Office Management

Herkunft, Geschlechtsidentität, sexuelle Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung - bei uns spielen diese Faktoren keine Rolle. Wir suchen nach Menschen, die unser Team mit ihren Talenten bereichern. - **Deine Aufgaben** - Du verantwortest unseren Empfang und unsere Telefonzentrale - Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäfts - Du planst koordinierst und kontrollierst administrative Arbeiten - Du öffnest, priorisierst und verteilst die Eingangspost - Du kümmerst dich um die Terminplanung der Geschäftsführung - Du kümmerst dich um die Vor - und Nachbereitun - Du kümmerst dich um alle Vorgänge für die Reisekostenabrechnung - Du verantwortest die Materialbeschaffung, -pflege und -ausgabe - Du machst Postgänge und führst die Portokasse - Du übernimmst Spezialaufgaben für die Geschäftsleitung - Du erstellst und pflegst Kundenadressen-, Ansprechpartner - und Telefonlisten - Du erledigst die Korrespondenz - Du koordinierst und betreust Reinigungskräfte, Hausmeister und Handwerker - Du nimmst Anliegen der Mieter entgegen und bearbeitest diese - Du vermietest freie Zimmer im Haus (Anzeigenerstellung, Entgegennahme und Beantwortung von Mietgesuchen, Abstimmung von Besichtigungsterminen) - Du führst die Nebenkostenabrechnung durch - Du erstellst Mietverträge - Du arbeitest in einem internationalen Umfeld und wirst diese Aufgaben teilweise auch auf Englisch erledigen - **Du passt perfekt zu uns, wenn du das mitbringst**: - Du hast bereits drei Jahre oder mehr Erfahrung in diesem Bereich. - Du hast Erfahrung im Rechnungswesen - Du hast gute Kenntnisse in Office-Programmen - Du hast sehr gute Deutsch-Kenntnisse - Du hast sehr gute Englisch-Kenntnisse - **Dein Arbeitsplatz**: Die zeroseven design studios, The Home of Brand Evolution, wird dein neuer inspirierender Arbeitsplatz sein. Denn unsere Agentur mit fast 50 Mitarbeiter:innen ist in den Räumen der ehemaligen Zionskirche in der Ulmer Neustadt, mitten in der Innenstadt - inklusive Stadtpark vor der Bürotüre. Wir bieten unseren Auftraggeber:innen: Digital Innovation (Web - und App Design, Corporate Websites, E-Commerce Lösungen und App-Entwicklung), Markenkommunikation (Strategische Markenberatung, Konzeption, Filmproduktion, Corporate Design und Publishing, Employer Branding und Corporate Architecture) sowie Online Marketing (Social Media Strategie, SEO/SEA, Social Media und Content Marketing, Online-Shop Optimierung). Wir zählen zu den führenden Anbietern für TYPO3-und Shopware-Programmierung in Süddeutschland. Dein Team hilft Unternehmen dabei, ihre Marken besser bekannt zu machen, indem wir ihre DNA in passende Kommunikationslösungen umwandeln. Wir arbeiten nach dem "Brand Interaction Prozess". Gegründet wurden wir bereits im Jahr 2000. Schon immer sind wir leidenschaftlich und neugierig. Wir lieben es, Marken erlebbar zu machen. Wir schaffen Lösungen, die Menschen inspirieren, motivieren und begeistern. So erschaffen wir Kommunikationslösungen mit technischer Finesse, die begeistert und einen klaren Weg beschreiben. Unsere Auftraggeber:innen schätzen uns für unsere technische Expertise, unsere Kreativität und unsere Fähigkeit, maßgeschneiderte Lösungen zu finden, die ihre Marken und Unternehmen voranbringen. - **So ticken wir menschlich**: Du bist nie alleine, weder im Büro, noch in den Pausen. Wir sind Kolleg:innen, die auch Freund:innen sind. Wir lieben es, gemeinsam zu Kochen und gemeinsam zu Essen. Donnerstags gibt es immer Müsli für alle, das frisch zubereitet wird. Da kommt dann der Inhalt unseres obligatorischen Obstkorbs mit rein. Unser Kaffee schmeckt wirklich lecker, auch wenn man ein bisschen Barrista-Know-How dafür braucht. Wir sind Design-Addicts, Gamer, Nerds und Geeks, Fantasy - und Musikliebhaber, Serien-Binger. Einmal im Monat gibt es den "Last Thursday". Hier bringen wir uns gegenseitig auf den aktuellen (technischen) Stand und lassen den Arbeitstag beim Feierabendbier ausklingen. Wir arbeiten collaborativ und leben flache Hierarchien (die Chefetage ist jederzeit für dich ansprechbar). Eine gute Work-Life-Familiy-Balance ist uns wichtig, deshalb arbeiten wir auch aus dem Homeoffice oder in Teilzeit. - **Dein Gehalt**: Du bringst mit, was an Kenntnissen und Erfahrungen für diese Stelle wichtig ist? Wunderbar, dann machen wir dir gerne ein Gehaltsangebot, das als Office Management / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) zwischen 27.000 und 33.000 Euro jährlich liegt. - **Worauf du dich sonst noch freuen kannst**: - Flexible Arbeitszeiteinteilung - Möglichkeit zu Teilzeit - Möglichkeit zu Remote-Arbeit und Homeoffice - Ausgleich von Überstunden mit 1:1 Freizeitausgleich - 30 Tage Jahresurlaub - Dienstrad/Bikeleasing (Entgeltumwandlung mit Zuschuss von uns) - Regelmäßige und individuelle Fort - und Weiterbildungsmöglichkeiten. - Monatliche All-hands Meetings - Invidueller Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter:innen - Feedback-/Review-Meetings, einmal pro Quartal -