Office Manager

Vor 4 Tagen

Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland face to face Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr


Sie schaffen.

Mit Ihrem Blick für Details entgeht Ihnen so schnell nichts. Ein Talent, mit dem Sie unser Team perfekt ergänzen und – viel wichtiger – Ihren Kolleginnen und Kollegen damit so ganz nebenbei Raum und Zeit verschaffen, sich voll und ganz auf ihren Job zu konzentrieren.

Von der Büroorganisation über die Postbearbeitung bis zur Bedienung der Telefonzentrale: Als gute Seele des Büros stellen Sie sicher, dass alles glattläuft und unser Büro ein schöner Ort zum Arbeiten ist, an dem es an nichts fehlt. Sie unterstützen unser Team in Projekten, planen Termine und nehmen unsere Gäste in Empfang. Darüber hinaus tätigen Sie Bestellungen (z. B. von IT-Zubehör und Büromaterial), beauftragen Dienstleister, holen Angebote ein und vergleichen diese. Technisch versiert sind Sie auch: Sie verwalten die IT-Hardware und unterstützen Kolleginnen und Kollegen bei kleineren IT-Problemen. Um unser Team in die weite Welt hinausschicken zu können, planen Sie Reisen und kümmern sich um die Reisekostenabrechnungen. Damit alles gut dokumentiert ist, erfassen Sie Eingangsrechnungen in den Buchhaltungssystemen. Und das alles ganz im Sinne dessen, wofür wir stehen: für gesündere Menschen, für effizientere Therapien, für informiertere Ärzte, für eine bessere Welt.

Ihr Wissen.
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Veranstaltungskaufmann (m/w/d) oder Rechtsanwalts-/Notarfachangestellter (m/w/d), relevante Berufserfahrung  
  • Sehr gutes IT-Verständnis (Hard- und Software)  
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel  
  • Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Dienstleistungsverständnis sowie eine hohe Zahlenaffinität  
  • Selbstständige, gewissenhafte Arbeitsweise und Durchsetzungs- und Kooperationsfähigkeit  
  • Hervorragendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift


Wir bieten.

Wissen schaffen für eine gesündere Welt. Das geht nur unter optimalen Voraussetzungen, für die wir uns gezielt einsetzen. Als am Markt fest etabliertes Unternehmen engagieren wir uns nicht nur für Nachhaltigkeit und Umwelt. Wir kümmern uns auch besonders um das Wohl der Menschen, die bei uns arbeiten. Dazu zählen die vielen Kleinigkeiten, die den Arbeitsalltag einfach angenehmer machen, wie eine tolle Atmosphäre, großartige Büros mit moderner Ausstattung, ein schöner Aufenthaltsraum oder köstlicher Kaffee. Und noch viele weitere konkrete Vorteile für Sie:
  • Kurze Entscheidungswege und viele Freiheiten bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben
  • Viele Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung: individuelles Coaching, Schulungen durch interne und externe Trainer, regelmäßige Feedbackgespräche
  • Betriebliche Altersvorsorge, Vermögenswirksame Leistungen (VL) und ggf. Berufsunfähigkeitsversicherung
  • Vergütete Überstunden
  • 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaubstage
  • Ein freundliches und motiviertes Team, gemeinsame Aktivitäten, Firmenfeiern und Teamevents
  • Feste Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Auswahl an verschiedenen Benefits wie Urban Sports Club, Deutschlandticket und diverse Gesundheitsangebote


Über uns

face to face GmbH – Creating Impactful Life Science Experiences

Wir sind ein führender Partner für Event- und Kommunikationslösungen in der Life-Science-Industrie. Seit über 25 Jahren unterstützen wir internationale Pharma- und Biotech-Unternehmen dabei, Wissen wirkungsvoll zu vermitteln und Zielgruppen gezielt zu aktivieren – von strategischen Advisory Boards bis hin zu komplexen Multi-Country-Kongressen. Unsere Stärke liegt in der Verbindung von strategischer Präzision, operativer Exzellenz und tiefem Verständnis für die Anforderungen von Commercial-, Medical- und Marketing-Teams. Wir übersetzen wissenschaftliche Inhalte in Formate, die bewegen, überzeugen und nachhaltig wirken – live, hybrid oder digital. Wir denken ganzheitlich: von der Konzeption über Eventmanagement und Travel Services bis zur erfolgreichen Umsetzung vor Ort. Unser Anspruch ist es, messbaren Mehrwert zu schaffen – für unsere Kunden, ihre Marken und deren Zielgruppen. Wenn Sie in einem professionellen Umfeld arbeiten möchten, in dem Qualität, Verantwortung und Wirkung zählen, dann gestalten Sie mit uns die Zukunft der Life-Science-Kommunikation.

