Office Manager

Stell dir vor, du hast deinen Versicherungsprofi und all deine Verträge jederzeit übersichtlich in deiner Hosentasche: Das ist CLARK Wir machen es dir leicht, dich optimal zu versichern – ganz bequem und transparent direkt über unsere App.

Was uns antreibt? Unsere Kund:innen Wir sind überzeugt: Jeder Mensch verdient es, sich in seiner Welt sicher und relaxed zu fühlen – und das mit CLARK ein Leben lang.

Derzeit arbeiten in Europaweit über 400 CLARKees daran, unseren Kund:innen täglich mehr Peace of Mind in Sachen Versicherungen zu bringen.

Du teilst unsere Vision und glaubst auch, dass Versicherungen zu managen so einfach sein sollte wie Online-Shopping? Dann komm zu uns ins Team

Als unser/e Office Manager (m/w/d) - (Teilzeit/Vollzeit) betreust du folgende Bereiche:

Office Operations

• Du übernimmst eigenständig die Verantwortung für unser Büro in Frankfurt und unterstützt remote unseren Standort in Zürich.
• Du koordinierst lokale Dienstleister, darunter Reinigung, technische Services, Hausmeisterdienste und weitere externe Partner
• Du sorgst für eine einladende Büroatmosphäre mit hohem Qualitätsanspruch, einschließlich Pflege und Überprüfung der Büroausstattung.
• Du kümmerst dich um Bestellungen und Lieferungen (Getränke, Snacks, Deko usw.).
• Du bist verantwortlich für die digitale Postbearbeitung, Ablage und Beauftragung von Kurieren.
• Du übernimmst die Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen im Rahmen des Office-Management-Budgets und verwaltest die Office-Kreditkarte für den Standort Frankfurt.
• Du unterstützt bei der Budgetplanung, Budgetüberwachung und weiteren Reportings.

Travel & Events

• Du organisierst Einzel- und Gruppenreisen zu Company Events, Board Meetings und Team-Events über unser Travel-Tool.
• Du planst und koordinierst lokale Office-Events wie Lunches, Meetups, Teamaktivitäten sowie unsere Sommer- und Weihnachtsfeier.

Employee Experience & Wellbeing

• Du sorgst für eine warme, positive Atmosphäre für Mitarbeitende und Gäste – vor Ort wie auch remote.
• Du setzt saisonale Initiativen um, die unsere Office-Nutzung fördern (z. B. Fitness-Challenge, Halloween und weitere kleine Überraschungen).
• Du begleitest On- und Offboardings inkl. Übergabe von Arbeitsmaterialien vor Ort und remote.
• Du arbeitest eng mit People & Culture, Office-IT und Finance zusammen, um reibungslose Office-Prozesse sicherzustellen.
• Du unterstützt unternehmensweite Gesundheitsinitiativen.

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management, in der Administration oder im Operations-Bereich – oder eine vergleichbare Erfahrung, idealerweise in einem internationalen, dynamischen Umfeld
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu managen, Prioritäten zu setzen und Verantwortung für reibungslose Abläufe zu übernehmen
• Proaktive, lösungsorientierte und hands-on Arbeitsweise
• Sicher im Umgang mit Budgets und Rechnungen
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Dienstleistern
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Positives Mindset und Teamspirit sowie echtes Interesse daran, ein großartiges Arbeitsumfeld für andere zu schaffen

Erfahrung mit Tools wie Gmail, Slack, Personio oder Jira ist ein Plus

Deine Benefits – Was bieten wir?

• 30 Tage Urlaub und 5 Tage Weiterbildungsurlaub
• Maximale Work-Life-Balance dank hybrider Arbeitsmodelle, flexibler Arbeitszeiten und Workation
• Fortbildungen und persönliche Weiterentwicklung
• Betriebliche Altersvorsorge mit Top-Konditionen
• Unterstützung persönlicher ehrenamtlicher Tätigkeiten, z. B. in Form von sogenannten Impact Days (2 pro Jahr)
• Immer für dich da: kühle Getränke, frisches Obst, Snacks und dein Team sowieso
• Wir sind Teamplayer bei CLARK: Dich erwartet ein respektvolles Team, Kulturinitiativen und gemeinsame Events
• Große Vielfalt an exklusiven Rabatten für Mitarbeitende
• Du wirst Teil eines weltweit führenden Insurtech-Unternehmens und revolutionierst gemeinsam mit uns die Versicherungswelt.

(Diese Benefits können je nach Land abweichen)

Warum CLARK? Weil DU hier zählst

Das Besondere bei uns: Bei CLARK kannst Du einfach Du selbst sein. Unser Dresscode: Come as you are Denn Vielfalt und auch Chancengleichheit sind für uns mehr als nur Worte. Sie prägen unseren Alltag.

Sprich: Egal, woher Du kommst oder wie Du tickst, bei uns erlebst Du als CLARKee ein offenes Arbeitsumfeld, in dem Du Dein Potenzial frei entfalten, Deine Ideen einbringen und wirklich etwas bewegen kannst. Genau nach Deinem Geschmack? Dann freuen wir uns auf Dich