Teamassistenz

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt. Im Personaldezernat der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle als Teamassistenz in Vollzeit (40 Wochenstunden) zu besetzen. Ihre Aufgaben: Sie unterstützen die Dezernatsleitung (u.a. Schreibarbeiten/Korrespondenz, Ablage, Raum- und Terminplanung, organisatorische Vorbereitung von Beratungen, Erstellen u. Versenden von Einladungen, Planung und Abrechnung von Dienstreisen), bearbeiten den Postein- und -ausgang und übernehmen die Büroorganisation. Sie verwalten die Finanz- und Sachmittel und sind zuständig für die Beschaffung der Büromaterialien im Dezernat. Für die Mitarbeitenden des Dezernates fungieren Sie als Ansprechperson bei allen organisatorischen Fragen. Sie vermitteln eigenständig vorgegebene Ausbildungsinhalte an Auszubildende während der Einsatzzeiten im Sekretariat. Daneben betreuen Sie den Besucherverkehr und erteilen allgemeine Auskünfte. Zu Ihrem Aufgabengebiet gehört weiterhin die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen und Administration im Bewerbermanagementsystem. Ihr Profil: abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (bspw. als Fachangestellte:r für Bürokommunikation oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement) bzw. vergleichbare gründliche Fachkenntnisse aus ausreichend einschlägiger Berufserfahrung gute Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Officeprogramme (Word, Excel, PowerPoint) erste Arbeitserfahrungen mit SAP und elektronischen Bewerbermanagementsystemen sind von Vorteil gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift Kommunikations- und uneingeschränkte Teamfähigkeit Zuverlässigkeit, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion Engagement und Freude am Mitdenken Belastbarkeit und Flexibilität Unser Angebot: Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung Einen Arbeitsplatz im historischen Ambiente des Universitätshauptgebäudes direkt im innerstädtischen Zentrum Flexible Arbeitszeiten und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot umfangreiche Angebote der fachlichen und persönlichen Personalentwicklung (https://www.uni-jena.de/Personalentwicklung.html) Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL) 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12. Ihre Einstellung erfolgt unbefristet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden). Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.