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland MTR Legal Rechtsanwälte Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    WIR sind MTR Legal Rechtsanwälte. Mittelständisch und international. Wir beraten im gesamten Wirtschaftsrecht. Ein starker Wegbegleiter für nationale und internationale Mandanten. Wir verfolgen nicht nur Leistung, sondern schaffen auch Raum für Persönlichkeiten, um gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Denn wir wissen: Mit Ihnen bringen wir unser...

  • Office Manager

    Vor 6 Tagen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland IFTG Faxel + Partner GmbH Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    DieIFTG Faxel + Partner GmbHist eine unabhängige, planende und beratende Gesellschaft im Bereich der technischen Gebäudeausrüstung. Wir sind bundesweit fürunsere Auftraggeber und Projektpartner tätig. Unsere Expertise umfasst die Gewerke Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro und Fördertechnik. Unsere Mission: Gebäudetechnik perfektionieren. Wir...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland aufinity Group Vollzeit 40.000 € - 80.000 € pro Jahr

    DAS ERWARTET DICH BEI UNSIT als Enabler: Übernimm das Management unserer IT-Hardware, von Verwaltung und Bestellwesen bis hin zur Abstimmung interner AusstattungsstandardsVertrags- & Datenpflege: Steuere IT-Leasing- und Dienstleisterverträge und sorge durch saubere Daten- und Inventurpflege für maximale TransparenzInnovation vorantreiben: Treibe...

  • SHEQ Officer

    vor 1 Woche

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland QCS Staffing Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    SHEQ Officer - Germany - 6 Months ContractAre you looking for your next short-term contract SHEQ Officer assignment? Our client, a global leader in crane rental services, is looking to onboard a talented UK based Offshore Crane operator for an ongoing offshore construction project. With state-of-the-art equipment and value engineering, this is your chance to...

  • Junior Front Office Agent

    vor 1 Woche

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland DocCheck AG Vollzeit 32.000 € - 40.000 € pro Jahr

    Hol' dir den Kick als DocCheckJunior Front Office Agent / Front Desk Manager (m/w/d)Du willst mehr, als nur im Hintergrund zu arbeiten – du willst den Überblick behalten, Menschen Willkommen heißen und dafür sorgen, dass alles rund läuft? Dann bist du bei uns genau richtig. Bei DocCheck arbeitest du in einer zukunftsrelevanten Branche, bekommst...

  • Investigations Officer

    Vor 6 Tagen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland MAM Gruppe Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Investigations OfficerLocation: North Rhine-WestphaliaOur client is seeking an Investigations Officer to join their team. This role is ideal for professionals with a legal background in investigations, compliance, and white-collar crime, and who are motivated to contribute to corporate integrity and legal risk mitigation. The role includes leading and...

  • Assistant Front Office Manager

    Vor 3 Tagen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland 25hours Hotels Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Company Description Im UFO-ähnlichen Gebäude des 25hours Hotel The Circle wartet auf dich ein inspirierender Arbeitsplatz, an dem nicht nur deine fachlichen Stärken zählen, sondern auch deine Soft Skills geschätzt werden. Unsere Hierarchien sind flach, die Arbeitsatmosphäre ist freundschaftlich und Mitarbeiterfeste und Teamevents stärken unser...

  • Account Manager

    vor 2 Wochen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland 360 Consulting GmbH Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Du bist ein Kommunikationsgenie und hast den Vertriebsbereich sowie Kundenbetreuung bereits für Dich als Aufgabenfeld entdeckt? Dann werde Account Manager/in bei 360 Consulting GmbH in Köln Für unsere Niederlassung in Köln-Zollstock suchen wir aktuell engagierte Mitarbeiter*innen, die in einem dynamischen Team arbeiten wollen und Lust auf...

  • Teilzeit Office Managerin

    vor 2 Wochen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Leanovative Consulting GmbH Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Hey Wir sind Leanovative – eine Unternehmensberatung mit Hands-on-Mentalität. Wir helfen mittelständischen Produktionsunternehmen dabei, Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Liquidität freizusetzen – und das nicht mit PowerPoint-Theorie, sondern mit echten Ergebnissen.Unsere Projekte starten oft in herausfordernden Situationen –...

  • Sales Manager

    Vor 6 Tagen

    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland 49ad4aa5-3f83-482c-b505-b33886b562c8 Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Sales Manager – New Business Development / Contract Logistics (m/f/d)Arcese Deutschland GmbH is looking for aSales Manager (m/f/d)with a strong focus onnew business acquisitionin the German contract logistics market.This position requiresactive market development, independent work, and direct engagement with potential customers. ResponsibilitiesAcquire new...