Assistenz & Office Coordination (m/w/d)

Vor 3 Tagen

Munich, Bayern, Deutschland Kathrin Wood Office Solutions GmbH Vollzeit

Assistenz & Office Coordination (m/w/d)

für ein global agierendes Family Office mit hoher Serviceorientierung, familiärer Atmosphäre und kollegialem Miteinander

Unsere Klientin ist ein international tätiges Family Office mit Sitz im Herzen Münchens. Mit rund 35 Mitarbeitenden werden hier die finanziellen und administrativen Belange einer Unternehmerfamilie verantwortet: mit höchster Diskretion, Professionalität und einem starken Teamgeist. Die Unternehmenskultur ist geprägt von einem familiären, wertschätzenden Miteinander und einem ausgeprägten Qualitätsbewusstsein. Die modernen, lichtdurchfluteten Büroräume schaffen eine Atmosphäre, in der sich Struktur und Herzlichkeit perfekt ergänzen.

In dieser Position arbeitest du Seite an Seite mit einer erfahrenen Kollegin und verantwortest gemeinsam den reibungslosen Ablauf im Office und Empfang. Ihr sorgt im Duo dafür, dass der Alltag professionell organisiert ist, die Vertretung jederzeit gewährleistet ist und das familiäre Umfeld mit Leben gefüllt bleibt.

rund 35 KollegInnen am Standort München

Gehaltsrahmen von ca. €55.000 und €65.000 p. a. zzgl. Bonus

München, nahe der Theresienwiese

BENEFITS

  • Ein stilvolles, hochwertig ausgestattetes Büro im Herzen Münchens – mit Wohlfühlatmosphäre und familiärem Teamspirit
  • Eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und klaren Strukturen
  • Langfristige Perspektive in einem stabilen, vertrauensvollen Umfeld mit echter Zusammengehörigkeit
  • 31 Urlaubstage sowie zusätzlich frei an Weihnachten und Silvester
  • Bonuszahlung und EGym Wellpass
  • Gemeinsame Aktivitäten wie Teamevents, Wiesn-Besuche und ein Winterwochenende in den Bergen

AUFGABEN

  • Allgemeine Assistenzaufgaben und organisatorische Unterstützung des Teams
  • Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten im digitalen DMS
  • Pflege und Aktualisierung interner Datenbanken
  • Organisation von Geschäftsreisen, Buchung von Unterkünften und Erstellung von Reisekostenabrechnungen
  • Verantwortung für die allgemeine Büroorganisation sowie die Ordnung im Office- und Küchenbereich
  • Organisation und Koordination des Empfangsbereichs inklusive Besucherbetreuung und Telefonmanagement
  • Zentrale Schnittstelle für externe Dienstleister (Reinigung, Kurier, Hausverwaltung, Hausmeister)
  • Unterstützung bei internen Veranstaltungen und Teamaktivitäten

PROFIL

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie erste Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Empfangsumfeld
  • Ausgeprägte Serviceorientierung, Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
  • Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise
  • Offene und teamorientierte Persönlichkeit mit positiver Grundhaltung
  • Gute Englischkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office
  • Verlässliche, freundliche und diskrete Art im täglichen Umgang mit KollegInnen, Gästen und Dienstleistern

GUT ZU WISSEN

Du arbeitest im engen Austausch mit deiner Kollegin und stellst gemeinsam sicher, dass das Office reibungslos läuft – gegenseitige Unterstützung und Vertretung inklusive. In dieser Rolle bist du Teil eines Teams, das sich durch Vertrauen, Wertschätzung und familiären Zusammenhalt auszeichnet. Du sorgst für Struktur im Hintergrund, behältst die Übersicht über viele Themen gleichzeitig und vertrittst das Unternehmen mit Professionalität und Herz. Wenn du Freude daran hast, Verantwortung zu übernehmen und in einem familiären, stabilen Umfeld mitzuwirken, wirst du dich hier sehr wohlfühlen.

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    Munich, Bayern, Deutschland MY Humancapital GmbH Vollzeit 45.000 € - 70.000 € pro Jahr

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    Munich, Bayern, Deutschland MY Humancapital GmbH Vollzeit 35.000 € - 45.000 € pro Jahr

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    Munich, Bayern, Deutschland ImpaQt Education Group GmbH Vollzeit 35.000 € - 45.000 € pro Jahr

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    Munich, Bayern, Deutschland Gensler Vollzeit 40.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Deine Rolle Unser Gensler München Team sucht einen erfahrenen Office Coordinator (m/w/d) in Vollzeit (40h/Woche). In dieser Funktion bist Du sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere Kunden von zentraler Bedeutung. Du trägst nicht nur die Verantwortung für die Teams, die Du unterstützt, sondern auch für die Räumlichkeiten, in denen wir...

  • Vertriebsteam-Assistenz (m/w/d)

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    Munich, Bayern, Deutschland Faszination Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Ihre Aufgaben Als Vertriebsteam-Assistenz (m/w/d) bei Faszination GmbH sind Sie Teil eines dynamischen Teams in der Banking Branche. Sie unterstützen das Vertriebsteam bei der Akquise von Neukunden und der Betreuung von Bestandskunden. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem: - Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen und Reisen -...