Operations & Customer Service Executive

This position plays a key role in strengthening our existing team, with responsibilities focused on Inbound Transportation, Customs Clearance, and Master Data Management, as well as the day-to-day coordination of warehousing activities provided by our Logistics Service Providers.

In addition, you will work closely with our Sales Team to ensure seamless delivery of products on time and in full, while providing exceptional support to our customers. This is an opportunity to contribute to operational excellence and customer satisfaction in a dynamic, international environment.

Key Responsibilities

• Plan and manage inbound transportation flows from global suppliers to European distribution centers, ensuring timely and cost-effective delivery.
• Coordinate customs clearance processes, in alignment with European and international trade regulations to avoid delays.
• Maintain and update master data for products, suppliers, and logistics partners to ensure operational accuracy.
• Oversee day-to-day warehouse operations managed by Logistics Service Providers, including inventory control, storage optimization, and order fulfillment.
• Monitor inbound performance metrics and proactively implement corrective actions and process improvements.
• Collaborate with internal teams (Sales, Customer Service, Logistics) to ensure products are delivered on time and in full.
• Support ERP and process improvement projects, ensuring local operational requirements are represented.
• Provide operational support to customers and the Sales team, ensuring high service standards and smooth delivery execution.

Required Skills and Qualifications:

• Solid experience in inbound logistics planning, customs clearance, and warehouse coordination.
• Strong knowledge of European customs regulations and international trade compliance.
• Proficiency in ERP systems (ideally Oracle NetSuite), and familiarity with master data management.
• Excellent organizational skills and attention to detail, with the ability to manage multiple priorities.
• Analytical mindset for monitoring KPIs and driving operational improvements.
• Ability to deliver a positive customer experience by demonstrating empathy, clear communication, and timely resolution of issues.
• Strong communication skills for effective collaboration with customers, suppliers, logistics partners, and internal teams.
• Confident spoken and written language skills in English and German.

Darüber hinaus arbeiten Sie eng mit unserem Sales-Team zusammen, um eine reibungslose, termingerechte und vollständige Auslieferung unserer Produkte sicherzustellen und unseren Kunden einen exzellenten Service zu bieten. Die Position bietet die Möglichkeit, operative Exzellenz und Kundenzufriedenheit in einem dynamischen, internationalen Umfeld aktiv mitzugestalten.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Planung und Steuerung der Inbound-Transportströme von globalen Lieferanten zu den europäischen Distributionszentren unter Sicherstellung termingerechter und kosteneffizienter Lieferungen.
• Koordination der Zollabwicklungsprozesse in Übereinstimmung mit europäischen und internationalen Handels- und Zollvorschriften zur Vermeidung von Verzögerungen.
• Pflege und Aktualisierung von Stammdaten (Produkte, Lieferanten, Logistikpartner) zur Sicherstellung einer hohen operativen Datenqualität.
• Überwachung und Koordination des Tagesgeschäfts der Lager, die von externen Logistikdienstleistern betrieben werden (Bestandskontrolle, Lageroptimierung, Auftragsabwicklung).
• Monitoring von Inbound-KPIs sowie proaktive Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und Prozessverbesserungen.
• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams (Sales, Customer Service, Logistics), um eine termingerechte und vollständige Lieferung (OTIF) sicherzustellen.
• Unterstützung von ERP- und Prozessoptimierungsprojekten unter Berücksichtigung lokaler operativer Anforderungen.
• Operative Unterstützung des Sales-Teams und der Kunden, um einen hohen Servicestandard und eine reibungslose Lieferabwicklung zu gewährleisten.

Anforderungen & Qualifikationen

• Fundierte Erfahrung in der Inbound-Logistikplanung, Zollabwicklung und Lagerkoordination.
• Sehr gute Kenntnisse der europäischen Zollvorschriften sowie der internationalen Handels- und Compliance-Anforderungen.
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (idealerweise
  Oracle NetSuite
  ) sowie Erfahrung im Stammdatenmanagement.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten parallel zu steuern.
• Analytische Denkweise zur Überwachung von KPIs und zur kontinuierlichen Verbesserung operativer Prozesse.
• Starke Kundenorientierung mit Einfühlungsvermögen, klarer Kommunikation und lösungsorientiertem Vorgehen.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten für die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten, Logistikpartnern und internen Stakeholdern.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.