Assistenz Office Management Der Intendanz

Vor 6 Tagen


BerlinKreuzberg, Deutschland Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin Vollzeit

Für drei impulsgebende Kulturinstitutionen bildet die KBB - Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH - das gemeinsame Fundament: die Internationalen Filmfestspiele Berlin, das Haus der Kulturen der Welt und die Berliner Festspiele mit dem Festivalhaus und ihrem Ausstellungshaus, dem Gropius Bau.

Die Berliner Festspiele realisieren ganzjährig eine Vielzahl hoch spezialisierter Festivals, Ausstellungsprojekte und Einzelveranstaltungen. Unsere Arbeit gilt der Präsentation bemerkenswerter Positionen zeitgenössischer Kunst im Bereich der Musik, der Performing Arts, Bildenden Kunst, Literatur und des Künstlerischen Nachwuchses.

Das Office Management der Intendanz der Berliner Festspiele sucht zum 01.11.2024 befristet bis 31.08.2027 ein Organisations
- und Kommunikationstalent als

Assistenz Office Management der Intendanz
(w/m/d)

Ihre Aufgaben - Gestalten, mitwirken und teilhaben.
- Unterstützung des Intendanten in allen organisatorischen und administrativen Belangen des Tagesgeschäfts, sowie allgemeine Bürotätigkeiten inkl. Vor
- und Nachbereitung sowie Organisation von Dienstreisen
- Koordination des digitalen und analogen Posteingangs des Intendanten und Führen seiner Korrespondenz, inkl. Ablage
- Strukturierung und Überwachung der Termine des Intendanten
- Vorbereitende Buchhaltung für Abrechnung von Kosten im Intendanzbüro, inkl. Kreditkarten
- und Paypalabrechnung
- Koordination des internen Informationsaustausches zwischen dem Intendanten, den Programmbereichen der Berliner Festspiele und den Geschäftsbereichen der KBB GmbH
- Vor
- und Nachbereitung von Sitzungen und der dazugehörigen Materialien, inkl. Ablage sowie Protokollführung
- Erfassung und Pflege der Kontaktdaten des Intendanten
- Organisation der Gästebetreuung und deren Bewirtung
- Beschaffungsdurchführung gemäß VOL/A, inkl. Abrechnung

Unsere Anforderungen - Das bringen Sie mit.
- Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Bürokommunikation/-management oder gleichwertige Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
- Berufserfahrung in einer Assistenztätigkeit/Vorzimmertätigkeit in einer Kulturinstitution, vorzugsweise im Theater
- oder Festivalbetrieb
- Sensibilität für die besonderen Belange einer Kultureinrichtung
- Großes Organisationstalent und eigenständiges Arbeiten
- Teamfähigkeit, Flexibilität in Belastungssituationen sowie sicheres und freundliches Auftreten
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Software und beherrschen insbesondere die Terminkoordination über Outlook
- Sprachkenntnisse in Deutsch Level C1 und Englisch Level B2 gemäß GER

Willkommen bei uns - Das bieten wir.
- Ein vielseitiges Aufgabenfeld in einem sehr dynamischen Team einer impulsgebenden Kulturinstitution
- Eine Bezahlung nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD E4 zzgl. einer Vorzimmerzulage)
- Zusätzliche Altersvorsorge (VBL)
- Wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit nach Absprache
- 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
- Zusätzlicher freier Tag an Heiligabend und Silvester
- Förderung der Gesundheit und Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen durch Veranstaltungen, Seminare und Fortbildungen
- Vergünstigte Veranstaltungstickets für Programmveranstaltungen der KBB GmbH
- Vergünstigungen beim Jobticket öffentlicher Nahverkehr

Ihre Bewerbung.

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Aus technischen Gründen sind wir aktuell leider noch nicht in der Lage, Bewerbungen ohne Namen zu berücksichtigen. Wir bitten Sie dennoch bei Ihrer Bewerbung auf die Einsendung eines Bewerbungsfotos und auf Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Herkunft, Ihre geschlechtliche Identität, Ihr Alter oder andere persönliche Merkmale zulassen zu vermeiden. Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen laden wir ausdrücklich ein, sich bei uns zu bewerben.
Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstanden sind, nicht erstatten. Wir bitten um Verständnis.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

**Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH**

Schöneberger Straße 15
10963 Berlin

Joanna Baka
Tel. +49 (0)30 26397-282
E-Mail verfassen

Vertragstyp:
TVÖD

Berufsbereich:
Management / Geschäftsführung / Direktion

Vertragsbeginn:
01.11.2024

Bewerbungsschluss:
15.10.2024



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    **Mitarbeiter*in im Office Management als Elternzeitvertretung (m/w/d)** Zählen Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Teamstärke zu deinen vorrangigen Charaktereigenschaften? Bist du auf der Suche nach einer Anstellung, die ein hohes Maß an Eigenständigkeit mit hohem kollegialem Zusammenhalt vereint? Dann freuen wir uns auf dich alsMitarbeiter*in im Office...