ELO Digital Office - Deutschland Vollzeit

    Die ELO Digital Office GmbH zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM). Das Stuttgarter Unternehmen entwickelt digitale Geschäftsprozesslösungen für alle Branchen und Fachbereiche sowie für jede Unternehmensgröße. ELO Digital Office ist seit über 25 Jahren am Markt. Exzellente, innovative und...

  • Application Manager im Competence Center für globale Vertriebsprozesse

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland ELO Digital Office - Deutschland Vollzeit

    Die ELO Digital Office GmbH zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM). Das Stuttgarter Unternehmen entwickelt digitale Geschäftsprozesslösungen für alle Branchen und Fachbereiche sowie für jede Unternehmensgröße. ELO Digital Office ist seit über 25 Jahren am Markt. Exzellente, innovative und...

  • Mitarbeiter Office

    vor 11 Stunden

    Stuttgart, Deutschland Steuerberater Marcus Trapp Vollzeit

    Eine sichere Zukunft ist unsere Mission: Bei Steuerberater Trapp trifft Leidenschaft auf Expertise. Ob es um die jährliche Steuererklärung, die Planung persönlicher Finanzen oder die nachhaltige Unternehmensberatung geht - wir navigieren mit Herzblut und fundiertem Wissen durch alle steuerlichen und wirtschaftlichen Herausforderungen. Sie haben als...

  • Sales Manager Office and Business Solutions

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland BRUDERKOPF GmbH & Co. KG Vollzeit

    BRUDERKOPF - Dein Karrierewegbereiter Bei BRUDERKOPF ist es unsere Mission, talentierte Menschen wie Dich mit renommierten Unternehmen zu verbinden. Wir öffnen die Türen zu Karrieremöglichkeiten, die nicht nur berufliches Wachstum fördern, sondern auch persönliche Leidenschaften und Ziele ansprechen. Unser Mandant - Ein Wegbereiter im Professional Print...

  • Client Relationship Officer

    vor 1 Tag

    Stuttgart, Deutschland Pictet & Cie (Europe) Vollzeit

    -Pictet & Cie (Europe) Stuttgart, Germany Posted 1 hour ago Permanent To define - We are seeking to recruit a Client Relationship Officer in Stuttgart.- Company description: Pictet is an investment-led service company, offering wealth management, asset management and related services. We do not engage in investment banking, nor do we extend commercial...

  • Project Management Officer

    Vor 5 Tagen

    Stuttgart, Deutschland Onventis Vollzeit

    **Einkauf 4.0: komplett digitalisiert & vernetzt?**: Starte deine Erfolgsreise als Project Manager Officer - Führe Projekte zum Triumph! Als Project Manager Officer spielst du eine zentrale Rolle in unserem Team, indem du Projekte von der Planung bis zur Umsetzung unterstützt und sicherstellst, dass alles reibungslos verläuft. Deine Aufgaben umfassen die...

  • Assistenz / Office Manager*in des DirektoratsAutomatisierung, Robotik und Reinraumtechnik (m/w/d)

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik undAutomatisierung IPA Vollzeit

    Ort: Stuttgart Assistenz / Office Manager*in des DirektoratsAutomatisierung, Robotik und Reinraumtechnik (m/w/d) DieFraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschlandderzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine derführenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund32 000 Mitarbeitende erarbeiten das...

  • Front Office Shiftleader

    vor 7 Stunden

    Stuttgart, Deutschland Novum Management GmbH Vollzeit

    **5 Marken - eine Mission** - Von klassisch bis extravagant. Große Visionen brauchen starke Persönlichkeiten. Vervollständige das Team der NOVUM Hospitality und gestalte den größten familiengeführten Hotelkonzern Deutschlands aktiv mit.**the niu Hotels **haben ihren eigenen Charakter und zeichnen sich durch ihr individuelles Neighbourhood-Konzept aus....

  • Assistant Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Stuttgart, Deutschland Minor Hotels Europe and Americas Vollzeit

    Als Assistant Front Office Manager (w/m/d) übernimmst Du die Unterstützung und Vertretung des Front Office Managers und koordinierst die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. So wie Du Dich mit Engagement und Herzblut um unsere Gäste kümmerst, kümmern wir uns um Dich.Womit wir Dich überzeugen:Faire, tarifvertragliche Vergütung inklusive...