Persönliche Assistenz des Geschäftsführers

Persönliche Assistenz (w/m/d) des Geschäftsführers

Executive Support auf höchstem Niveau in einem internationalen Immobilienumfeld

BACKGROUND

Unser Mandant ist ein international tätiges Immobilienunternehmen mit globaler Präsenz und einem breiten Spektrum aus Development, Asset Management und Investment Management. In Deutschland arbeiten rund 200 Mitarbeitende an mehreren Standorten und bilden ein professionelles Umfeld mit internationaler Ausrichtung.

Als Persönliche Assistenz bist du zentrale Vertrauensperson der Geschäftsführung und koordinierst Projekte, Termine und Abstimmungen professionell und vorausschauend. Du sorgst dafür, dass Kommunikation, Prioritäten und Abläufe reibungslos laufen und bringst Struktur in ein dynamisches, anspruchsvolles Arbeitsumfeld. Du arbeitest eng mit internen und internationalen Stakeholdern zusammen und hältst alle relevanten Themen zuverlässig in Bewegung.

200 Mitarbeitende

Gehaltsrahmen zwischen €60.000 bis €70.000 je nach Hintergrund und Erfahrung

Berlin (Zoo)

BENEFITS

• Unbefristete Festanstellung in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Internationales Arbeitsumfeld mit hoher Professionalität und globaler Ausrichtung
• Zentrale Lage am Bahnhof Zoo mit sehr guter ÖPNV-Anbindung
• Regelmäßige Company Events, JobRad, Zuschuss zum ÖPNV und vermögenswirksame Leistungen
• 27 Urlaubstage, alle 5 Jahre ein weiterer Tag bis maximal 30
• Leistungsabhängiges Bonusmodell
• Enge Zusammenarbeit mit einer Referentenfunktion und Nähe zu relevanten Managementthemen

DEINE AUFGABEN

• Du entlastest die Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft und hältst die wichtigsten Themen strukturiert nach.
• Du planst und koordinierst eigenständig Termine, Meetings und Geschäftsreisen inklusive Buchungen, Briefings, Übernachtungen und Spesenabrechnungen.
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen, Investoren und Geschäftspartnern.
• Du bearbeitest vertrauliche Unterlagen und Informationen absolut diskret und verantwortungsvoll.
• Du organisierst Unternehmensveranstaltungen, Konferenzen und Business Events und sorgst für einen professionellen Ablauf.
• Du unterstützt bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Abläufe und bringst eigene Ideen aktiv ein.
• Du erstellst wöchentliche Übersichten und Planungsstrukturen, die für berufliche und private Abstimmungen relevant sind.
• Du stellst eine stilsichere, klare und professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sicher.

DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel im Büromanagement oder als FremdsprachenkorrespondentIn, oder ein wirtschaftsnahes Studium beziehungsweise eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungs oder Vorstandsebene, idealerweise in der Immobilien oder Finanzbranche.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und absolute Diskretion.
• Sehr gute Kommunikationskompetenz und sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen.
• Versierter Umgang mit MS Office und hohe IT-Affinität für moderne Tools und digitale Prozesse.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Proaktive, lösungsorientierte Haltung, Belastbarkeit, Eigeninitiative und Freude an Zusammenarbeit im Team.

GUT ZU WISSEN

Diese Position bietet eine Schlüsselrolle im engen Umfeld der Geschäftsführung. Es geht um Ownership, Struktur, Professionalität und eine verlässliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Wenn du Freude daran hast, komplexe Abläufe zu steuern, Themen voranzutreiben und ein internationales Arbeitsumfeld schätzt, freuen wir uns auf deine Bewerbung.