Office Assistant

Vor 2 Tagen

Berlin, Deutschland European Citizen Science Association (ECSA) Vollzeit

Berlin
European Citizen Science Association (ECSA)
Join ECSA and contribute to advancing science in a democratic and inclusive manner. Work within a collegial, committed, and international team at a non-profit organisation.
**ECSA Mission**: To empower science and civil society by fostering citizen participation. We establish infrastructures, facilitate knowledge exchange, and engage in projects that leverage or benefit from citizen science. Through capacity-building activities and research, ECSA champions the citizen science movement across Europe.
**Role Overview**: Office assistant
**Job Advertisement Number**: 01/2025
**Employment Details**:
**Working Hours/Salary**: 70% full-time equivalent; compensation according to
TV-L 8, Land of Berlin collective agreement.
**Duration**: April 2025 - March 2026, with potential for extension.
**Location**: ECSA Headquarters, Museum für Naturkunde Berlin

**Responsibilities**:
Manage timesheets, travel requests, purchase orders, and reimbursements with speed and accuracy.
Support the admin side of projects coordinated by ECSA, including tracking documents and deadlines.
Maintain accurate employee records and update financial data.
Coordinate event logistics such as venues, catering, and participant registrations.
Oversee onboarding processes, ensuring smooth integration of new team members.
Handle office needs, including ordering supplies, printing, and maintaining workflows.
Maintain and improve templates, financial overviews, and project tracking in Excel/Google Sheets.
Identify and implement improvements to simplify and optimise our admin processes.
Act as the first point of contact for the office, responding to general inquiries from individuals, organisations, and stakeholders, and directing them as needed.
Identify opportunities to improve office processes and implement more efficient workflows.

**Requirements**:
Strong skills in Excel (formulas, pivot tables, data tracking).
Hands-on experience in office administration and process optimisation.
Organised, independent, and solution-oriented working style.
Service mindset and clear communication skills.
Fluent in English; German is a plus.
**ECSA Offers**:
A dynamic, international work environment with flexible hours and remote work options.
A supportive team and a role with real impact.
Opportunities for growth and professional development.
**Application Process**: Please submit a CV and a cover letter detailing your motivation and suitability for the role, addressing the requirements specified above.

  • Office Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Deutschland Aurora Energy Research Gmbh Vollzeit

    **Office Assistant**: **Position**: We are looking for someone to join our fun, supportive and busy international team in Berlin. As the Office Assistant (referred to as Operations Assistant internally) you’ll be integral to the office being run smoothly and efficiently. You’ll also provide support to our Berlin Management team making sure they are...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Unicorns Hunter Vollzeit

    We are currently recruiting an Office Assistant for a gaming and betting Company in Berlin. **Tasks**: - Administration; - Appointments & Travel Coordination; - Procurement Management and Logistic; - Monthly Billing and invoice control; - Administrating Travel management and purchaising tools. **Requirements**: - Experience in back office, administration...

  • Office Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland Han West Home of Dumplings Vollzeit

    **We are looking for a competent Office Assistant to help with the organization and running of the administrative operations of the company.** **Responsibilities**: - Organize office and assist associates in ways that optimize procedures - Create and update records ensuring accuracy and validity of information - Scanning and Priniting all the...

  • Office Assistant Teamassistenz Für Unser Internes

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland Promedis24 GmbH Vollzeit

    **Schön, dass du da bist!**: Weißt du was Promedis24 so besonders macht? Wir lieben genau das, was wir tun. Als spezialisierter Personaldienstleister im Gesundheits - und Sozialwesen gestalten wir deutschlandweit und in der Schweiz einzigartige Jobkonzepte für jede Lebensphase unserer Mitarbeiter. Mit viel Herz & Köpfchen sorgen wir als erfahrene...

  • Office Assistant DACH

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Rayner Vollzeit

    Wir suchen fÿr unser wachsendes Team in der DACH-Region eine Teilzeit-Bÿroassistentin (bzw. einen Assistenten) DACH (22 Std. bzw. 4,5 Std. tÿglich) (m/w/d) in Berlin.Die Bÿroassistenz DACH ist verantwortlich fÿr die fristgerechte administrative und operative Unterstÿtzung der Vertriebs-, Marketing- und Bÿroabteilungen sowie des Kundendienstes und der...

  • Office Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Productsup Vollzeit

    Job DescriptionYour role and goalsAre you a highly organised person who enjoys being the go-to person in an office? Do you find satisfaction in creating a smooth and welcoming environment where your colleagues can do their best work? Then join us at Productsup We are looking for an Office Assistant for our Berlin headquarters to be the friendly and reliable...

  • Office Assistant DACH

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Rayner Vollzeit

    LocationBerlinDiscipline:SalesJob type:Permanent Part TimeJob ref:011587Wir suchen fÿr unser wachsendes Team in der DACH-Region eine Teilzeit-Bÿroassistentin (bzw. einen Assistenten) DACH (22 Std. bzw. 4,5 Std. tÿglich) (m/w/d) in Berlin.Die Bÿroassistenz DACH ist verantwortlich fÿr die fristgerechte administrative und operative Unterstÿtzung der...

  • Assistant Buying Office

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Deutschland HR Group Vollzeit

    Die HR Group ist eine der am schnellsten wachsenden Hotelbetreibergesellschaften im deutschsprachigen Raum. Zu unserem Portfolio gehören derzeit über Hotels in der Nähe von Messen und Flughäfen, sowie zentral gelegene Stadthotels und Hotels & Resorts in beliebten Ferienregionen. Unser Hauptgeschäftsfeld besteht im Erwerb und Betrieb von Hotelimmobilien....

  • Office Assistant

    Vor 6 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Viafon GmbH Vollzeit

    Stellenbeschreibung:Dich zeichnen deine Kommunikationsstärke & deine engagierte, sowieso verlässliche Arbeitsweise aus? Du hast Lust auf einen Job mit lebendiger Unternehmenskultur und flachen Hierarchien?Dann bewirb Dich jetzt als Office Assistant (m/w/d) in Teilzeit für unseren Standort in Berlin direkt an der Landsberger AlleeDeine...

  • Office Assistant

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Deutschland VIAFON GmbH Vollzeit

    Office Assistant (m/w/d) bei VIAFON GmbH | softgarden View job here VIAFON ist Deutschlands führende Inside Sales Agentur für telefonischen Vertrieb an Geschäftskunden. Das heißt, wir verkaufen im Namen unserer renommierten Auftraggeber deren Produkte und Services an Geschäftskunden - per Telefon - seit 27 Jahren Office Assistant (m/w/d) Teilzeit...