Executive Assistant

Du liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick? Dann werde Teil vom Team IronMaxx als persönliche Assistenz unseres CEOs - mit deinem Organisationstalent, deiner Diskretion und deinem Gespür für Menschen bringst du Struktur in den beruflichen wie persönlichen Alltag unseres Geschäftsführers.

Ob geschäftliche Strategien, private Termine oder Immobilienprojekte - Du bist das Bindeglied, das alles am Laufen hält.

Strategische und organisatorische Unterstützung

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Eigenverantwortliche Übernahme von administrativen Aufgaben
• Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen, Events etc.
• Termin- und Fristenkontrolle
• Erstellung und Aufbereitung von Texten, Präsentationen sowie Auswertungen von Daten und Statistiken
• Vorbereitung und Erledigung interner und externer Korrespondenz sowie Vorbereitung von Dokumenten zur Unterschriftslegung
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen sowie Verwaltung von Anfragen im Bereich Unternehmenskommunikation und PR

Immobilienverwaltung

• Unterstützung bei der operativen und administrativen Verwaltung des privaten und geschäftlichen Immobilienportfolios
• Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Reparaturen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
• Überwachung von Mietverträgen, Mietzahlungen sowie Nebenkostenabrechnungen
• Pflege von Objektunterlagen, Verträgen und behördlichen Dokumenten sowie Termin- und Fristenkontrolle
• Kommunikation mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Mietern und Behörden
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Investitions- oder Verkaufsprojekten im Immobilienbereich

Alltagskoordination

• Koordination von persönlichen Terminen, privaten Events und Reisen des CEOs
• Buchung von Flügen, Hotels, Transport für private Reisen sowie Bereitstellung relevanter Reiseunterlagen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium - idealerweise mit dem Schwerpunkt Immobilienwirtschaft, Hospitality oder Office Management
• Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens drei Jahre) in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe, im Projektmanagement sowie in der Verwaltung von Immobilien von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) sowie Projektmanagement-Tools, wie z.B. Asana
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit auf deutscher und englischer Sprache, weitere Sprachen von Vorteil
• Kenntnisse in der optimalen Koordination diverser sowie zeitkritischer Projekte
• Sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Organisationsstärke sowie professionelles und verbindliches Auftreten, gepaart mit einem hohen Qualitätsanspruch
• Vertrauensvolle, teamfähige Persönlichkeit mit Fingerspitzengefühl im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Reisebereitschaft zur gelegentlichen Vor-Ort Betreuung an weiteren Standorten (z.B. bei Events, Immobilien, etc.)
• Führerschein der Klasse B

Healthy Snacking, Supplements und Lifestyle – seit über 20 Jahre erfolgreich am Markt, mehr als 1.000 Produkte, Made in Germany, gründer- und inhabergeführt, aus Hürth bei Köln in die ganze Welt. Als eines der führenden Unternehmen in der Nahrungsergänzungsmittel-Branche bieten wir nicht nur innovative und ausgezeichnete Produkte, sondern auch eine dynamische und inspirierende Arbeitsumgebung mit vielfältigen Perspektiven. Werde auch DU Teil dieser Erfolgsgeschichte, denn "Das Ziel ist das Ziel".

Das ist bei uns selbstverständlich:

• Bis zu 30 Urlaubstage bei Vollzeit-Tätigkeit
• Gleitzeit - falls es morgens früh mal länger dauert
• Firmenparkplätze mit Wallboxen für eine nachhaltige Zukunft
• Modernes Equipment für MAXXimale Performance
• Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklung "on the job"
• Firmenevents - wir sind auf Erfolgskurs & das feiern wir auch

Das gibt es bei uns noch on top:

• Urban Sports Club - für jeden was dabei
• Corporate Benefits - satte Rabatte auf Technik, Reisen, Gastro und Events
• Monatliches Team-Frühstück
• Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte
• IronMaxx Welcome-Package für einen erfolgreichen Start
• IronMaxx Prämie für jedes erfolgreich empfohlene Teammitglied

Für uns gilt der personal fit Solltest du also nicht zu 100% alle Anforderungen für diese Stelle mitbringen, bewirb dich trotzdem Vielleicht bist du genau die Person, die wir in unserem #teamIronMaxx noch brauchen