Office Management

Die Bonn Consulting Group GmbH ist ein modernes Unternehmen, das verschiedenste Kunden aus Energie, Landwirtschaft und Mobilität auf ihrem Weg in die digitale Zukunft begleitet. Wir treiben die digitale Transformation mit modernen Technologien voran und suchen zur Unterstützung unserer Unternehmensleitung eine:n Office Manager:in / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

In dieser Rolle übernimmst du zentrale organisatorische, administrative und koordinative Aufgaben, sorgst für einen reibungslosen Office-Betrieb und unterstützt die Geschäftsführung im Termin- und Büromanagement. Dich erwartet ein vielseitiges Aufgabenfeld in einem agilen Team mit flachen Hierarchien und echtem Gestaltungsspielraum.

Das sind deine Aufgaben:

Office Management:

• Sicherstellung eines ordnungsgemäßen ressourceneffizienten Office-Betriebs (Infrastruktur, Arbeitsmittel, Büroorganisation)
• Verwaltung und Optimierung administrativer Kernprozesse, einschl. Dokumentenmanagement, Ablage- und Archivierungsstrukturen
• Steuerung externer Dienstleister (z.B. Reinigungsdienste, Lieferanten usw.)
• Verantwortung für Beschaffungsprozesse der allgemeinen Bürobedarfe
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung interner Veranstaltungen, Workshops und Meetings.

Unterstützung der Geschäftsführung:

• Strukturierte Terminkoordination sowie Priorisierung und Überwachung kalenderbasierter Prozesse
• Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Berichtsformaten
• Professionelle, diskrete Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern im Namen der Geschäftsführung
• Erstellung, Prüfung und Pflege vertraulicher Unterlagen sowie Einhaltung datenschutzrelevanter Vorgaben
• Übernahme administrativer Sonderprojekte (z.B. Recherchen, Auswertungen, Projektassistenz)

Reiseplanung und Reisemanagement:

• Planung, Abstimmung und Buchung komplexer Geschäftsreisen im In- und Ausland
• Erstellung vollständiger und fehlerfreier Reiseunterlagen inkl. Reiserouten, Hotel- und Transportbuchungen
• Sicherstellung der Einhaltung interner Reiserichtlinien und Kostenrahmen sowie Optimierung der Buchungsprozesse
• Vorbereitung und Kontrolle der Reisekostenabrechnung

Das solltest du mitbringen:

Ausbildung u. berufliche Erfahrung:

• Abgeschlossene kaufm. Ausbildung, bevorzugt im Bereich Büromanagement, Assistenz oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office-Management- Funktion

Fachliche Kompetenz:

• Ausgeprägte organisatorische und prozessuale Kompetenz zur Steuerung komplexer Administration- und koordinationsaufgaben.
• Hohe Vertrautheit mit digitalen Tools (Kalender- u. Kollaborationssysteme, Buchungssysteme, Office-Software)
• Fundierte Kenntnisse im Reisemanagement ins. Reiseplanung
• Sicherer Umgang mit Geschäftskorrespondenz sowie Erstellung präziser Dokumente

Persönliche Kompetenzen:

• Strukturierte, produktive und serviceorientierte Arbeitsweise
• Hohe Belastbarkeit, Stressresistenz u. Fähigkeit zur Priorisierung parallellaufender Vorgänge
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit in der Arbeit mit sensiblen Informationen
• Ausgeprägte Kommunikation- und Abstimmungsfähigkeit in Kontakt mit internen u. externen Stakeholder

Das bieten wir:

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wachsenden Unternehmen
• Kollegiales Arbeitsklima, wertschätzende Firmenkultur und offene Kommunikation
• Langfristige berufliche Perspektive
• Gute Work-Life-Balance
• Moderne technische Ausstattung
• Strukturiertes Onboarding und enge Zusammenarbeit mit Führungskräften in einem offenen, dynamischen Arbeitsumfeld

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