Administrative assistant 40-50

Vor 6 Tagen

Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland EPFL Vollzeit 40.000 € - 50.000 € pro Jahr

Mission

As the administrative assistant of the HOBEL laboratory at EPFL Fribourg, you will be responsible for the administrative operations that ensure the efficient and professional functioning of the group. You will collaborate closely with the professor, researchers, students, and EPFL administrative services to support the smooth execution of projects and daily activities. In this role, you will play a central part in enabling the lab's research and operational missions. You will work closely with and report directly to the lab head.

Main duties and responsibilities

Financial and Administrative Management

Bookkeeping, invoice creation and payment, and monthly credit card statement preparation

Financial management of budgetary funds, external funding, and projects, in close collaboration with relevant services

Update and maintenance of associated financial platforms (e.g., EPFL GrantsDB, mySNF, etc.)

Preparation and verification of financial reports for laboratory projects

Time-keeping management (Chronos)

Operations and Infrastructure

Management of IT equipment inventory

Management of offices (workspace organization and access control)

Purchase of new equipment and coordination of maintenance for scientific equipment abroad, including export/import logistics with the transport company

Human Resources & Onboarding

Organization of arrivals for new employees and visiting researchers (contracts and hiring procedures, workspace setup, EPFL systems access, visa support, lodging, health insurance)

Onboarding of interns and master's students (accreditation, office access, transportation arrangements, exam coordination)

Follow-up of absences and coordination with administrative services

General liaison with EPFL units, funding agencies, and external partners

Events, Communication & Support

Organization of thesis defenses, group meetings, excursions, and lab-hosted activities

Maintenance and updating of the HOBEL website

Coordination of travel logistics and field trips for team members

Organization of social and team-building events

Updating and maintenance of the professor's agenda

Profile

  • Commercial apprenticeship or equivalent administrative qualification
  • Strong numerical skills; comfortable with Excel and online financial systems
  • Experience in accounting or administrative management of a small-to-mid sized unit (10–20 people)
  • Proactive, autonomous, and reliable in task follow-up
  • Strong communication and problem-solving skills
  • Service-oriented mindset with a high attention to detail
  • Fluency in English and French; German is an asset
  • Interested in working in a research and scientific environment
  • Enjoys taking initiative, anticipating needs, and improving processes.

We offer

  • A stimulating position in an international environment where you can be part of a scientific group working on cutting edge research
  • Flexible working time
  • Excellent conditions

Informations

Contract Start Date : 01/01/2026

Activity Rate Min : 40.00

Activity Rate Max : 50.00

Contract Type: CDI

Duration:

Reference: 1916

  • Business Development and Team Assistant

    vor 2 Wochen

    Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland Particip GmbH Vollzeit 45.000 € - 55.000 € pro Jahr

    Join the World of International Cooperation with ParticipIf you're passionate about making a difference through dedicated project management support in a dynamic, multicultural environment, we would be delighted to have you on our team.TasksAs a Business Development & Team Assistant you will play a central role in supporting our team with coordination,...

  • Werkstudent:in Customer Success Assistant

    Vor 6 Tagen

    Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland Idana AG Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Deine MissionDeine Mission als Customer Success Assistant ist es, unser Customer Success Team durch flexible und engagierte Unterstützung bei der Betreuung unserer Kunden zu stärken und dadurch die Zufriedenheit unserer Kunden zu gewährleisten. Dabei führst du selbstständig Kundengespräche und -termine und hilfst bei der Pflege und Optimierung unserer...

  • Verkäuferin Teilzeit

    Vor 4 Tagen

    Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland ONLY Stores Germany Vollzeit 30.000 € - 40.000 € pro Jahr

    ​Komm in unser ONLY Team - wir suchen Dich zur Unterstützung alsVerkäuferin in Teilzeit (m/w/d)  ​Standort: FreiburgPensum: nach Absprache​Als Sales Assistant besteht Deine vorrangige Aufgabe darin, unserer Kundschaft den besten Service zu bieten und dafür zu sorgen, dass der Store stets präsentabel ist. Wichtig dabei ist, dass Du...

