Office Manager:in

*Wir bei inovex mögen Vielfalt und Individualität. Deshalb freuen wir uns, wenn du unser Team noch bunter machst.

in Teilzeit, 20-25 Wochenstunden

Start: flexibel

Standort: Hamburg

Wenn du Lust auf Eigenverantwortung hast, gerne agil arbeitest und die flexible Zusammenarbeit über die Standorte hinweg schätzt, dann passt du perfekt in unser Backoffice-Team. Da wir stetig wachsen und unsere Prozesse immer vielfältiger werden, suchen wir motivierte Unterstützung vor Ort. Deine Aufgabe ist es, für eine angenehme Arbeitsumgebung am Standort zu sorgen – sei es durch die Bereitstellung von Getränken, Obst oder Arbeitsmaterialien, damit sich unsere Kolleg:innen voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können. Wir freuen uns auf dich

Was du bei uns bewegen kannst

• Als Office Manager:in an unserem Standort Hamburg sorgst du dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft und interne Abläufe effizient und professionell organisiert sind. Du bringst Erfahrung, Struktur und Weitblick mit – und stellst sicher, dass Prozesse nicht nur funktionieren, sondern sich stetig weiterentwickeln.
• Du bist verantwortlich für das in- und ausländische Reisemanagement – von der Planung und Buchung über die Abrechnung bis hin zur Nachbereitung. Dabei optimierst und entwickelst du bestehende Prozesse kontinuierlich weiter, mit Blick auf Effizienz, Kosten und Qualität.
• Du übernimmst die standortübergreifende Bearbeitung des Ticketsystems für unser Team inovex und behältst die dazugehörige Rechnungsbearbeitung im Blick.
• Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass an deinem Standort alles reibungslos funktioniert. Du übernimmst die professionelle Organisation aller administrativen und operativen Abläufe - von der Verwaltung von Bestellungen und Besucherlisten bis zur Organisation von internen Veranstaltungen.
• Du schaffst eine angenehme und strukturierte Arbeitsatmosphäre, indem du Besprechungs- und Gemeinschaftsräume im Blick behältst. Zudem koordinierst du im Bereich Facility Management unsere Dienstleister wie z.B. Reinigungspersonal, Handwerksbetriebe oder die Hausverwaltung und kümmerst dich um alles, was den Standort zuverlässig am Laufen hält.

Wer gut zu uns passen würde

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Office-, Backoffice- oder Travel-Management mit.
• Als selbstorganisiertes und vorausschauendes Organisationstalent behältst du jederzeit den Überblick, arbeitest eigenständig und verantwortungsbewusst und bringst neue Impulse zur Optimierung bestehender Prozesse ein.
• Du hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, Abläufe zu strukturieren und ein professionelles, serviceorientiertes Arbeitsumfeld zu gestalten.
• Du bist sicher im Umgang mit Google Workspace und bewegst dich souverän in digitalen Tools und Prozessen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens Level C1) sind Voraussetzung, gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab.

Was wir dir bieten

• inovex Culture:
  Kommunikation auf Augenhöhe, flache Hierarchien, Arbeiten in selbstorganisierten und agilen Teams, Vertrauen und Offenheit, starker Zusammenhalt
• Level Up:
  Weiterbildungsbudget, eigene inovex Academy, Onboarding- und Mentoring-Programm, enger Austausch mit der Community
• Balance:
  Keine Kernarbeitszeiten, Workation, 30 Tage Urlaub
• Familienfreundlichkeit:
  Flexibles Arbeitszeitmodell, Zuschuss zur Kinderbetreuung, Überstunden nur im Ausnahmefall
• Individualität:
  Betriebliche Altersvorsorge, E-Gym Wellpass, inovex Sportgruppen/ Sport-Community
• Mobilität:
  JobRad, Firmenwagen-Leasing

Interessiert?

Dann würden wir dich gerne kennenlernen Das People & Culture Team steht dir bei allen Fragen rund um deine Bewerbung und den Einstieg bei inovex zur Seite. Wir freuen uns auf deine Bewerbung