Senior Administrative Assistant-

Purpose & Overall Relevance for the Organization: - Provide a high level of administrative support to the superior and his/her department to ensure efficient management and running of the function on a day to day level. - Key Responsibilities: - Take charge of routine correspondence to ensure timely and accurate response - Format, type and edit a variety of material, including correspondence, memos, minutes, reports and confidential material - Maintain and update department files, records, (organizational) charts, subscriptions and publications - Support team in creating announcements and newsletters - Assist in creating/revising of presentations - Schedule internal and external meetings/conferences - Coordinate and execute all travel arrangements for team members including flight and hotel booking visa securing, car reservations and airport pick-up arrangements and solving standard problems in reasonable timeframe - Complete travel expense reports - Handle the department cost-center, including regular monitoring for budgets, approval of invoices to ensure correct accounting transactions - Key contact point for information management (e.g. intranet), ensure content of the intranet is up to date - Assist in and coordinate projects and assignments as requested/directed - (please give examples) - Handle assigned operational tasks of respective department under supervision (please give examples) - Support team as well as management - General tasks: - Order office supplies - Administration of the shopping platform incl. creation of shopping carts, placing orders, adding & maintaining materials and suppliers, control of orders, booking of incoming orders and preparation of invoice controlling. If necessary, internal & external requests for quotations - Coordination and administration of investment requests and inventory numbers, checking invoices in collaboration with SSC - Administration of investment request workflow - Maintenance of master data for temporary employees (< 1 y.) and externals via the self-service tool. - Coordination and administration of video conferences - Maintain data systems as directed - Supporting office setups and moves within HQ - Maintain vacation overview for team - Proof reading of documents/presentations - Understands and provides information about standards and processes - Key Relationships:- Knowledge, Skills and Abilities: - Progressed working knowledge of Microsoft Office (particularly Excel, PowerPoint, Word, Outlook) - Very good command of German and English both written and spoken - Good communication skills - High level of service orientation in dealing with internal and external stakeholders/customers - Good understanding of numbers - Good organizational skills - Advanced SAP knowledge - Advanced PC software skills - Requisite Education and Experience / Minimum Qualifications: - 3 years of experience - Experienced in job and fully qualified/trained - Combined theoretical and practical knowledge incl. company policies and practices - Basic knowledge in related job areas - Senior Administrative Assistant_ - Bereich: Brand Operations adidas Abteilung: BU Direkte Berichtslinie: Senior Director Development Indirekte/sekundäre Berichtslinie: - Tochtergesellschaft/Land: Germany Standort: Herzogenaurach Funktionsgruppe: P2 Entgeltgruppe: E6 Anzahl der unterstellten Personen: - Kostenstellen-/Budget-/Umsatzverantwortung: - Zweck & Gesamtrelevanz für die Organisation: - Sicherstellen der administrativen Unterstützung des Vorgesetzten sowie der Abteilung. - Verantwortlichkeiten: - Wahrnehmen des routinemäßigen Schriftverkehrs, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen - Formatieren, eingeben und bearbeiten verschiedener Materialien wie Schriftverkehr, Memos, Protokolle, Berichte und vertrauliche Dokumente - Pflegen und aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Organigrammen und anderen graphischen Darstellungen. Abonnements und Veröffentlichungen - Telefonanrufe annehmen und sondieren, eingehende Post kontrollieren und den E-Mail-Account der Abteilung verwalten - Unterstützen des Teams beim Erstellen von Ankündigungen und Newslettern - Mitwirken bei der Erstellung/Überarbeitung von Präsentationen - Interne und externe Besprechungen/Konferenzen planen, inkl. Raumbuchungen - Organisieren, Koordinieren und Abwickeln sämtlicher Reisen für die Mitarbeiter des Teams, einschließlich der Flug - und Hotelbuchungen, Beantragung von Visa, Fahrzeugreservierungen und Vorkehrungen für die Abholung vom Flughafen, sowie die üblichen Probleme in diesem Zusammenhang termingerecht lösen. - Erstellen von Reisekostenabrechnungen - Bearbeiten der Kostenstellen der Abteilung, einschließlich der regelmäßige Überwachung der Budgets, Freigabe von Rechnung zur Gewährleistung korrekter Buchhaltungsvorgänge - Wichtigste Kontaktperson für das Informationsmanagement (z. B. im Intranet), sicherstellen, dass der Inhalt des Intranets aktuell ist - Mitwirken b