  • Verwaltungsmitarbeiter/-in (w/m/d) (50-75 )

    vor 1 Woche

    Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland Caritasverband Freiburg-Stadt e. V. Vollzeit 30.000 € - 40.000 € pro Jahr

    Über unsUnsere gut 2.100 hauptamtlichen und über 800 ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter engagieren sich Tag für Tag – das christliche Menschenbild vor Augen, den Auftrag unseres Gründers Lorenz Werthmann im Sinn: kompetent, effizient und transparent. Gegliedert in die Bereiche Familien und Bildung, Alter und Soziale Dienste, Arbeit und...

  • Assistant Restaurant Manager

    Vor 6 Tagen

    Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland f24118df-2619-4461-b1dd-38b13e15e72a Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

    *Das bewegst du*Unterstützung der Restaurantleitung im täglichen Betrieb und Sicherstellung eines reibungslosen AblaufsFührung und Entwicklung des Serviceteams mit aktivem GästekontaktSicherstellung aller Qualitäts und HygienestandardsEnge Zusammenarbeit mit Küche, Bar und Front OfficeÜbernahme administrativer Aufgaben wie Bestellungen, Ablage und...

  • Executive Assistant to the CEO

    Vor 4 Tagen

    Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland Black Forest Labs Vollzeit 12.000 € - 80.000 € pro Jahr

    We're the ~50-person team behind Stable Diffusion, Stable Video Diffusion, and FLUX.1—models with 400M+ downloads. But here's the reality: our CEO & Co-Founder is pulled in dozens of directions daily—investor meetings, technical decisions, speaking engagements, team priorities, international travel. Every minute spent on logistics or email triage is a...

  • Präsenzkraft mit hauswirtschaftlichen Aufgaben

    Vor 6 Tagen

    Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland aczepta Holding GmbH Vollzeit 25.000 € - 30.000 € pro Jahr

    Für unsere Pflege-WG in Merzhausen suchen wir eine Präsenzkraft (m/w/d) mit hauswirtschaftlichen Aufgaben in Früh- und/oder Spätschicht.Hauswirtschaft / Reinigung Freiburg/MerzhausenWir, die aczepta Gruppe, sind ein mittelständischer, konfessionsfreier und regional in Südbaden verwurzelter Träger von Einrichtungen der stationären Pflege und...

  • Assistant / Deputy Store Manager Freiburg (m/w/d) I Befristet

    Vor 6 Tagen

    Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland Birkenstock Group B.V. & Co. KG Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

    BIRKENSTOCK ist eine globale universale Marke, die sich gleichermaßen an alle Konsumenten unabhängig von geografischem Standort, Geschlecht, Alter und Einkommen wendet. Die historischen Wurzeln des Unternehmens lassen sich bis ins Jahr 1774 zurückverfolgen. Mit weltweit rund 7100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist BIRKENSTOCK der größte Arbeitgeber...

  • Mitarbeiter Kundenservice für Freiburg-Zentrum

    Vor 3 Tagen

    Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland KIND GmbH & Co. KG Vollzeit 35.000 € - 45.000 € pro Jahr

    Willkommen bei KINDWir sind überzeugt, dass gutes Hören und Sehen Lebensqualität bedeuten und keine Frage des Geldbeutels sein dürfen.Wir glauben an das große Potenzial einer fairen, transparenten und fachkompetenten Beratung. So machen wir unsere Kund:innen zu Fans. Wir leben diese Philosophie tagtäglich in unseren rund 750 Fachgeschäften im In- und...

  • Verwaltungsmitarbeiter:in (m/w/d)

    Vor 7 Tagen

    Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland Universität Freiburg Vollzeit 30.000 € - 60.000 € pro Jahr

    NEUTeilzeitSekretariat / VerwaltungProfessur für Mineralogie und Petrologie Verwaltungsmitarbeiter:in (m/w/d)Bewerbungsfrist: 8. Dezember 2025Veröffentlichungsdatum: 25. November 2025Eintrittstermin: 15. Januar 2026Arbeitsumfang: Teilzeitstelle (50 %)Kennziffer: BeschreibungIhre Aufgaben:Sekretariatsbetrieb,...