Office Management

**Willkommen bei BerlinWestLiving, einem Pionier im Bereich der Obdachlosenunterkünfte in Deutschland.**

Als Reaktion auf den anhaltenden Zustrom und die globalen Herausforderungen haben wir es uns zur Mission gemacht, wohnungslosen Menschen ein würdiges und integratives Zuhause zu bieten. Seit unserer Gründung im Jahr 2015 setzen wir uns leidenschaftlich dafür ein, Familien aller Hintergründe, sexuellen Identitäten, Religionen und Altersgruppen eine sichere und komfortable Wohnmöglichkeit zu schaffen.

Unsere Einrichtungen bestehen aus vollausgestatteten Wohnungen sowie geplanten Wohngemeinschaften für Frauen und Männer. Jede Wohnmöglichkeit ist sorgfältig gestaltet und befindet sich in zentraler Lage, um den Bewohnern nicht nur ein Heim, sondern auch eine ideale Umgebung für den Neuanfang zu bieten. Wir legen großen Wert auf den Zusammenhalt und die Integration unserer Bewohner und arbeiten kontinuierlich daran, unsere Dienstleistungen und die Qualität der Unterkünfte zu verbessern.

**Aufgaben**:

- **Persönliche Assistenz**:

- Organisation und Koordination der Termine für den Geschäftsführer und Inhaber
- Übernahme privater Erledigungen und Besorgungen
- Management privater Angelegenheiten im Auftrag des Geschäftsführers
- **Finanzmanagement/Buchhaltung**:

- Erstellung und Überwachung von Rechnungen
- Kontrolle der Zahlungseingänge
- Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Vorbereitende Buchhaltung in analoger und digitaler Form
- **Amtliche Korrespondenz**:

- Führen der Korrespondenz mit Behörden nach Vorgabe
- Berlin weite Ämterbesuche
- Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleistern
- **Mietermanagement**:

- Durchführung von Besuchen bei Mietern zur Sicherstellung der Zufriedenheit und Einhaltung der Mietverträge
- Abstimmung mit sozialen Trägern und Behörden
- Beratung und Unterstützung für Mieter
- Verwaltung und Dokumentation
- Förderung der Gemeinschaft innerhalb der Wohnanlagen
- **Operations/ Office Management**:

- Übernahme vielfältiger Aufgaben im Bereich der Büroorganisation, inklusive Post
- und Paketversand, Reinigung und Bewirtung der Mitarbeitenden
- Optimierung und Digitalisierung von Prozessen
- Erstellung von Präsentationsunterlagen
- Erstellung von Videoanleitungen für Arbeitsprozesse
- Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Konferenzen und Meetings
- Überwachung und Wartung der Büroräumlichkeiten und Ausrüstung
- Koordination von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen im bestehenden Immobilienportfolio
- **Marketing und Öffentlichkeitsarbeit**:

- Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Marketingstrategien
- Pflege der Social-Media-Kanäle und der Unternehmenswebsite
- Erstellung von Content und Überwachung der Online-Präsenz
- **Personalmanagement**:

- Unterstützung bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter
- Vorbereitung und Ausschreibung von Stellenbeschreibungen
- Durchführung von Bewerbungsgesprächen
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten
- **Compliance und Risikomanagement**:

- Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Unternehmensrichtlinien
- Unterstützung bei der Identifizierung und Bewertung von Risiken
- Entwicklung von Risikominderungsstrategien
- **Weiterbildung und Wissensmanagement**:

- Organisation und Koordination von Weiterbildungsmaßnahmen für das Team
- Aufbau und Pflege einer Wissensdatenbank für interne Prozesse und Richtlinien

Art der Stelle: Teilzeit

Gehalt: 16,00€ - 23,00€ pro Stunde

Erwartete Arbeitsstunden: 20-40 pro Woche

Arbeitszeiten:

- Montag bis Freitag

Leistungen:

- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke

Sonderzahlung:

- Provision

Bewerbungsfrage(n):

- Haben Sie eine abgeschlosssene Berufsausbildung im Büro-Management-Bereich

Ausbildung:

- Lehre/Ausbildung (Erforderlich)

Berufserfahrung:

- Bürotätigkeiten: 2 Jahre (Erforderlich)
- Microsoft Office: 2 Jahre (Erforderlich)
- Assistenz: 2 Jahre (Wünschenswert)

Sprache:

- Englisch (Wünschenswert)
- Deutsch (Erforderlich)

Lizenz/Zertifizierung:

- Führerschein Klasse B (Wünschenswert)
- Abschluss im Immobilienbereich (Wünschenswert)

Reisebereitschaft:

- 25 % (Wünschenswert)

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 10711 Berlin

Bewerbungsfrist: 14.06.2024