Executive Assistant

Wir sind Seedbox, ein Team bestehend aus leidenschaftlichen Unternehmern, Tech-Experten und Produktenthusiasten. Wir identifizieren, validieren und entwickeln, gemeinsam mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen, die innovativsten KI-Produkte und Geschäftsmodelle von Morgen. Wir sind eine Innovationsberatung und Company Builder mit starkem Technologiefokus.

Als interdisziplinäres und unternehmerisch denkendes Team haben wir eine Leidenschaft für die Umsetzung und Verwirklichung innovativer Ideen. Bei Seedbox erwartet Dich ein bodenständiges, unterstützendes, aber hochleistungsfähiges Arbeitsumfeld, das jedem Teammitglied viel Raum zum Wachsen bietet.

Wir arbeiten an einer Vielzahl spannender Projekte und Ventures, wie bspw. HRTech, PropTech, ConTech, FinTech, Verlagswesen, Automotive, uvm.

Wir suchen eine/n Executive Assistant für unsere Geschäftsführung, die/der darüber hinaus unser motiviertes Team unterstützt und einen agilen Entwicklungsprozess fachlich als auch menschlich vorantreibt.

Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführer und des Teams in einem schnelllebigen Marktumfeld
- Selbstständiges lösen von individuellen Problemstellungen
- (pro-aktive) Organisation von Meetings
- Koordination von Termin-/ und Reiseanfragen sowie die Durchführung von Reisebuchungen
- Aktive Teilnahme am Büroalltag, Flexibilität und funktionsübergreifende Zusammenarbeit
- Organisieren aller Informationen und Unterlagen für eine effiziente Zusammenarbeit mit Dienstleistern
- Verwaltung der Personalangelegenheiten im Einklang mit zeitgemäßen Standards und Datenschutz
- Systematische Verwaltung und digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten für eine strukturierte und nachhaltige Organisation
- Koordination des externen Datenschutz-Dienstleisters nach aktuellen Datenschutzrichtlinien und Kommunikation bzw. Durchführung von Maßnahmen
- Strukturierte Verwaltung und sichere Aufbewahrung aller Vertragsdokumente
- Professionelle Vorbereitung / Erstellung von Kundenrechnungen für einen reibungslosen Zahlungsprozess
- Kontinuierliches Liquiditätscontrolling zur Überwachung, Planung und Reporting finanzieller KPIs
- Abwicklung von Bankgeschäften und Finanztransaktionen für die Seedbox Ventures GmbH und div. Tochtergesellschaften

Qualifikation

Wir suchen eine/n starke/n Teamplayer/in, die/ der strategische Planungskompetenz, Kommunikationsstärke und ein ausgeprägtes Interesse an der Weiterentwicklung eines jungen Unternehmens mitbringt.

**Dazu gehören auch**:

- Fähigkeit, Entscheidungen nach persönlichem Ermessen zu treffen und sich stets hochprofessionell gegenüber Kunden, Partnern als auch Teammitgliedern zu verhalten
- Kommunikationsstark und natürliches Networking-Talent, um Beziehungen aufzubauen und professionell mit Menschen umzugehen
- Klare Strukturierung und effektives Zeitmanagement, auch bei mehreren gleichzeitig laufenden Aufgaben
- Kreative Problemlösungskompetenz und analytisches als auch kreatives Handeln
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, einem vergleichbaren Studiengang oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Affinität zur finanziellen Steuerung und Weiterentwicklung von Unternehmen
- Sicherer Umgang mit state-of-the-art Softwareprodukten und Tools
- Ausgeprägtes Integritäts
- und Loyalitätsverständnis
- Erfahrungen im Projektmanagement, Teamorganisation und ein generelles IT-Verständnis sind von Vorteil
- Fließende Deutsch
- und gute Englischkenntnisse sind unerlässlich, um erfolgreich mit (internationalen) Stakeholdern zu kommunizieren

**Benefits**:

- Attraktive, faire und erfahrungsbasierte Vergütung
- Flache Hierarchien mit Raum für eigene Ideen
- Ein hochdynamisches und energiegeladenes Umfeld mit vielen Möglichkeiten zur Weiterentwicklung
- Eine remote Kultur, die es dir erlaubt, flexibel zu sein
- Ein perfekter Ort für die persönliche und berufliche Entwicklung
- Modernste Apple-Geräte und Software für deine tägliche Arbeit
- Ein attraktives Büro mitten in Stuttgart mit guter ÖPNV-Anbindung und ausreichend Parkmöglichkeiten
- Tolle Team-Events, humorvolle Kollegen und immer viel Spaß
- Performanceorientierte, hochmotivierte Kollegen mit ambitionierten Zielen

Bis bald im Team Seedbox