Executive Assistant to the CEO

Healthy Snacking, Supplements und Lifestyle – seit über 20 Jahre erfolgreich am Markt, mehr als 1.000 Produkte, Made in Germany, gründer- und inhabergeführt, aus Hürth bei Köln in die ganze Welt. Als eines der führenden Unternehmen in der Nahrungsergänzungsmittel-Branche bieten wir nicht nur innovative und ausgezeichnete Produkte, sondern auch eine dynamische und inspirierende Arbeitsumgebung mit vielfältigen Perspektiven. Werde auch DU Teil dieser Erfolgsgeschichte, denn
"Das Ziel ist das Ziel".
Das Ist Bei Uns Selbstverständlich

• Bis zu 30 Urlaubstage bei Vollzeit-Tätigkeit
• Gleitzeit - falls es morgens früh mal länger dauert
• Firmenparkplätze mit Wallboxen für eine nachhaltige Zukunft
• Modernes Equipment für MAXXimale Performance
• Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklung "on the job"
• Firmenevents - wir sind auf Erfolgskurs & das feiern wir auch

Das Gibt Es Bei Uns Noch On Top

• Urban Sports Club - für jeden was dabei
• Corporate Benefits - satte Rabatte auf Technik, Reisen, Gastro und Events
• Monatliches Team-Frühstück
• Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte
• IronMaxx Welcome-Package für einen erfolgreichen Start
• IronMaxx Prämie für jedes erfolgreich empfohlene Teammitglied

Für uns gilt der personal fit Solltest du also nicht zu 100% alle Anforderungen für diese Stelle mitbringen, bewirb dich trotzdem Vielleicht bist du genau die Person, die wir in unserem
#teamIronMaxx
noch brauchen

Aufgaben
Du liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht, und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick?

Dann werde Teil von IronMaxx als Executive Assistant (m/w/d) und unterstütze unseren CEO dabei, geschäftliche und private Projekte auf höchstem Niveau zu steuern. Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Diskretion und Deinem Gespür für Prioritäten bringst Du Struktur, Effizienz und Ruhe in den dynamischen Alltag eines internationalen Unternehmens. Du agierst als strategische und operative Schnittstelle, die Entscheidungen nachverfolgt, Prioritäten klärt und das Vertrauen der Geschäftsführung auf höchstem Niveau verdient – durch Vertraulichkeit auf eiskaltem Niveau, Selbstständigkeit und Empathie.

Ready to perform? Deine Aufgaben mit MAXXimalem Fokus

Strategische & operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

• Eigenständige Organisation und Priorisierung von Terminen, Meetings und Reisen
• Vorbereitung und Begleitung internationaler Messen und Events
• Aktives Prioritätenmanagement und Follow-Up von Entscheidungen zur Sicherstellung der Umsetzung
• Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reports
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern - national und international
• Souveräne Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung vertraulicher Dokumente und Verträge
• Verantwortung für Termin- und Fristenkontrolle sowie effiziente Koordination offener Themen
• Mitwirkung bei Projekten der Unternehmenskommunikation, PR und Sonderinitiativen der Geschäftsführung

Immobilienmanagement & Projektkoordination

• Operative und administrative Verwaltung des geschäftlichen und privaten Immobilienportfolios
• Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Reparaturen in Abstimmung mit externen Dienstleistern
• Überwachung und Erstellung von Mietverträgen, Zahlungen und Nebenkostenabrechnungen
• Pflege von Objektunterlagen, Verträgen und behördlichen Dokumenten
• Kommunikation mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Mietern und Behörden
• Unterstützung bei Investitions-, Kauf- oder Verkaufsprojekten im Immobilienbereich

Alltagskoordination & Business Support

• Buchung von Flügen, Hotels und Transport sowie Vorbereitung aller relevanten Unterlagen
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im beruflichen wie persönlichen Umfeld
• Ganzheitliches Prioritäten- und Erwartungsmanagement im täglichen Austausch mit dem CEO
• Empathische Kommunikation und diskrete Steuerung von Abläufen im geschäftlichen wie privaten Umfeld

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management, Immobilienwirtschaft oder Hospitality
• Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3 Jahre) in einer vergleichbaren Position im Executive- oder Geschäftsleitungsumfeld
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie modernen Projektmanagement-Tools (z. B. Asana)
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen sind ein Plus
• Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe sowie im Projekt- oder Immobilienmanagement von Vorteil
• Diskrete, loyale und zuverlässige Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch
• Professionelles, verbindliches Auftreten und Freude an einem vielseitigen Aufgabenbereich
• Reisebereitschaft zur gelegentlichen Vor-Ort-Betreuung (z. B. bei Events oder Immobilienprojekten)
• Führerschein Klasse B

Deine Must-Haves

• Erfahrungen in der direkten, vertrauensvollen Zusammenarbeit mit C-Level oder Vorstand
• Verständnis für Anforderungen und Erwartungen auf Top-Managementebene
• Prioritätenmanagement: Impulsgeber für klare Strukturen und Follow-Up der konsequenten Umsetzung
• Absolute Diskretion ist für dich selbstverständlich - Du bist die Vertrauensperson für sensible Themen
• Eigenverantwortliche und vorausdenkende Arbeitsweise, gleichzeitig ein feines Gespür für Menschen und Situationen
• Strukturgeber in komplexen Abläufen: Effizienz und Organisation sind deine Treiber, um stets den Überblick zu behalten

Wir bieten
Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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