Team-Assistenz mit Herz

Das kannst du bei uns erwarten:

Natürlich ist dein Arbeitsverhältnis unbefristet

Teilzeit oder Vollzeit? Bei uns ist diese Stelle in Teilzeit mit 20–30 Stunden pro Woche ausgeschrieben – und das ganz flexibel.

Home-Office-Regelung: Ein Teil deiner Arbeit kann remote erfolgen. Die Abstimmung machen wir gemeinsam, sodass es für dich und das Team optimal passt.

Überstunden? Gibt's bei uns nur freiwillig und sie werden immer vollständig ausgeglichen – mit Freizeit oder, wenn du willst, mit Geld.

Flexible Arbeitszeiten: In unserer Kernzeit sind wir alle an Bord, aber ob du lieber früh startest oder später in den Tag gehst – entscheidest du selbst.

Du zählst Wir sind ein kleines Team (mit dir 14 Personen). Hier zählt jede und jeder. Deine Ideen sind bei uns ausdrücklich willkommen, und Teamarbeit ist unsere Kernstärke

Abwechslungsreiche Aufgaben: Du unterstützt die Geschäftsführung in vielen spannenden Bereichen – von Recruiting bis Eventplanung. Langweilig wird's bei uns sicher nicht

Fair bezahlt: Wir zahlen überdurchschnittlich und transparent. Bei guter Performance wächst dein Gehalt automatisch mit.

Wir investieren in dich: Du erhältst jährlich ein Fortbildungsbudget und ein Bürobudget. Außerdem bilden wir uns regelmäßig intern fort – damit du fachlich und persönlich immer up to date bleibst.

Goodies & Atmosphäre: Kein Obstkorb, aber alles andere, was zählt: kostenlose Getränke, richtig guter Kaffee, zwei Team-Events im Jahr, ein MacBook als Arbeitsgerät, ein Arbeitshandy und ein Arbeitsplatz im inspirierenden Tech-Umfeld im Gründerzentrum der Uni Würzburg.

Deine Aufgabenbereiche im Überblick:

Als Team-Assistenz mit Herz & Überblick (m/w/d) bist du die organisatorische Stütze unserer Geschäftsführung – und sorgst dafür, dass alles rund läuft.

Du bist da, wo Dinge erledigt werden müssen – strukturiert, vorausschauend und diskret.

Konkret bedeutet das:

• Du übernimmst das Recruiting für neue Teammitglieder über Indeed, LinkedIn und unsere Website – von der Ausschreibung bis zur Koordination der Gespräche.
• Du erstellst den monatlichen Arbeitsplan im Tool Clockodo und behältst Urlaube, Krankmeldungen und Einsatzzeiten im Blick.
• Du schreibst Rechnungen über Lexoffice und prüfst laufende Kosten gemeinsam mit der Geschäftsführung, dem Steuerberater und unserer Fachangestellten.
• Du planst Geschäftsreisen und Konferenzbesuche, kümmerst dich um Buchungen, Unterkünfte und Abrechnungen.
• Du hilfst beim Aufbau und der Organisation von Webinaren und Online-Events.
• Du bereitest Meetings und Termine vor – inklusive Agenda, Unterlagen und Nachbereitung.
• Du übernimmst die Office-Organisation: von Getränken über kleinere Einkäufe bis hin zu Posteingang und Telefon.
• Außerdem unterstützt du bei allgemeinen administrativen Themen – kurz gesagt: Du bist die Person, die Dinge möglich macht.

Bei all dem arbeitest du eng mit der Geschäftsführerin zusammen.

Du denkst mit, hältst ihr den Rücken frei und triffst eigenständige Entscheidungen bis zu einem Budgetrahmen von 2.000 €.

Deine Werkzeuge

Wir arbeiten modern und digital – mit

Asana, Google Workspace, HubSpot und Clockodo.

Wenn du diese Tools schon kennst: super Wenn nicht, bringen wir's dir gerne bei.

Das bringst du mit:

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Assistenz oder in einer vergleichbaren Position.
• Deutsch auf Muttersprachniveau und gute Englischkenntnisse (mind. B2).
• Du bist EDV-nativ und bewegst dich selbstverständlich in digitalen Tools und Cloud-Systemen.
• Du arbeitest strukturiert, proaktiv und eigenverantwortlich.
• Du hast Lust, für andere mitzudenken, Aufgaben zu priorisieren und Dinge zu Ende zu bringen.
• Du bist diskret, zuverlässig und weißt, wann was wichtig ist.
• Nice to have: Erfahrung im Bereich Online-Marketing.

So ticken wir:

Bei uns herrscht keine steife Büroatmosphäre – wir arbeiten ambitioniert, aber mit Spaß.

Wir schätzen gegenseitige Unterstützung, kurze Wege und offene Kommunikation.

Hierarchien sind flach, Geburtstage merken wir uns eher schlecht – aber Anlässe zum Anstoßen finden wir trotzdem genug.

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung

Schick uns einfach dein Anschreiben und deinen Lebenslauf per E-Mail

Art der Stelle: Teilzeit

Gehalt: 1.583,00€ ,00€ pro Monat

Erwartete Arbeitsstunden: 20–32 pro Woche

Leistungen:

• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenhandy
• Flexible Arbeitszeiten
• Gleitzeit
• Homeoffice-Möglichkeit
• Kostenlose Getränke

Arbeitsort: Vor Ort