Teamassistenz

Stellenausschreibung
Reg.Nr. 254/2024
Fristende 04.01.2025
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light - Life - Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.
An der Chemisch-Geowissenschaftlichen Fakultät ist im Sekretariat des IAAC/an der Professur „Anorganische Chemie“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Teamassistenz
in Teilzeit (50% / 20 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.
Die Arbeitsgruppe Weber des IAAC beschäftigt sich mit funktionalen schaltbaren Molekülen die als neuartige (Sensor-) Materialien oder Katalysatoren Anwendung finden können. Aus der Arbeitsgruppe heraus wird dazu das interdisziplinäre Schwerpunktprogramm „Interaktives Schalten von Spinzuständen“ koordiniert. Als unser neues Teammitglied tragen Sie maßgeblich zum Erfolg unserer Arbeitsgruppe in Forschung und Lehre bei.
**Ihre Aufgaben**:

- Abwicklung deutsch
- und englischsprachlicher Routinekorrespondenz sowie Korrektur fremdsprachlicher Texte (deutsch-englisch)
- Verwaltungstechnische Organisation der Arbeitsgruppen (u. a. Schreibarbeiten/Korrespondenz, allgemeine Auskunftserteilung, Ablageorganisation
- und Archivierung, Büroorganisation)
- Finanz
- und Sachmittelverwaltung (u. a. Überwachung von Haushalts
- und Drittmittelkonten, Bearbeitung von Rechnungen, Veranlassen von Umbuchungen, Bedarfsermittlung und Bestellung von Büro-, Labor
- und Verbrauchsmaterial, Lieferungs
- und Rechnungskontrolle), Mitarbeit bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen
- Koordination von Personalangelegenheiten (u. a. Bearbeiten von Einstell
- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Führen und Kontrolle der Urlaubskartei, Entgegennahme, Erfassung und Weitergabe von Krank
- und Gesundmeldungen, Verwaltung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen)
- Koordination und administrative Unterstützung von Mitgliedern der Arbeitsgruppe (auch in englischer Sprache), einschließlich Reiseorganisation, sowie Empfang von (inter-)nationalen Gästen
- Unterstützung bei der Koordination der Lehre und Studierendenangelegenheiten (u. a. Raumbuchung, Beantworten von Studierendenanfragen, Verwaltung von Prüfungsleistungen in deutsch
- und englischsprachigen Studiengängen)
- Einpflegen von Daten (Datenbanken
- und Homepageverwaltung mit Hilfe von Content-Management-Systemen)
- Planung und Organisation von Veranstaltungen (Tagungen, Workshops, Retreats)

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (bspw. als (Fremdsprachen-) Sekretär: in, Teamassistenz, Kaufmännische: r Assistent: in mit Schwerpunkt Korrespondenz) bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Teamassistenz-Funktion wünschenswert
- Erfahrungen im universitären Umfeld wünschenswert, aber nicht erforderlich
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Souveräne Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint)
- Idealerweise Kenntnisse von SAP Software
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Organisationsgeschick/Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement
- Ein besonders Maß an Teamfähigkeit und die Fähigkeit, gut mit Menschen umzugehen und zu einem freundlichen und angenehmen Arbeitsumfeld beizutragen
- Selbstständige Arbeitsweise und Serviceorientierung
- Idealerweise Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen
- und Rechnungswesens

**Unser Angebot**:

- Einbettung in ein kollaboratives Team von internationalen Wissenschaftler: innen
- Eigenverantwortliches Arbeiten bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
- Ein umfassendes Fort
- und Weiterbildungsprogramm und individuelle Entwicklungs
- und Qualifizierungsmaßnahmen
- Eine Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 04.01.2025 über unser Onlineformular.
Bitte beachten Sie unsere Hinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: