Office Administrator

**Wen suchen wir?**:

- Sorge mit uns für Struktur, Effizienz und Herzlichkeit im Arbeitsalltag._
Du liebst es, Dinge am Laufen zu halten - nicht irgendwie, sondern reibungslos, vorausschauend und mit dem Blick fürs Ganze? Dann suchen wir genau dich Als zentrale Ansprechperson in unserem Berliner Office gestaltest du nicht nur Prozesse neu, sondern lebst unsere Unternehmenskultur: strukturiert, modern, herzlich - mit Haltung.

**Aufgaben und Verantwortlichkeiten**:
**Deine Aufgaben - mit Weitblick und Eigenverantwortung**
- Verantwortung für einen reibungslosen, organisierten und gepflegten Büroalltag
- Verwaltung und Optimierung von Terminen, Kalendern und Büroprozessen
- Empfang & Betreuung unserer Gäste, Organisation und Nachbereitung von Meetings & Konferenzen
- Kommunikation und erste Ansprechperson für externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Versorgung, Technik)
- Organisation von Geschäftsreisen und internen Events
- Rechnungsprüfung und vorbereitende Buchhaltung
- Unterstützung beim On
- und Offboarding
- Verwaltung von Büromaterialien, Post und digitalen Dokumenten
- Verwaltung aller Mobilfunkverträge, inkl. Bestellung Hardware für GFORM und weiterer Gesellschaften der Greenman Group
- Pflege unserer internen Datenbank
- und Ablagesysteme
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft

**Erfahrung**:

- Berufserfahrung im Office Management oder als Teamassistenz - idealerweise in einem dynamischen Umfeld

**Fähigkeiten**:
**Was du mitbringst? Dein Mindset zählt**
- Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Freude daran, Prozesse neu zu denken, umzusetzen und nachhaltig zu verbessern
- Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität
- Empathie und Kommunikationsstärke - auch in stressigen Situationen
- Sicherer Umgang mit MS Office / Outlook; Erfahrung mit digitalen Tools von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1+), gute Englischkenntnisse wünschenswert
- Wenn du Erfahrung mit ESG-Themen, Datenschutz oder Arbeitssicherheit mitbringst - umso besser

**Was bieten wir?**:

- 30-40 Std. bei 5-Tage Woche, mit grundsätzlichen Kernzeiten ab 9 Uhr und Flexibilität bei Terminen
- Herzlicher Umgang auf Augenhöhe - ein Team, das zusammenhält
- 26 Urlaubstage + Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
- Zuschuss zum Deutschlandticket & bezuschusste EGYM Wellpass Mitgliedschaft
- Moderner Arbeitsplatz im Herzen Berlins
- Interne Projektarbeit und ESG-Initiativen innerhalb der Gruppe
- Karriereförderung & Weiterbildungsangebote
- Mehr Zukunft: 50 € Extra-Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Regelmäßige Firmenevent - z.B. gemeinsames Grillen auf unserer Terasse, Weihnachtsfeiern und mehr

**Werde Teil von GFORM. Gestalte mit. ????**
Klingt nach dir? Dann freuen wir uns hier: Karriere bei GFORM auf deine Bewerbung

**Über uns**:
GFORM ist ein marktführender Full Service-Immobilien
- und Finanzmanager mit Schwerpunkt auf Gewerbeimmobilien im Lebensmittelbereich in Deutschland. GFORM verwaltet derzeit mehr als 1,28 Milliarden Euro an Vermögenswerten im Auftrag verschiedener Plattformen und Fonds, darunter Greenman OPEN. Das von GFORM verwaltete Portfolio umfasst Deutschlands größte Einzelhändler und das Unternehmen arbeitet eng mit einigen der führenden Investoren und Entwicklern von Einzelhandelsimmobilien des Landes zusammen.
GFORM ist Teil der internationalen Greenman Gruppe, die über ihre Fonds ein Immobilienvermögen von rund 1,35 Milliarden Euro in Deutschland, Frankreich und Polen verwaltet. Die Gruppe besteht aus elf Tochtergesellschaften mit Hauptsitz in Dublin, Irland, und beschäftigt rund 155 Mitarbeitende in sechs Ländern. Sie ist in den Geschäftsbereichen Finanzdienstleistungen, Immobilien, Lebensmittel & Landwirtschaft, Energieversorgung und integrierte Netzwerke aktiv. Innerhalb der Gruppe verantwortet GFORM das Financial Accounting für mehrere Gesellschaften der Gruppe.